LaboComM4203

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Présentation et guide de l’utilisateur

Voici notre présentation Google Slides : 

https://docs.google.com/presentation/d/1JN2UiYLSy6TssWCDyCHUH8x_BB1rv2cI0_qhDEZFDTk/edit?usp=sharing

et le guide utilisateur pour minutes.io :

https://docs.google.com/document/d/1ZMVCeYftjH3jMxOiMFvHeMVcoKbBOdD_nGKc60Ebt7E/edit?usp=sharing

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Réflexions sur l'organisation du projet à mi-parcours

Lors de nos travaux, nous n’avons rencontré aucun problème d’organisation au sein de notre groupe. Le travail a été réparti équitablement entre les membres du groupe ce qui a permit de finir les tâches en temps voulu. La communication entre membres s’est faite rapidement ce qui a permit de faire circuler les idées.

Pour les dernières semaines nous allons continuer dans cette voie pour avancer efficacement.

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Choix d'un produit ou décision de développer une application « maison »

Nous avons choisi 3 produits déjà existants qui permettrons de répondre au besoin que nous avons identifié.

Le premier, minutes.io,son interface est en anglais très basique mais pour contrer cet inconvénient un petit tutoriel, très court, sera rédigé pour les personnes qui ont des difficultés de compréhension. minutes.io permet la rédaction de comptes-rendus de réunions,cet outil permet aussi l’envoi rapide du compte-rendu effectué.

Le second, J-Doc est une plateforme qui sera utilisé pour stocker les comptes-rendus. De plus J-Doc présente aussi un forum qui est utile pour faire paraître les futurs événements à venir, mais aussi il permet de discuter sur les informations à faire parvenir aux élèves. Il nous permettra de faire remonter les questions des élèves aux délégués par l’intermédiaire de messages privés ou de sujet sur le forum.

Et enfin, Google Calendar permettra de planifier des événements et d’afficher plus clairement les informations sur cet événement. Nous avons choisi cette solution car elle est en ligne, contrairement à Indico qui nécessite l’installation sur chaque machine. L’inconvénient majeur pour l’utilisation de Google Calendar est de posséder un compte Google mais nous pouvons pallier ce problème grâce à l’export des agendas et/ou événements en .ics (format universel pour les calendriers).

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Recherche d'applications libres susceptibles de répondre au cahier des charges

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Préparation de notre rapport intermédiaire

Identification des problèmes de communication

Problème étudiants - étudiants

Problème professeurs - étudiants

Analyse du problème de communication entre délégués et étudiants

Explication de notre choix

Exemples de manifestation du problème

Causes probables

Élaboration du questionnaire

Cahier des charges

Etude des résultats du questionnaire

Élaboration du cahier des charges

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Préparation du questionnaire ou des interviews

Voici le lien du questionnaire en ligne : http://goo.gl/forms/xhfRfqbbYm

Quel mode de recueil d'informations avez-vous choisi (questionnaire ou interviews) et pour quelle(s) raison(s)?

Nous avons choisi le questionnaire car il permet de regrouper les informations recueillies en fonction des besoins que nous avons définis préalablement. Par la suite, nous pourrons exploiter statistiquement ces données plus facilement qu'avec une interview.

Quel sera votre échantillon : composition et justification de sa représentativité ?

Notre échantillon de personnes est composé de tous les étudiants du département informatique, à savoir les deux années de DUT informatique ainsi que les licences professionnelles. Nous avons sélectionné cet échantillon parce que ces étudiants, malgré l'outil informatique, peuvent être confrontés à ces problèmes de communication. La mise en place d'une plateforme de communication virtuelle serait plus judicieuse pour les étudiants du département, car ils sont constamment confrontés à l'informatique. Ceux-ci seront alors plus concernés par l'utilisation d'un outil en ligne.

Quelles sont les données que vous allez exploiter (données brutes ou résultant de tris croisés) ?

