#prosjektledelse

[interak]

Hvordan spiser man en elefant?: National Geografic Challenge

Som prosjekteder har jeg utallige ganger hørt dette spørsmålet; “Hvordan spiser man en elefant? Svaret? “En bit av gangen”. Jeg liker tankegangen så godt at jeg bruker setningen i epostsignaturen min for å vise min holdning og filosofi som prosjektleder. Utfordringen ligger i at dette er lettere sagt enn gjort, særlig i IT prosjekter. Men la oss si at National geografic gir oss denne utfordringen og og illustrere det med hvordan det vil se ut i min PMP prosjektverden ifølge PMI (Project Management Institute)!

"INITIATING PHASE": Hvor alle de store ideer blir født

Forretningsbehov: National Geografic Channel ønsker å finne opp nye TV-konsepter a-la-Jackass for å vinne unge TVseere.

Prosjektmål: Lage et helt sykt TV-program i Kenya hvor de skal vise hvor lang tid tar å spise en elefant.

Foreløpig omfang: Spise en elefant. Det høres ganske enkelt ut, ikke sant? Jeg får kun levert noe som ligner på en elefant…

Prosjektsponsor: National Geografic Channel.

Leverandør: Sabana National Park. Et reservat hvor de har mange løse ville dyr.

Prosjektleder: Stakkars meg. Sannsynligvis må jeg være gal, blakk og sulten nok til å bli med på dette.

So far, so good… jeg takker ja til prosjektet og setter igang med planleggingen.

"PLANNING PHASE": Hvor man lever i en fantasiverden…

Definere prosjektteam: Malako og Koloko, to utsultne innfødte fra Mangotambo-stammen som er like gale, sultne  og blakke som jeg. I tillegg ser de bra ut på TV, skjønner du: Afrika, elefanter og Mangotambo-folk. The perfect fit!

Etablere omfang: Etter mye mas og frem og tilbake, får jeg endelig levert et bilde av elefanten som skal bli spist slik at jeg kan beregne omfanget på prosjektet

Ehhh? Dette har ingenting å gjøre med det som jeg ble forespeilet tidligere i prosessen… Ok, da! Ihvertfall ser den liten ut. Da blir det enklere. Mao det kommer til å ta mindre tid å spise den, og da blir det billigere ift ressurskostnader (prosjektteam, filmcrew og hotellregning). For et piece-of-cake-prosjekt, tenker jeg… (Så naivt!)

Work Breakdown Structure og aktiviteter: Nå deler  jeg (i min fantasi) babyelefanten i små og spiselige biter. Snabelen, hodet, ørene, beina osv,  legger dette i et nettverksdiagram og finner den kritiske linje. Dette er prosjektlederens ABC.

Estimere tid, kost og budsjett: Dette er enkelt, tenker jeg. Hvor stor kan en babyelefant være? Jeg går på Google og finner ut hvor stor og tung en babyelefant er, og tar det derfra. Egentlig har jeg ikke fått dette fra min sponsor og jeg vet heller ikke hvor gammel elefanten er, så jeg er nødt til å gjette meg frem til et tall. Neste steg er å finne ut hvor mye en person kan spise så jeg kan regne hvor mange timer / dager dette sprø prosjektet kommer til å ta. Jeg inviterer noen venner på XXL biff middag hos meg ( vanskelig å finne elefantkjøtt på Meny…) og kalkulerer gjennomsnittig kilo biff hver person spiser. Voila! Nå har jeg det jeg trenger for å estimere!!

TID: (vekt på baby elefant) / (2 urfolk x hvor mye biff spiser en gjennomsnitt nordmann per time x 8 timer per dag)

Sette alt dette på kalenderen: Jeg legger det i Microsoft Project og sender det til min sponsor slik at de kan fikse alt det økonomiske og logistikken rundt det.

Risikostyring: Hallo!! Hvor mye risiko kan det være. Dette er bankers! Å spise en liten elefant…  Jeg har tusen andre ting på min to-do liste som haster og hopper pent og fint over risikostyring (identifisere risikoer, analysere de og planlegge tiltakk). Tenker ikke mer på dette.

