SebuahDiskusi

Kumpulan diskusi maya

[sebuahdiskusi]

MENENTUKAN RUANG LINGKUP IMPLEMENTASI ENTERPRISE ARCHITECTURE

Kesadaran suatu perusahaan akan pentingnya Enterprise Architecture (EA), sering kali dipicu dari kerumitan integrasi antar aplikasi eksisting, munculnya aplikasi yang tidak efektif penggunaannya, munculnya cost implementasi sistem yang tidak sesuai dengan benefit yang diharapkan, munculnya proses bisnis yang belum dikelola oleh aplikasi manapun dan munculnya gap antara bisnis dengan solusi yang ditawarkan oleh bagian information technology(IT). Inisiatif implementasi EA bermunculan sesuai dengan kebutuhan dan masalah yang ditemui dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan. Kesulitan yang tidak jarang muncul adalah bagaimana menentukan ruang lingkup implementasi EA terutama jika organisasi mempunyai keterbatasan biaya, mutu, waktu atau kualitas.

Penentuan kelebaran dan kedalaman implementasi EA dapat dimulai dengan menetapkan value chain yang ingin dicapai oleh perusahaan. Value chain tersebut tentunya dibentuk berdasarkan prinsip-prinsip yang berlaku dalam lingkungan perusahaan dan tata kelola yang telah diadopsi dalam menjalankan roda proses bisnisnya.

Value Chain dapat digambarkan sebagai Value Chain Diagram yang mengadopsi Value Chain dari Porter. Menurut Porter, Value Chain merupakan kumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk mencetak dan menghasilkan value kepada para pelanggan atau atau kliennya. Porter menggunakan sudut pandang dari sisi sistem, bagaimana setiap input diproses sehingga menghasilkan output yang diharapkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau klien. Porter membagi aktivitas menjadi dua kelompok, yaitu aktivitas primer (Primary Activities) dan aktivitas pendukung (Support Activities). Aktivitas primer merupakan aktivitas-aktivitas yang secara fisik menghasilkan barang dan jasa, berikut dengan penjualan, pemeliharaan dan pendukung dalam proses produksi barang dan jasa tersebut. Aktivitas pendukung merupakan aktivitas yang mendukung terlaksananya aktivitas primer. Tiap aktivitas pendukung dapat mempunyai peran pada setiap pelaksanaan aktivitas primer. Porter menggambarkan aktivitas primer dibagian bawah dan aktivitas pendukung dibagian atas mengingat aktivtas primer merupakan pondasi dalam proses produksi barang dan jasa.

Aktivitas primer contohnya adalah logistik, operasional, inventory, pemasarann penjualan dan layanan pasca jual. Aktivitas pendukung contohnya adalah proses pengadaan, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan infrastruktur.

Penentuan ruang lingkup implementasi EA dapat dimulai dengan menggali value chain dari perusahaan yang selanjutnya dapat digambarkan dalam bentuk Value Chain Diagram. Diagram ini akan memberikan gambaran secara umum proses bisnis utama di perusahaan dalam menghasilkan margin yang disasar. Proses bisnis yang telah terdeteksi, kemudian dilakukan penilaian pada setiap proses bisnis untuk menentukan proses bisnis mana yang siap untuk dilakukan perubahan, pengembangan atau perbaikan.

Pengukuran tingkat kesiapan setiap proses bisnis dalam mengakomodasi dan beradaptasi dengan perubahan dilakukan dengan Business Transformation Readiness Assessment(BTRA). BTRA mengacu pada The Open Group Business Factor Assessment, dan The Canadian Government Business Transformation Enablement Program (BTEP). Faktor-faktor yang perlu adalah :

Vision,

Desire, Willingness and Resolve,

Need,

Business Case,

Funding,

Sponsorship and Leadership,

Governance,

Accountability,

Workable approach and execution model,

IT Capacity to execute,

Enterprise Capability to Execute, dan

Enterprise Ability to Implement and Operate.

Berdasarkan tingkat kesiapan proses bisnis dalam melakukan transformasi, maka dapat dilakukan pemeringkatan untuk selanjutnya digunakan sebagai tingkat prioritas kandidat proses bisnis yang akan dikaji dalam implementasi EA. Pemeringkatan proses bisnis menjadi salah satu referensi dalam melakukan kajian tingkat maturitas implementasi EA.

