MENENTUKAN RUANG LINGKUP IMPLEMENTASI ENTERPRISE ARCHITECTURE
Kesadaran suatu perusahaan akan pentingnya Enterprise Architecture (EA), sering kali dipicu dari kerumitan integrasi antar aplikasi eksisting, munculnya aplikasi yang tidak efektif penggunaannya, munculnya cost implementasi sistem yang tidak sesuai dengan benefit yang diharapkan, munculnya proses bisnis yang belum dikelola oleh aplikasi manapun dan munculnya gap antara bisnis dengan solusi yang ditawarkan oleh bagian information technology(IT). Inisiatif implementasi EA bermunculan sesuai dengan kebutuhan dan masalah yang ditemui dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan. Kesulitan yang tidak jarang muncul adalah bagaimana menentukan ruang lingkup implementasi EA terutama jika organisasi mempunyai keterbatasan biaya, mutu, waktu atau kualitas.
Penentuan kelebaran dan kedalaman implementasi EA dapat dimulai dengan menetapkan value chain yang ingin dicapai oleh perusahaan. Value chain tersebut tentunya dibentuk berdasarkan prinsip-prinsip yang berlaku dalam lingkungan perusahaan dan tata kelola yang telah diadopsi dalam menjalankan roda proses bisnisnya.
Value Chain dapat digambarkan sebagai Value Chain Diagram yang mengadopsi Value Chain dari Porter. Menurut Porter, Value Chain merupakan kumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk mencetak dan menghasilkan value kepada para pelanggan atau atau kliennya. Porter menggunakan sudut pandang dari sisi sistem, bagaimana setiap input diproses sehingga menghasilkan output yang diharapkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau klien. Porter membagi aktivitas menjadi dua kelompok, yaitu aktivitas primer (Primary Activities) dan aktivitas pendukung (Support Activities). Aktivitas primer merupakan aktivitas-aktivitas yang secara fisik menghasilkan barang dan jasa, berikut dengan penjualan, pemeliharaan dan pendukung dalam proses produksi barang dan jasa tersebut. Aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang mendukung terlaksananya aktivitas primer. Tiap aktivitas pendukung dapat mempunyai peran pada setiap pelaksanaan aktivitas primer. Porter menggambarkan aktivitas primer dibagian bawah dan aktivitas pendukung dibagian atas mengingat aktivtas primer merupakan pondasi dalam proses produksi barang dan jasa.
Aktivitas primer contohnya adalah logistik, operasional, inventory, pemasarann penjualan dan layanan pasca jual. Aktivitas pendukung contohnya adalah proses pengadaan, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan infrastruktur.
Penentuan ruang lingkup implementasi EA dapat dimulai dengan menggali value chain dari perusahaan yang selanjutnya dapat digambarkan dalam bentuk Value Chain Diagram. Diagram ini akan memberikan gambaran secara umum proses bisnis utama di perusahaan dalam menghasilkan margin yang disasar. Proses bisnis yang telah terdeteksi, kemudian dilakukan penilaian pada setiap proses bisnis untuk menentukan proses bisnis mana yang siap untuk dilakukan perubahan, pengembangan atau perbaikan.
Pengukuran tingkat kesiapan setiap proses bisnis dalam mengakomodasi dan beradaptasi dengan perubahan dilakukan dengan Business Transformation Readiness Assessment(BTRA). BTRA mengacu pada The Open Group Business Factor Assessment, dan The Canadian Government Business Transformation Enablement Program (BTEP). Faktor-faktor yang perlu adalah :
Vision,
Desire, Willingness and Resolve,
Need,
Business Case,
Funding,
Sponsorship and Leadership,
Governance,
Accountability,
Workable approach and execution model,
IT Capacity to execute,
Enterprise Capability to Execute, dan
Enterprise Ability to Implement and Operate.
Berdasarkan tingkat kesiapan proses bisnis dalam melakukan transformasi, maka dapat dilakukan pemeringkatan untuk selanjutnya digunakan sebagai tingkat prioritas kandidat proses bisnis yang akan dikaji dalam implementasi EA. Pemeringkatan proses bisnis menjadi salah satu referensi dalam melakukan kajian tingkat maturitas implementasi EA.
Kajian tingkat maturitas implementasi mengacu pada Enterprise Architecture Management Maturity Framework (EAMMF) versi 2.0 yang menerapkan 7 (tujuh) tingkat maturitas implementasi EA. Tingkatan maturitas terdiri dari :
Creating EA Awareness (stage 0),
Establishing EA institutional commitment and direction (stage 1),
Creating the management foundation for EA development and use (stage 2),
Developing initial EA versions (stage 3),
Completing and using an initial EA version for targeted results (stage 4),
Expanding and evolving the EA and its use for institutional transformation (stage 5),
Continuously improving the EA and its use to achieve corporate optimization (stage 6).
Tingkatan maturitas diases dengan menggunakan 4 kelompok asesmen yaitu:
EA Management Action Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut Demonstrates commitment, Provides capability to meet commitment, Demonstrates satisfaction of commitment, danVerifies satisfaction of commitment,
EA Functional Area Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut:Governance, Content, Use, dan Measurement,
Capability Area Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut: Completion, Use, dan Results,
EA Enabler Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut: Leadership, People, Processes, dan Tools.
Asesmen tingkat maturitas implementasi EA akan menghasilkan tingkat maturitas saat ini dan tingkat maturitas yang diharapkan dalam suatu periode waktu yang berjangka. Namun penentuan tingkat maturitas yang diharapkan, harus mengacu pada tingkat kesiapan proses bisnis dalam mengakomodasi transformasi, khususnya transformasi sebagai dampak adanya implementasi EA. Road map implementasi EA dapat dilakukan dengan metode:
EAMMF yang menghasilkan peta tingkat maturitas implementasi EA eksisting,
BTRA yang menentukan pola pengembangan implementasi EA lebih lanjut, berdasarkan kesiapan proses bisnis dalam mengakomodasi perubahan.
=Zuliansyah=