Nous avons décidé d'exploiter des données brutes qui nous offriraient des résultats plus précis nous permettant ainsi d'établir un cahier des charges. Nous utiliserons Google Analytics pour générer la feuille de calcul.

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Elaboration d'un questionnaire

L'avantage d'un questionnaire en ligne est qu'il permet de cibler une plus grande proportion sans avoir besoin d'aller directement les voir.

Lien du Google Forms inachevé: https://docs.google.com/forms/d/1VHNSLUdtQNrBocXqdDXeWvF48cx23odtRarHTg494gg/viewform

Toute question ne mérite pas réponse. Publius Syrus

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Réflexion sur les causes du problème

Listes des causes :

Manque de rigueur des délégués

Etudiants ne demandant pas de compte-rendu

Manque de temps pour établir un compte-rendu écrit

Réticences/freins :

Les délégués étant aussi des étudiants, cela leur ferait une charge de travail supplémentaire. Les anciens étudiants n'y ont peut-être pas pensé par désintéressement.

Ce qui caractérise la communication c'est d'être unilatérale. Paul Ricoeur

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Approche de tous les aspects du sujet choisi

Manifestation du problème choisi :

- Problème d'émission de compte-rendu oral de la part des délégués (TD)

- Manque de communication systématique entre délégués et étudiants (CA)

- Nous ne trouvons aucune trace écrite des comptes-rendus (JL)

- Les délégués ne font pas redescendre certaines informations importantes tels que des changements d'emploi du temps, des remises de devoir, etc... (AL)

Toutes ces manifestations représentent le problème choisi, et sont récurrentes tous les ans.

 La communication est une science difficile. Ce n'est pas une science exacte. Ça s'apprend et ça se cultive. Jean-Luc Lagardère

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Choix du sujet

Nous avons décidé de travailler sur le premier problème :

Il s'agit de problèmes de communication entre étudiants.

Rappel de ce que nous avions évoqué :

La plupart du temps, seul les délégués sont en communication directe avec le corps enseignant. Ceux-ci ne sont pas toujours en capacité d’émettre un compte-rendu complet sur ces discussions.

Nous avons donc choisi ce sujet car il est récurrent au sein de notre groupe et connu de tous les étudiants.

La chose la plus importante en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit.

Peter Drucker

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Début du projet de com !

Problèmes de communication entre étudiants

- Communication d'une seule personne avec les professeurs

=> donc manque d'intermédiaire, difficultés d'informations, pas de trace écrite des interventions faites par cette personne avec l'ensemble du corps enseignant (feedback)

Ex : La plupart du temps, seul les délégués sont en communication directe avec le corps enseignant. Ceux-ci ne sont pas toujours en capacité d’émettre un compte-rendu complet sur ces discussions

- Manque de visibilité des informations

Ex : La majorité des informations concernant l'association de l’œil, des soirées étudiantes, des corrigés de devoir sont disponibles sur un groupe Facebook mais il arrive que certains étudiants ne possèdent pas de compte Facebook. Ainsi ils n'ont pas accès à ces posts

- Manque de collaborations entre élèves (manque d'aide)

Ex : Les étudiants ayant une avance considérable ou des facilités lors des TP, n'aident pas forcement ceux ayant le plus de mal

Problème techniques des outils étudiants

- Problèmes de mails

Ex : Certains étudiants ne se trouvaient pas sur les listes de diffusions des offres de stages. Certains n'ont pas réussis à effectuer des redirections de l'adresse mail unilim vers une adresse mail perso.

Problèmes de communication entre les professeurs et les étudiants

- Manque d'informations sur les délais, et ce qui est à rendre.

Ex : Certaines attentes concernant les TP ou projets n'ont pas été explicitement évoquées lors des séances dédiées.

Il ne peut y avoir de totalité de la communication. Or la communication serait la vérité si elle était totale.

Paul Ricoeur