Kajian tingkat maturitas implementasi mengacu pada Enterprise Architecture Management Maturity Framework (EAMMF) versi 2.0 yang menerapkan 7 (tujuh) tingkat maturitas implementasi EA. Tingkatan maturitas terdiri dari :

Creating EA Awareness (stage 0),

Establishing EA institutional commitment and direction (stage 1),

Creating the management foundation for EA development and use (stage 2),

Developing initial EA versions (stage 3),

Completing and using an initial EA version for targeted results (stage 4),

Expanding and evolving the EA and its use for institutional transformation (stage 5),

Continuously improving the EA and its use to achieve corporate optimization (stage 6).

Tingkatan maturitas diases dengan menggunakan 4 kelompok asesmen yaitu:

EA Management Action Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut Demonstrates commitment, Provides capability to meet commitment, Demonstrates satisfaction of commitment, danVerifies satisfaction of commitment,

EA Functional Area Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut:Governance, Content, Use, dan Measurement,

Capability Area Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut: Completion, Use, dan Results,

EA Enabler Representation of the Critical Success Attributes and the Core Elements, yang terdiri dari atribut: Leadership, People, Processes, dan Tools.

Asesmen tingkat maturitas implementasi EA akan menghasilkan tingkat maturitas saat ini dan tingkat maturitas yang diharapkan dalam suatu periode waktu yang berjangka. Namun penentuan tingkat maturitas yang diharapkan, harus mengacu pada tingkat kesiapan proses bisnis dalam mengakomodasi transformasi, khususnya transformasi sebagai dampak adanya implementasi EA. Road map implementasi EA dapat dilakukan dengan metode:

EAMMF yang menghasilkan peta tingkat maturitas implementasi EA eksisting,

BTRA yang menentukan pola pengembangan implementasi EA lebih lanjut, berdasarkan kesiapan proses bisnis dalam mengakomodasi perubahan.

  =Zuliansyah=

[sebuahdiskusi]

IMPLEMENTASI ROAD MAP ENTERPRISE ARCHITECTURE

Setelah melakukan beragam aktivitas dalam membentuk road map implementasi Enterprise Architecture (EA) kemudian langkah-langkah apa yang perlu dilakukan dalam mewujudkan road map menjadi aktivitas konkrit. Implementasi road map implementasi EA dapat diawali dengan menakar dan mendefinisikan kebutuhan dan kepentingan masing-masing stakeholder yang dinyatakan dalam bentuk model arsitektur. Langkah ini akan menghasilkan rangkaian model arsitektur yang beragam, saling terhubung, saling melengkapi dan dapat memperkaya value yang disasar dalam mengoperasionalkan proses bisnis perusahaan. Value yang disasar tentunya terkait dengan pencapaian kinerja dari masing-masing pelaku proses bisnis perusahaan.

Setelah mendapatkan rangkaian model arsitektur berikut value yang disasar, maka selanjutnya perlu di petakan kedalam daftar gap yang dihasilkan dari perbedaan atau simpangan antara Enterprise Architeture (EA) dan Solution Architecture (SA). Gap tersebut dapat dihasil melalui proses iterasi-iterasi pada implementasi ADM yang terdiri dari iterasi Context, Definition, Transition, dan Governance. Iterasi mana dan gap mana yang akan disasar pada suatu periode diejawantahkan dalam bentuk implementasi model arsitektur beserta value yang disasar. Sehingga secara umum dapat digambarkan sebagai berikut:

  Rangkaian tahapan implementasi model arsitektur yang sesuai dengan gap EA dan SA, akan menghasilkan strategi implementasi EA yang komprehensif dan terukur. Implementasi roadmap EA sangat tergantung pada para pelaku proses bisnis dan kebijakan perusahaan dalam mengantisipasi setiap tantangan perkembangan kinerja perusahaan, sehingga dapat mencerminkan pola dan karakteristik budaya perusahaan serta dapat menjadi titik tolak dalam menentukan langkah perbaikan dan perkembangan selanjutnya.

  =Zuliansyah=

[sebuahdiskusi]