Dette går så fint! Sponsoren har fått alt de trenger for å ta en “GO” beslutning, alt har blitt godkjent og nå er det bare å kjøre dette i autopilot. "EXECUTING PHASE": Hvor de skjulte bombene ligger på lur Etter en for lang flytur, befinner jeg meg i Sabana National Park (Kenya) hvor jeg får endelig møte mine to spente og sultne prosjektdeltakere, som selvfølgelig ikke snakker engelsk og gjør at jeg må bruke en tolk (allerede fra dag 1 i Kenya har vi en ekstra kostnad). Tolken snakker elendig gebroken engelsk… for en flying start! På ettermiddag blir kjørt til bushen hvor vi skal treffe vårt “omfang”: den lille søte elefanten som skal bli spist i null komma niks tid.

What the f***??!! Hva er dette for noe?? Hva skjedde med babyelefanten?? Svaret jeg får fra leverandøren, som med et stort smil og fornøyd blikk får det til å fryse nedover ryggen min (til tross for at det er 43C i skyggen): - Little elephant got very ill and died. We have no more small elephants,  but no worry my friend. We managed to find big and nice elephant. The biggest, meanest and more impresive one in the park for you, so National Geographic can shown the world our beautiful park and our nice elephants :-) Jeg tror ikke han helt skjønte hva vi skulle gjøre med elefanten… og nå sitter jeg fast med mammuten fra “Ice Age”  som kommer til å sprekke alle estimater big-time og ikke minst budsjettet (kostnaden). Tilbake til tegnebrettet! Min sponsor kommer ikke til å være glad… Etter mange telefoner, hodepiner, nerver, “change request orders”, møter og epost frem og tilbake, får vi endelig grønt lyst.  Jeg skal ikke gå i detalj om selve deling av elefanten i små biter…. men for å si det sånn, jeg vet ikke om jeg har lyst selv til å se dette TV-programet når det er ferdig. Resultatet er at mine to ivrige spisekamerater er igang. Fingers crossed! "MONITORING AND CONTROLLING PHASE": Hvor prosjektleder tjener sine penger og får magesår PMP teorien er veldig enkel: Dette er når prosjektdeltakere gjør sin jobb og prosjektlederen sitter “comfy” i sin designstol, ser på spisingen, følger opp og ber til God om at alt skal gå sin (planlagt) gang slik at han ikke trenger å gjøre noe annet. Kan ikke alt skje som planlagt? Pleeeeeeeease…. Men neida, neida… Det er en grunn til at prosjektledere hater “controlling” delen. For hva skjer? Virkeligheten kommer brutalt tilbake, Murphy’s Law viser sitt sanne ansikt og prosjektlederen angrer til de grader at han ikke brukte tid på å ha en klar og definert riskostyringsplan. (Muzzak musikk i bakgrunnen “It’s too late to apologiiiiiiiize, it’s too laaaaaaaaaate”)

Malako ble plutselig syk av elefantkjøttet. Til jeg klarer å skaffe en prosjektdeltaker til, vil det ta dobbel så mye tid å spise den f****** elefanten.  Jeg tar kontakt med en rekrutteringsbyrå midt i bushen og de setter igang en headhuntingsprosess: forsinkelser og ekstra kostnader…

Det viste seg at min opprinelig estimering om gjennomsnittig spisefart  og spist kjøtt kilo per person var helt feil og ikke kunne brukes/ekstrapoleres.

Jeg har ikke tenkt på to variabler: kjøttets mørhet (biff fra Norge  er mørere enn elefantkjøtt, som faltisk er ganske seigt…), spisehastighet og motivasjon (når man inviterer folk på GRATIS  biff middag i Norge da er det bare å spise så mye som mulig iløpet av de to timenen middagen tar, men det blir en annen hastighet og motivasjon når man skal spise en enorm elefant på ubestemt tid…)

Helt tilfeldig og iløpet av prosjektet / innspillingen bestemte general Namutu seg for å kjøre en “coup d’etat” og hele prosjektet måttes stoppes og flyttes til et mer demokratisk naboland. Og listen blir bare lengre og lengre … akkurat som prosjektlederens skjegg i postkassen.. mens han får magesår og prøver å trylle frem løsninger fra hatten sin uten å bli skutt av prosjekteieren. Høres dette kjent ut?

