Conciliação bancária
Essa talvez seja a pedra fundamental da gestão financeira. É um mecanismo de comparação entre os controles financeiros internos e os extratos bancários.
Toda entrada e saída de caixa, todo pagamento e recebimento, ainda que sejam agendados, serão confrontados com os extratos bancários. Assim, recibos, notas fiscais, comprovantes de depósito e de pagamento de cartões, boletos, cheques a serem descontados e já descontados, dentre outros documentos, serão comparados com os extratos bancários para que se tenha um panorama completo e atualizado de recebíveis e obrigações, saldos bancários efetivos e saldos bancários provenientes dos controles internos, o que permite a gestão do fluxo de caixa, antevendo-se, por exemplo, a necessidade ou não de retirar dinheiro de aplicações financeiras para quitar obrigações.
Uma maneira possível de realizar a conciliação é colocar os valores do dia registrados por meio dos controles internos em uma lista, numa planilha no Excel, e compará-los com os valores discriminados no extrato bancário da mesma data, colocados em outra lista.
Na Lista A e na Lista B colocam-se 3 colunas:
- a primeira, por exemplo, "Código", atribui um número sequencial para cada registro; - em seguida, a coluna "Valor"; - a terceira coluna, "Origem", cujas células terão os dizeres "Lista A" (que está na planilha 1) ou "Lista B" (que está na planilha 2).
A terceira planilha é uma tabela dinâmica que compara ambas as listas e aponta eventuais diferenças. Nela, copiam-se todas as colunas das listas A e B. Para a tabela dinâmica, os campos são:
- "Código", que fica nos "Rótulos de Linha"; - "Valor", que fica no somatório de "Valores"; - "Origem", nos "Rótulos de Coluna".
Retira-se a coluna da soma de valores da tabela dinâmica e inclui-se uma coluna da diferença entre os valores das listas.
Com a conciliação bancária, controlam-se as datas de pagamentos e recebimentos e multas são evitadas, assim como fraudes. Pode-se também prever o fluxo de caixa, e, portanto, realizar um planejamento orçamentário. Se esses argumentos ainda não forem suficientes, o blog do Conta Azul preparou um texto mais detalhado sobre a necessidade da conciliação bancária.