PENENTUAN ROAD MAP STRATEGIS EA BERDASARKAN TINGKAT MATURITAS

Implementasi Enterprise Architecture(EA) tentunya sangat tergantung pada karakteristik dan budaya perusahaan. Faktor internal, eksternal, sarana dan prasarana yang tersedia pada perusahaan dapat menentukan langkah strategis dalam penerapan EA. Faktor-faktor tersebut membentuk pemahaman para pelaku bisnis dan organisasi itu sendiri terhadap pentingnya EA dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan. Pemahaman para pelaku bisnis yang rendah akan memandang bahwa EA tidak dapat memberikan dukungan secara signifikan dalam mendukung pencapaian KPI organisasi. Proses bisnis perusahaan tetap dapat berjalan dengan proses eksisting (non-EA). Namun pernahkan dikaji, bagaimana mekanisme untuk memastikan suatu proses bisnis berjalan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan, sudahkah dikaji seberapa besar peranan suatu proses yang telah dilaksanakan saat ini dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan, sudahkah dikaji apakah layanan teknologi informasi yang telah tersedia benar-benar dibutuhkan, sesuai dan optimal dalam mendukung setiap proses bisnis yang ada, dan sudahkah dikaji seberapa besar dampak perubahaan di ranah proses bisnis dapat mengakibatkan perubahan kebutuhan di ranah IT, dan sebaliknya, serta sudahkah dikaji seberapa besar optimalisasi disisi proses bisnis yang dipengaruhi oleh optimalisasi di ranah IT.

Tingkat maturitas implementasi EA dapat dikaji berdasarkan dua faktor yaitu tingkat maturitas pemahaman EA dan tingkat integrasi kebutuhan sistem dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Perusahaan dengan tingkat pemahaman yang rendah dan proses bisnis yang tidak membutuhkan sistem, menghasilkan tingkat maturitas yang disebut dengan “Losing”. Perusahaan dengan tingkat pemahaman EA yang rendah namun membutuhkan peranan sistem dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan, mendorong terjadinya kebutuhan IT yang fokus pada bidang-bidang tertentu. Misal bidang keuangan membutuhkan sistem hanya untuk menyelesaikan masalah dan mendukung proses binis bidang keuangan, demikian juga dengan bidang-bidang yang lain sehingga terbentuklah silo-silo dalam penerapan IT. Perusahaan dengan karakteristik seperti diatas dapat digolongkan berada pada tingkat maturitas “Fragmented”.

Perusahaan dengan tingkat pemahaman tentang kebutuhan EA yang tinggi namun tingkat sistem terintegrasi yang rendah, akan mendorong terwujudnya penerapan EA yang berada di level strategik. Dapat digambarkan bahwa perusahaan ini mempunyai konsep dan model yang strategik namun belum didukung oleh penerapan IT yang dapat mengejawantahkan level strategik tersebut menjadi operasional. Perusahaan dengan karakteristik seperti diatas berada pada tingkat maturitas “Isolated”. Karakteristik yang terakhir adalah perusahaan dengan tingkat pemahaman EA yang tinggi dan penerapannya sebagai suatu sistem IT terintegrasi dalam mendukung pelaksanaan proses bisnisnya, berada pada tingkat maturitas “Optimized”.

Pada umumnya perusahaan berada pada tingkat maturitas “Isolated” atau “Fragmented”. Implementasi EA dapat berangkat dari penentuan arahan strategik perusahaan (“Isolated”) atau dari penerapan di level operasional (“Fragmented”). Langkah implementasi EA akan mengubah tingkat maturitas perusahaan dari Isolated menjadi Fragmented dengan penekanan lebih pada ranah teknis, atau sebaliknya dari Fragmented menjadi Isolated dengan penekanan lebih pada ranah strategik.

Upaya peningkatan tingkat maturitas implementasi EA pada suatu perusahaan dapat dikaji dari dua parameter, yaitu seberapa besar value yang ingin disasar dan seberapa besar skala implementasi EA pada struktur proses bisnis perusahaan. Roadmap awal implementasi EA adalah dalam mendukung pembentukan arsitektur IT pada lingkup struktur proses bisnis yang terbatas. Pada tingkat implementasi ini, EA diejawantahkan dalam bentuk arsitektur IT.

Setelah terbentuk EA pada masing-masing proses bisnis, selanjutnya akan muncul kebutuhan integrasi arsitektur IT dalam seluruh proses bisnis perusahaan secara sistematik dan komprehensif. Titik roadmap ini membutuhkan implementasi EA sebagai Enterprise Wide IT Architecture (EWITA). Pada umumnya, organisasi yang telah mengimplementasikan EA berada pada titik roadmap pertama dan titik roadmap kedua.

Penetapan dan penerapan strategi EA dengan secara berkelanjutan mengimplementasi EA baik dalam ranah strategik maupun dalam ranah teknikal, secara gradual akan meningkatkan maturitas implementasi EA menuju implementasi EWITA yang mengacu pada tingkat bahwa EA telah selaras dengan tujuan perusahaan yang tertuang dalam arsitektur bisnis. Tingkat ini memastikan adanya keselarasan dan ketergantungan antara proses bisnis dan implementasi IT. Perubahan pada proses bisnis akan diadaptasi dengan cepat oleh penerapan IT.