"CLOSING PROCESS": Venner for livet men aldri mer igjen Etter en smertefull berg-og-dalbane-prosess med mye mer eventyr og action enn alle Indiana Jones filmer til sammen, blir elefanten endelig spist (en bit av gangen) og TV-programmet blir filmet. Så er det på tide å ha et stort “kick-out” party med alle involverte og diskutere “lessons learned” (det som gikk greit og ikke minst det som gikk dårlig slik at vi lærer av dette i fremtidige prosjekter). Det første gikk som et skudd. Vi festet vilt med åpen bar….. Det andre skjedde aldri. Alle var så fyllesyke dagen etter og så slitne og drittlei av hverandre etter prosjketet at de dro i alt stillhet hver sin retning uten si en gang “ha det” til hverandre. Jeg ble alene igjen med masse regninger, kvitteringer, Change Request Ordrer, masse dokumentasjon og en National Geographic DVD med “Director’s cut” signert av Malako og Koloko. Gleder meg til å dra hjem og ta en velfortjent ferie!!

[emergencelederutvikling]

Kvinner og prosjektledelse

Stadig fremkommer det undersøkelser gjennomført her til lands som viser at norske kvinner kvier seg for å innta de tyngre lederposisjonene.

I en undersøkelse gjennomført av Visendi på oppdrag for Drammens Tidene for en tid tilbake fremkom det at drømmejobb nummer én blant menn, uavhengig av bakgrunn og utdannelse, var ”lederstilling”. Samme posisjon havnet helt ned på 6. plass blant kvinner.

Kvinnepanelets rapport viste oss også hvordan kvinner gjennomgående er underrepresentert  i lederposisjoner. Deres eliteundersøkelse viste blant annet at menn i dag totalt besitter 84% av  lederposisjonene i Norge, mens kvinner bare besitter 16 %. 

Loveleen Brenna, leder av kvinnepanelet, fremhever at kvinner nok ofte anser de tyngre lederposisjonene som mindre attraktive nettopp på grunn av sin profil.

- Kvinner ønsker å ivareta omsorgsoppgaver i tillegg til lederoppgaver.  I tillegg kan nok mange kvinner vær redde for å ta på seg oppgaver som krever synlige resultater, konkurranse og mulig motvind.

Den tradisjonelle lederrollen synes dermed å være mindre attraktiv for kvinner. I den moderne prosjektlederrollen synes derimot bildet å være et annet. Spesielt innen de mer kreative bransjer som event, reklame, design og festival ser man en stadig økende kvinneandel. Det er også gjerne innen disse bransjene man finner utøvelse av den moderne prosjektlederrollen.

På tross av iherdig innsats for å øke andelen menn til studiet i prosjekt- og prosessledelse, har vi på Emergence School of Leadership år etter år endt opp med enn betydelig overvekt av kvinnelige søkere. Vi tenker at den moderne prosjektlederrollen i dag i stor grad fremstår som skreddersydd for kvinner.

Når prosjekt ikke lenger bare handler om de tradisjonelle parameterne som plan, økonomi, struktur og strategi, men vel så mye om å få de mellommenneskelige prosessene til å gli optimalt, og det å sjonglere flere baller i luften samtidig, ser vi tydelig at kvinner ofte har et fortrinn.

Jeg tror at prosjektlederrollen er et ideelt sted å begynne som leder for unge kvinner. Mestrer man den, åpnes gjerne også veien seg, og ikke minst lysten, for tyngre lederansvar. Prosjektlederrollen kan være en veldig god rolle å bli kjent med seg selv som leder i, og få smaken på hva det vil si å lede, sier han videre.

