Diseño colaborativo de servicios públicos
Repensar e integrar una intranet más interactiva
IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
La Diputación de Barcelona dispone de una intranet, un portal interno para los empleados, muy completo. Este canal se llama INTRADIBA. Además, la corporación ofrece la información laboral de sus funcionarios en otro portal, que se llama Espacio Personal. Finalmente, dispone de otras webs, de uso interno, para acceder a aplicaciones o sistemas corporativos en función del perfil profesional de cada persona.
A partir de esos productos comunicativos, la clave va a ser repensar estas webs para hacerlas más accesibles, útiles, personalizables y con una mejor experiencia de usuario para los trabajadores de la Diputación.
MAPA DE ACTORES IMPLICADOS:
Los actores que identifico que se deberán implicar para este proyecto son, principalmente, públicos internos, entre los que no se deben olvidar:
Comunicación Interna
Área de Personal
Referentes de Recursos Humanos, de participación y de comunicación de cada área
Informática y Desarrollo de Aplicaciones
Coordinador referente de innovación digital
Consultoría externa para ampliar el foco y disponer de más opiniones
PLAN DE ACCIÓN
El plan de acción propuesto pasa por reconvertir estos portales de usos internos en dos sentidos:
Por una parte, y para reforzar y potenciar la marca IntraDIBA y el sentido de comunidad de los funcionarios de la corporación bajo una sola marca, lograr una simplicidad de trámites y conseguir más sentimiento de pertenencia, el primer reto será mezclar con el portal del empleado y otros portales referenciados, para tenerlo todo en un solo canal. Este sería un objetivo más político, ya que debe haber una validación directiva para poder hacer estos cambios.
Además, y en sentido técnico, otra mejora sería que cada usuario pudiera personalizar algunos módulos del contenido de la página principal de su intraDIBA a su gusto y uso. Eso sería disponer de unas zonas de la página que cada usuario pudiera seleccionar accesos directos a unos u otros apartados de su interés profesional en la corporación.
Para desarrollar estos proyectos y hacer partícipes a los actores anteriormente señalados en el proceso de rediseño de la IntraDIBA, los aportes de cada uno serían los siguientes:
Comunicación Interna: debería aportar una visión de funcionamiento hasta el momento, planificar el nuevo proyector e iluminar con datos de uso lo que ha triunfado y lo que no hasta el momento.
El área de Personal, así como informática y aplicaciones, deberían poner el punto de vista más técnico-operativo de los requisitos que debe cumplir el nuevo portal para asegurar sus necesidades (fichajes, petición de permisos, control de nóminas, curriculum profesional, etc.), sin que ninguna de estas se pierda.
La parte de coordinación y política debería estar al corriente del proyecto para garantizar que se cumplen las directrices en relación a los planes estratégicos y de actuación de la corporación.
Finalmente, la consultoría externa deberá prestar asesoramiento en el proyecto, redactando documentos, investigando buenas prácticas y dinamizando focus groups entre los empleados para desarrollar la mejor IntraDIBA posible.
Los aspectos positivos de emprender un proyecto como este es la posibilidad de innovar en equipo, integrar a los trabajadores para que participen de forma transversal en un gran proyecto que luego deberán utilizar en su día a día. Por bien que, como resaltos negativos, habría el habitual rencor a los cambios por parte del sector público y el hecho de que ya existen unas herramientas que se puede decir que “ya funcionan, no las toquéis”, por bien que repensarlas en equipo para mejor su usabilidad y facilidad deben ser cuestiones a tener en cuenta.