Pada tingkat maturitas tertinggi dalam penerapan EA, maka selain keselarasan dengan proses bisnis, EA juga selaras dan saling tergantung dengan arsitektur strategik perusahaan. Pada tingkat maturitas tertinggi ini, selain mengakomodasi perubahan proses bisnis perusahaan, EA juga responsif dengan perubahan strategis yang diperlukan oleh perusahaan untuk tetap survive dan berkompetisi dengan para pesaingnya. Penerapan EA pada skala korporasi secara lengkap dan detil, umumnya berada pada titik roadmap ketiga dan titik roadmap keempat (tingkat roadmap tertinggi).

Secara umum dapat disimpulkan bahwa penerapan EA bukan hanya kerja keras dalam periode tertentu, namun lebih merupakan upaya yang harus dilaksanakan secara berkelanjutan selama perusahaan masih mempunyai passion dalam mendeliver value yang diharapkan oleh para stakeholder.

=Zuliansyah=

[sebuahdiskusi]

IMPLEMENTASI ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHOD(ADM)

Architecture Development Method(ADM) merupakan salah satu komponen TOGAF sebagai kerangka kerja Enterprise Architecture(EA), ADM menggambarkan metode untuk membangun EA dan merupakan core dari TOGAF.  Struktur dasar dari ADM terdiri dari fase-fase berikut:

Preliminary,

Architecture Vision,

Business Architecture,

Information System Architecture,

Technology Architecture,

Opportunities and Solutions,

Implementation Governance,

Architecture Change Management.

Setiap fase pada ADM cycle, dapat didekomposisi dalam beberapa langkah yang lebih detil. Namun langkah-langkah tersebut tidak dibahas dalam diskusi ini.

Implementasi dari tiap fase dalam ADM cycle dapat dilakukan secara terpisah antar masing-masing fase, atau dilakukan dalam bentuk kelompok-kelompok fase. Kapan sebaiknya tiap fase ADM dieksekusi per fase atau per kelompok fase, dapat ditentukan oleh beberapa kondisi. Pada beberapa organisasi, telah ditentukan petunjuk teknis atau petunjuk pelaksanaan dalam menjalankan suatu proses bisnis, sehingga eksekusi fase ADM harus selaras dan mengakomodasi pengendalian proses yang telah berlaku atau disepakati pada organisasi tersebut.

Jumlah, tingkat dan tipe dari stakeholder menentukan bagaimana fase ADM dieksekusi. Penyajian laporan eksekusi proyek untuk stakeholder dengan kekuasaan untuk dapat menentukan diterima atau tidaknya suatu pekerjaan dan mempunyai antusiasme yang tinggi dalam suatu proses, tentu saja berbeda dengan penyajian untuk stakeholder yang hanya memedulikan hasil dari suatu proses bisnis. Eksekusi fase ADM yang terkait dengan stakeholder yang mempunyai kekuatan pengambilan keputusan dan antusias tinggi, sebaiknya dilakukan lebih detil dan intensif. Sebaliknya eksekusi fase ADM dengan stakeholder yang kurang antusias dan tidak mempunyai kekuatan untuk mengambil keputusan, dapat dilakukan secara periodik atau merupakan gabungan dari beberapa fase.

Ketersediaan tim dalam waktu yang bersamaan serta tersedianya waktu eksekusi yang disediakan, dapat mempengaruhi bagaimana fase ADM dieksekusi. Apakah seluruh fase ADM dieksekusi oleh satu tim tertentu, atau apakah dapat dilakukan oleh beberapa tim baik secara sekuen atau paralel. Kompleksitas yang muncul terkait dengan penjadwalan proses dan alokasi tim.

Tingkat keberanian organisasi dalam menerima suatu tingkat risiko, menentukan sejauh mana kedalaman eksekusi suatu fase ADM. Misal dalam menentukan kedalaman eksekusi fase Data Architeture, untuk organisasi yang dapat memahami pengelolaan basis data, maka fase ini dapat dieksekusi cukup hingga level tabel, namun pada organisasi yang lain fase ini harus dieksekusi hingga ke level field dan tipe data.

