Nous présentons cette semaine l’étude de cas d’un projet que nous avons réalisé en 2014 pour Pearson ERPI, une importante maison d’édition employant près de 40 000 employés répartis dans plus de 80 pays.
Cette relocalisation de la division québécoise au 10ème étage d’un édifice situé coin Papineau et Métropolitain offrait une opportunité d’appliquer les nouveaux standards d’aménagement internationaux, soit le “open space”.
Ce choix de planification s’est avéré être la meilleure solution afin de répondre aux différentes préoccupations des dirigeants, à savoir favoriser la collaboration et la créativité des employés, éliminer le travail en silos, intégrer les dernières technologies, retenir et attirer les meilleurs talents et implanter de nouveaux processus de travail.
Le défi a été de passer d’un environnement fermé et cloisonné (98%) à un environnement majoritairement ouvert (95%) tout en conservant des zones de rencontre et des zones de travail individuelles. Nous avons réparti les espaces fermés autour des postes en aire ouverte afin de créer des zones protégées et avons donné la priorité des fenêtres aux postes d’employés.
Nous avons donc démocratisé la vue vers l’extérieur. Des études de neuroscience ont démontré un lien entre la vue de la nature et un stress moins élevé ainsi qu’une amélioration de la créativité et des fonctions cognitives. De plus, la lumière naturelle dans les espaces de travail joue un rôle important sur le rythme circadien, l’engagement et la santé des employés.
Un tel projet demande une bonne préparation et une gestion efficace du changement. Pour cela, Pearson ERPI a mis en place une stratégie séquentielle, facilitant la transition et permettant une meilleure adaptation aux changements à effectuer. L’objectif est de procéder à des changements progressifs de l’environnement de travail, tel que cela est présenté ci-dessous (il n’est cependant pas prévu d’aller à l’étape ‘Tous en aire ouverte sans aucun poste attitré’ dans le cas présent) :
Le défi a été de taille puisque les changements d’environnement de travail ont été très importants : un déménagement suivi d’une modification des espaces et des processus de travail.
Le mandat de Spatium, à savoir rendre l’espace attrayant et stimulant, était donc essentiel pour faire de ce changement important une expérience positive pour tous.
Spatium a développé un aménagement répondant à la vision de la direction et des concepts reflétant l’image de la compagnie. Nous les avons également soutenus dans le choix d’un mobilier ergonomique et adapté à leurs besoins et avons effectué la gestion du déménagement afin que la transition se déroule dans les meilleures conditions.
Dans le cadre de ce projet, plusieurs aspects ont été pris en compte pour le bien-être des employés et le bon fonctionnement interne. Tout d’abord, nous avons aménagé une grande diversité d’espaces : des petites salles de travail individuelle ou en petits groupes, des salles de rencontre d’équipe ou encore des espaces de réunion et des « cabines téléphoniques ». Le but recherché est de permettre à chacun d’avoir la possibilité de choisir une zone de travail en fonction de ses besoins et de la nature de la tâche à effectuer. Laisser le choix aux employés est un facteur permettant une meilleure adaptation au changement d’environnement de travail. Mais nous sommes allés plus loin car nous souhaitions favoriser les échanges dans des espaces plus informels, tels que le lounge/cafétéria. Pour cela, nous avons installé les appareils d’impression et de reproduction à cet endroit. Ainsi, les rencontres et les discussions se créent tout au long de la journée autour de ces outils de travail souvent utilisés, et la cafétéria devient également un espace de travail stimulant la coopération et la créativité.
Un des critères du ‘’bien-être’’ en milieu de travail est de laisser le choix aux employés du lieu dans lequel ils peuvent travailler en fonction de leurs besoins : des espaces ouverts pour favoriser les échanges, le transfert de connaissance et la collaboration et des espaces fermés pour la concentration et l’intimité. Chacun doit avoir accès à des espaces privés quand s’en fait ressentir le besoin : que ce soit pour un appel ou une réunion confidentielle, ou tout simplement pour un travail nécessitant une grande concentration.
Avec la disparition de postes attitrés, il fallait également veiller à ce que les employés mobiles aient des outils qui leur soient dédiés (téléphone, ordinateur, casier de rangement). C’est pourquoi des vestiaires et des rangements individuels ont été mis à disposition de tous.
D’après les données récoltées par Pearson ERPI pour l’ensemble de ses bureaux au niveau international, la répartition idéale des espaces de collaboration est la suivante :
Au final, ce projet aura permis de passer d'un espace de 30 000 pi² (pour 105 personnes) où le ratio ‘chaises en salle de réunion’ versus ‘chaises en espace de travail’ était d'environ 0,4, à un espace de 22 000 pi² avec un ratio de 1,05.
Cette économie de pieds carrés signifie également une réduction des coûts d’immobilisation… à ne pas négliger!