Hva tenker du om den moderne prosjektlederrollen som inngangsport for å få kvinner giret på ledelse?

[emergencelederutvikling]

Å skjære alle prosjekter over én kam

For en tid tilbake jobbet jeg med en større varehandelskjede som ønsket noe mer metodikk på prosjektledelse. Da jeg spurte dem om hvordan de typisk hadde jobbet med prosjekter så langt, var svare at det enten var preget av tilfeldigheter, eller at de danset etter pipa til IT-avdelingen.

IT var nemlig de eneste som hadde en bevisst tilnærming til det at de faktisk jobbet med prosjekter.

Dette er på langt nær en unik historie. De fleste stedene jeg har jobbet med ledere som leder prosjekter, er dette stå. Enten gjør man bare prosjekter, noe som da ofte likner veldig mye på det man eller gjør, eller så adapterer man den metoden som noen andre avdelinger tilfeldigvis benytter seg av.

Så klør man seg i ettertid i hodet over at prosjektet ikke fikk den effekten som var så åpenbar når man igangsatte det.

Det alt for få har tatt inn over seg, er den enkle visdom at ulik type prosjekter krever forskjellig type metodikk.

Konkrete prosjekter, hvor man allerede på forhånd vet nokså nøyaktig hvor mye prosjektet kommer til å koste, hvor lang tid det vil ta og hvilken kvalitet man skal levere fra seg, er den typen prosjekter man oftest finner i bygg og anleggsbransjen. Vi skal bygge en ny bro. Har bygg en del broer før, så vi har et rikelig erfaringsgrunnlag til nokså nøyaktig å kunne planlegge prosjektet.

Hvordan å lede denne typen prosjekter, er det 98% av alle bøker om prosjektledelse kretser om. Vi snakker kost-tid-kvalitet, work breakdown structure, kritisk linje, estimater, risikoanalyse og styring. Vi snakker mye MS-project, systemer og administrasjon.

IT-gutta i denne varehandelskjeden jobbet etter en slik type metodikken. Det var dermed denne metodikken de dyttet på ethvert prosjekt de ble involvert i.

Men gjengen jeg jobbet med jobbet ikke med IT-implementering. Det de blant annet skulle, var å utvikle nye tjenester hvor det handlet om å komme opp med nye konsepter.

Her var det derfor enda ikke klart hvor lang tid dette ville ta, hvor mye det ville koste eller hva det faktisk var de skulle levere fra seg. Simpelthen fordi ingen hadde gjort det før.

Denne typen prosjekter kalles gjerne Ad-hoc prosjekter, og er vel den prosjektformen de aller fleste som ikke jobber innen Off-shore, IT, eller bygg og anlegg, faktisk jobber med.

Men de aller færreste har en metodikk som egentlig egner seg for denne typen prosjekter. Det blir nemlig over-kill å dra disse prosjektene inn i den strukturtunge tilnærmingen man typisk benytter i de konkrete prosjektene.

Ad-hoc-prosjektene trenger mer ”slack”, de trenger mer lederskap, de trenger mer fleksibilitet, de trenger større grad av fokus på det å lede menneskene som skal igjennom de prosessene som til slutt skal utgjøre resultatet av prosjektet.

Man lykkes med andre ord ikke her bare man har sort belte i Gantt-diagrammer.  Særlig den innledende fasen hvor bidragsyterne i prosjektet kommer sammen og går opp prosjektet (såkalt pre-sjektfase) er kritisk i denne typen prosjekter.

I gruppen jeg jobbet med var det også noen som skulle i gang med ganske omgripende organisasjonsutviklingsprosjekter hvor man vitterlig ikke hadde peiling på hva man skulle, når det skulle skje eller hva man til slutt skulle ende opp med. Prosjekter som ville fremkalt gysninger hos struktursøkende IT-prosjektledere.

Men behovet var likevel tydelig nok. Organisasjonen trengte å få tydeligere grep på hvem de var, slik at dette kunne kommuniseres ut til ansatte ved stadig ekspansjon til nye land.