TOGAF menyarankan beberapa kelompok iterasi yang mencoba mengelompokkan fase-fase ADM dalam beberapa kelompok fase sebagai berikut:

Architecture Context Iteration, yang merupakan langkah awal dalam aktivitas pengembangan arsitektur dengan membangun dan menentukan metode pendekatan, prinsip, ruang lingkup dan visi organisasi,

Architecture Definition Iteration, yang menyasar pembangunan konten arsitektur. Iterasi ini secara fokus dan berkelanjutan mencoba membedah arsitektur di level bisnis, sistem informasi yang terdiri dari data dan aplikasi, serta di level teknologi sebagai enabler implementasi konten bisnis dan konten data. Pada iterasi ini terbentuk rencana pengembangan EA yang terpetakan dalam kedalaman dan kelebaran bahasan arsitektur pada rentang waktu yang disepakati, sehingga dapat disimpulkan bahwa pada iterasi ini terbentuk blueprint dan roadmap dalam implementasi EA pada organisasi,

Architecture Transition Planing Iteration, merupakan iterasi yang memastikan kelancaran perubahan yang muncul akibat diimplementasikannya blueprint pengembangan EA,

Architecture Governance Iteration, memberikan dukungan dalam bentuk tata kelola yang harus dipatuhi oleh semua pihak yang terkait dalam implementasi EA. Tata kelola ini mengatur aktivitas-aktivitas dalam pencapaian arsitektur target yang telah ditetapkan.

Hal yang cukup menarik pada penggambaran fase-fase EA diatas adalah, peletakan fase preliminary yang berada diluar cycle. Penjelasan yang cukup menarik bahwa fase preliminary dapat dilakukan sekali untuk beberapa rangkaian cycle eksekusi fase-fase EA. Metode dan prinsip-prinsip implementasi EA dapat dilakukan satu kali untuk beberapa visi arsitektur yang berbeda. Kondisi ini dapat terjadi pada saat suatu prinsip EA telah ditentukan oleh suatu organisasi, maka prinsip ini juga harus dianut oleh semua aktivitas yang disepakati oleh organisasi tersebut.

Hal lain yang menarik adalah implementasi suatu fase ADM, dapat diejawantahkan dalam bentuk satu cycle ADM secara penuh. Misalkan fase business architecture, dapat dieksekusi sebagai suatu siklus lengkap dari fase ADM dalam implementasi proses bisnis tertentu. Selain mengenal sifat iteratif dalam eksekusi fase-fase ADM, maka dikenal juga sifat rekursif dalam masing-masing fase ADM.

Setiap perkembangan pada implementasi fase-fase ADM merupakan implementasi dari Enterprise Continuum. Namun hasil dari implementasi ADM akan mempengaruhi koleksi solusi yang tersedia pada Enterprise Continuum, sehingga Enterprise Continuum dapat dikatakan sebagai “Virtual Repository” yang menyimpan semua aset yang tersedia pada perusahaan, termasuk model arsitektur, pola arsitektur, deskripsi atau artifact-artifact lain yang berada di dalam lingkungan perusahaan maupun yang berada dalam lingkup industri yang lebih luas.

Eksekusi fase-fase ADM yang bersifat iteratif dan rekursif dapat membentuk rangkaian identifikasi, definisi, representasi, spesifikasi dan configurasi yang pada kerangka kerja Zachman dipandang dari perspektif user dan nama model.

gambar dari : Zachman.com

  Implementasi fase-fase ADM sangat erat kaitannya dengan implementasi kerangka kerja Zachman yang juga merupakan salah satu kerangka kerja implementasi EA.

=Zuliansyah=

[sebuahdiskusi]

BISNIS vs TEKNOLOGI INFORMASI : Perspektif tentang EA

Pemenuhan kebutuhan dan tujuan bisnis merupakan acuan pelaksanaan semua aktivitas perusahaan baik yang bersifat strategis maupun operasional. Pencapaian visi dan misi perusahaan diejawantahkan dalam setiap kinerja setiap unsur organisasi perusahaan hingga menjadi Key Performance Indicator(KPI) di tingkat per individu. Tingkat pemenuhan KPI individu dalam suatu periode evaluasi merupakan tolok ukur pencapaian visi dan misi perusahaan yang ditungkan dalam blue print dan road map pengembangan bisnis korporat.

Dalam era perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat, dapat menjadi salah satu trigger perubahan dan adaptasi arah perkembangan bisnis. Adaptasi bisnis terhadap perkembangan teknologi informasi dapat diimplementasikan dengan menentukan arah solusi teknologi informasi menyesuaikan keputusan arahan bisnis, yang dalam beberapa literatur disebut dengan business driven.

Pendekatan yang lain adalah arah perkembangan dan implementasi teknologi informasi menentukan arahan bisnis, yang disebut juga dengan IT driven. Kedua pendekatan tersebut sebaiknya tidak menjadi perdebatan yang berkelanjutan, mengingat keduanya dilahirkan guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan yang sama. Strategi yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana menerapkan business driven maupun IT driven menjadi langkah-langkah konkrit dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Pendekatan dari arahan bisnis dapat dimulai dengan menentukan pihak mana saja yang berkepentingan dan berinteraksi dalam suatu proses bisnis perusahaan, sehingga dapat disimpulkan terdapat dua entitas penting dalam arahan bisnis, yaitu stakeholderssebagai pihak yang berkepentingan dan berinteraksi dalam mengimplementasikan semua proses bisnis yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sudut pandang proses bisnis dapat disebut dengan “HOW” space.

Pendekatan dari ranah teknologi informasi dimulai dengan kelebihan fungsionalitas solusi dan perkembangan teknologi informasi yang dapat digunakan dalam mendukung dan memberikan akselerasi pencapaian tujuan perusahaan. Solusi teknologi informasi yang dapat mempengaruhi arah pencapaian bisnis dapat dikelompokkan dalam sejumlah building blocks. Sudut pandang proses bisnis dapat disebut dengan “WHAT” space.

Keterkaitan antara peran proses bisnis dan fungsi yang disediakan oleh solusi teknologi informasi, menjadi alasan penting munculnya kajian tentang Enterprise Architecture (EA). EA berupaya memastikan koherensi antara “HOW” space dan “WHAT” space. Koherensi tersebut dilakukan dengan memetakan proses dan fungsi berdasarkan requirements dari stakeholders dan solusinya yang telah disediakan dalam building blocks sesuai kedalaman dan rantang waktu implementasi yang tersedia.

TOGAF sebagai kerangka kerja EA menawarkan solusi koherensi antara “HOW” space dan “WHAT” space. Selain koherensi vertikal tersebut, dibutuhkan juga koherensi secara horizontal yang memastikan bahwa setiap stakeholder melakukan/berpartisipasi pada suatu proses yang terkait satu sama lain dalam mencapai tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan perusahaan. Kepastian koherensi horizontal di “HOW” space menjadi dasar dalam membentuk building blocks yang juga terkait sesuai fungsinya.

Jika pada suatu manajemen rumah sakit mengenal proses pendaftaran pasien, rekam medis, penanganan medik, hingga rawat inap dan rawat jalan, maka setiap proses tersebut merupakan ranah “HOW” space. Proses-proses tersebut tentunya tidak akan terkelola dengan baik jika tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP), petunjuk pelaksanaan atau petunjuk teknis yang menjadi pedoman bagi setiap pelaku pelayanan kesehatan. Alat bantu lain yang dibutuhkan dalam mendukung terlaksanakan kualitas pelayanan misalnya jaringan komputer, perangkat keras komputasi dan berbagai alat pendukung lainnya. Alat bantu, SOP, juklak dan juknis, merupakan beberapa contoh building block yang berada pada ranah “WHAT” space.

“HOW” space dalam TOGAF didesain dan direpositori dalam bentuk model referensi yang disebut dengan Architectural Continuum dan “WHAT” space didesain dan direpositori dalam bentuk Solution Continuum. Koherensi dalam Architectural Continuum dan Solution Continuum membentuk Enterprise Continuum. Pada contoh manajemen rumah sakit, Enterprise Continuum merupakan gabungan “HOW” space  dan“WHAT” space yang bersinergi menghasilkan kinerja pelayanan kesehatan yang optimal.

  Architectural dan Solution Continuum dapat disesuaikan dengan bidang usaha perusahaan. Dalam kajian EA yang lebih umum, dikenal sebagai Foundation Architectures yang pada TOGAF  menggunakan Technical Reference Model (TRM). TRM memodelkan proses-proses yang berbeda sebagai pembangun Enterprise Continuum. TRM misalnya digunakan untuk memodelkan arsitektur untuk perusahaan manufakturing secara umum

Pada kajian yang lebih mendalam, TOGAF memperkenalkan Common Systems Architectures yang dapat menggunakan Integrated Information Infrastructure Reference Model (III-RM). Model referensi in mencoba memandang setiap proses dari ruang lingkup yang dikelola, sehingga memunculkan hubungan subset dan superset antar proses. III-RM misalnya digunakan untuk arsitektur perusahaan penyedia jasa yang merupakan pemusatan kajian manufakturing yang lebih pada penyediaan kebutuhan jasa.