Dette er den typen prosjekter som kalles Åpne prosjekter, hvor man gjerne operer med et tydelig behov i den ene enden og en tydelig visjon i den andre. Det som er mellom disse punktene må i stor grad bli til underveis.

Men her jobber man hele tiden bevisst med å handle på det som til enhver tid gir størst relativ fremdrift for prosjektet og hvor man gjør hyppige avsjekk på hvor veien skal gå videre når man har tilegnet seg mer kunnskap.

Så, trer man den klassiske tilnærmingen fra Konkrete prosjekter ned over det som er Åpne prosjekter, vil de dø før de rekker å komme i gang.

Tilnærmer man seg på andre siden Konkret prosjekter, som om de var Åpne prosjekter, eller uten en bevisst tilnærming i det hele tatt, kaster man fort bort både masser av tid og penger.

Det gruppen jeg jobbet med fant ut av, var at i stede for å se hele verden som en spiker, fordi IT-gutta tilfeldigvis hadde en hammer, så kunne gjennom å finne riktig tilnærming til riktig prosjekt øke sjansen betraktelig for at intensjonen for prosjektet også ble effekten.

Hvordan jobber du i din organisasjon med ulike typer prosjekter?

[emergencelederutvikling]

I tråd med Brox er vår erfaring som fagskole at veldig mange velger en master for å "safe", når de kunne fått mye mer ut av enten å lære gjennom jobb, eller ta kortere, mer praktisk orienterte utdannelsesforløp ved fagskoler.

[emergencelederutvikling]

Prosjektlederworkshop @Varnergruppen. Hadde forleden dag workshop for HR-funksjonene hos Varnergruppen.Veldig fin gjeng å jobbe med. De hadde med egne prosjekter, slik at vi fikk gjort opplegget så praktisk og anvendelig som mulig. Det fine med dagen var at gruppen hadde erfaring med et bredt tilfang av ulike prosjekter, noe som gjorde at de virkelig dro nytte av vår tilgang til å gå opp hvordan ulike type prosjekter krever ulik metode og tilnærming.

[emergencelederutvikling]

Blogg som læringsverktøy.

I går hadde vi besøk på skolen av Charlott Pettersen og Peter Raaum som begge har lang og tung bakgrunn fra Dagbladet og andre massemedier. Gjennom opplegget deres formidlet de veldig spennende tanker om den nye medievirkeligheten og hvordan blogg kan brukes for effektivt å spre et budskap til en spisset målgruppe.

Vi tenker at blogg både kan være et veldig effektiv verktøy for prosjektkommunikasjon mot viktige interessenter. I tillegg er det også en spennende måte for studentene å dokumentere sin læring på og da også kunne gjøre denne synlig i sine nettverk.

Det er tanken at alle studentene skal ha sin personlig blogg gjennom hele året, og at bl.a. vi som stab jevnlig vil lese dem for å enda bedre forstå hvordan læringsutviklingen er for den enkelte av våre studenter. Vi gleder oss til å følge utviklingen!

For gode tips om blogging, sjekk ut linken under:

http://tiny.cc/od4pp

[emergencelederutvikling]

Hvordan sette kulturen i et team?

I dag har vi hatt besøk av herlige Hogne Hareide fra Future Fields som har jobbet med Team 8 ift hvordan man setter en kultur i et team.

Blant annet har studentene nå jobbet frem spilleregler for team 8 og sett på hvilken kultur de vil dyrke frem det året de skal gå her på Emergence School of Leadership.

[emergencelederutvikling]

Team 8 ESL: Like!

Da har vi etter hektiske forberedelser allerede rukket å ta imot team 8, vært på hyttetur med dem i Nordmarka, latt dem bli kjent med hverandre, skolen og så vidt begynt å sette kulturen for den nye gjengen.

På hytteturen diska den nye gjengen i stand en fabelaktig middag og en fest som strakte seg langt inn i de sene nattetimer.