Kajian yang lebih mendalam dilakukan dengan membangun Industry Architectures yang dapat dicontoh sebagai perusahaan penyedia jasa supply chain dan jika dibutuhkan lebih detail lagi, maka dapat dibangun Organization-Specific Architectures yang dapat dicontohkan sebagai perusahaan penyedia jasa finansial pada proses supply chain.

Enterprise Continuum dibangun dari rangkaian iterasi TOGAF Architecture Development Method (ADM) yang dalam iterasinya dapat membentuk model referensi yang semakin lengkap seiring dengan perkembangan iterasi pada ADM. Jika ADM merupakan metoda dalam mengembangan EA, maka bersama Enterprise Continuum, dapat terbentuk Architecture Model(AM) yang lengkap untuk suatu organisasi.

Kolaborasi ADM dengan Enterprise Continuum kemudian dapat dimodelkan dalam bentuk TOGAF Content Metamodel yang dalam bentuk sederhana adalah sebagai berikut:

  Kedalaman implementasi EA dikelompokkan dalam bentuk klasifikasi model pada Architecture Landscapes yang terdiri dari:

Strategic Architecture,

Segment Architecture,

Capability Architecture.

Setiap landscapes merupakan cara pandang dalam menggunakan model referensi yang sesuai, sehingga dapat mencapai dan membentuk AM yang tepat dan komprehensif, termasuk dalam membentuk Metamodelnya.

=Zuliansyah=

[sebuahdiskusi]

APAKAH SUATU PROYEK DIPERLUKAN?

Tidak dapat disangkal bahwa pada dasarnya setiap aktivitas yang dilakukan oleh insan pelaku bisnis ditujukan dalam pencapaian tujuan, misi dan visi perusahaan. Dalam perspektif pengembangan sumber daya manusia, kita mengenal manajemen kinerja yang diejawantahkan dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI) baik dilevel divisi, bagian, unit, hingga individu. Sering kita mendengar istilah cascading perspektif organisasi yang misalnya berdasarkan Balanced Scorecard (BSC) menjadi sasaran atau KPI hingga ke tingkat per individu.

Pencapaian KPI individu, akan mendorong tercapainya KPI unit yang jika dirunut lebih lanjut, dapat menjadi trigger dalam upaya tercapainya tujuan perusahaan. Setiap perilaku dan aktivitas para insan pelaku bisnis seharusnya didasarkan pada upaya pencapaian tujuan perusahaan. Titik tolok ukur keberhasilan proses bisnis adalah passion dan eagerness dari setiap insan pelaku bisnis.

Salah satu aktivitas yang dilakukan oleh para insan bisnis adalah mengelola perencanaan, implementasi hingga terminasi suatu proyek yang diharapkan output proyek dapat memberikan nilai tambah dan percepatan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Dalam banyak organisasi, pengelolaan proyek menjadi unsur penting penentu apakah KPI unit atau organisasi dapat dipenuhi atau tidak. Posisi strategis keberhasilan pengelolaan proyek sering kali mengkonsumsi waktu dan aktivitas para insan pelaku bisnis. Namun apakah para insan pelaku bisnis benar-benar paham arti penting semua aktivitasnya bagi pencapaian tujuan perusahaan? Apakah mereka yakin bahwa yang mereka perjuangkan benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan? Apakah mereka yakin bahwa semua perjuangan mereka akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi perusahaan dan bagi individu mereka sendiri?

Seharusnya pemanfaatan sumber daya manusia tentunya diarahkan pada efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan perusahaan, begitu juga dengan penentuan proyek yang akan dikelola dalam kurun waktu tertentu yang dipetakan pada ketersediaan dan kapabilitas semua sumber daya perusahaan termasuk sumber daya manusia.

Pemilihan dan pengelolaan proyek harus didasarkan pada:

Acuan aktivitas harus merepresentasikan langkah pada pencapaian tujuan perusahaan,

Menentukan pengelola proyek yang kompeten dan mempunyai pengaruh yang cukup dalam mengelola semua stakeholder dan mempunyai passion dalam pencapaian tujuan perusahaan,

Sepakat dalam menentukan alat bantu, dan metodologi yang digunakan dalam pengelolaan proyek,

Melaksanakan semua perencanaan sesuai dengan koridor yang telah disepakati bersama oleh semua stakeholder,

Melakukan evaluasi terhadap semua pencapaian baik yang berhasil maupun yang gagal, serta membuat dan melaksanakan semua perbaikan yang diperlukan untuk mengembalikan arah pencapaian sesuai dengan perencanaan yang telah disepakati oleh semua stakeholder.

Pada umumnya perusahaan menggunakan 4 perspektif BSC yaitu ‘Keuangan’, ‘Pelanggan’, ‘Proses Internal’ dan ‘Pembelajaran dan Pertumbuhan’. Setiap perspektif dapat didekomposisi dalam beberapa Tema Stratejik. Tujuan dibentuk berdasarkan tema stratejik masing-masing yang tingkat keberhasilannya dinyatakan dalam satuan ukuran pencapaian misalnya dalam satuan bulan serta dengan penentuan target deadline misal 6 bulan dan seterusnya.

Daftar inisiatif proyek yang telah dikoleksi sebelumnya kemudian dipetakan pada masing-masing tujuan yang telah didekomposisi dalam 4 perspektif BSC. Seperti digambarkan diatas, hasil pemetaan daftar inisiatif proyek dan perspektif BSC menghasilkan informasi proyek mana saja yang perlu di perhatikan dalam mencapai tujuan tertentu. Selain itu dari pemetaan tersebut, dapat diekstrak informasi tentang proyek apa saja yang sebenarnya tidak mendukung satu pun tujuan perusahaan sehingga proyek tersebut dapat dicoret dari daftar inisiatif proyek yang akan dikelola. Tidak menutup kemungkinan pula bahwa suatu tujuan seperti pada ‘Tujuan Internal 3” yang tidak didukung oleh inisiatif proyek yang ada, sehingga perlu inisiatif baru dalam mendukung dan akselerasi pencapaian “Tujuan Internal 3”.

Pemetaan daftar inisiatif proyek pada perspektif BSC menghasilkan daftar proyek yang akan dikelola. Tantangannya adalah apakah semua inisiatif proyek harus dilakukan secara paralel? Atau apakah ketersediaan pendanaan dapat mendukung implementasi secara paralel? Tantangan-tantangan tersebut dapat dijawab dari berbagai sudut pandang.

Sudut pandang pertama adalah ketersediaan dan kapabilitas sumber daya manusia sebagai pelaku pengelola proyek. Ketersediaan sumber daya manusia yang mempunyai kapabilitas yang cukup dalam pengelolaan proyek sering kali menjadi isu penting keberhasilan pelaksanaan proyek. Kendala yang sering muncul ke permukaan adalah perebutan personil tertentu pada beberapa proyek secara bersamaan.

Ketersediaan personil tersebut sangat mempengaruhi tingkat pencapaian keberhasilan masing-masing proyek. Kajian sumber daya manusia modern yang mengetengahkan kajian mengenai pengelolaan talent (Talent Management) dan Resource Pool menjadi salah satu solusi untuk  pemenuhan personil dengan kapabilitas tertentu dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Sudut pandang lain yang cukup penting untuk dikaji adalah fungsi ketergantungan antar proyek. Misal proyek K hanya dapat dilaksanakan jika proyek J telah berhasil diselesaikan. Fungsi ketergantungan antar proyek sangat penting untuk menentukan proyek mana saja yang dapat dieksekusi secara paralel dan proyek mana saja yang harus dieksekusi secara sekuensial.

Gambaran fungsi ketergantungan antar proyek dapat digambarkan sebagai berikut:

Berbagai sudut pandang dapat ditentukan untuk mengkaji urutan eksekusi proyek, antara lain:

Dampak keberhasilan proyek dalam mendukung strategi perusahaan,

Value yang dapat dihasilkan oleh suatu proyek,

Lama waktu implementasi proyek,

Besar biaya proyek,

Ketersediaan tim proyek,

Tingkat risiko proyek,

Tingkat perubahan yang harus dikelola.

Berdasarkan parameter-parameter sudut pandang tersebut, maka dapat ditentukan tingkat importance dan urgency masing-masing proyek. Kajian penentuan urutan eksekusi proyek dapat dilakukan dengam memperhatikan semua atau sebagian parameter-parameter diatas sesuai kebutuhan perusahaan. Penyesuaian terhadap kebutuhan perusahaan dapat dilakukan dengan pemberian bobot pada masing-masing parameter.

Dengan berbekal pemetaan ekspetasi pencapaian proyek terdapat tujuan perusahaan, fungsi ketergantungan antar proyek dan tingkat kepentingan perusahaan berdasarkan parameter-parameter terpilih, diharapkan dapat menghasilkan hasil kajian komprehensif yang dapat membantu investasi perusahaan dalam mengelola proyek serta mendapatkan manfaat sebesar-besarnya dalam pencapaian tujuan perusahaan.

=Zuliansyah=