Pengalaman Rekrutmen Management Trainee PT Astra International Tbk
Bagi yang masih asing, Management Trainee atau biasa disingkat MT adalah program fasttrack yang disiapkan perusahaan untuk mendidik calon penerus estafet kepemimpinan perusahaan karena biasanya jebolan MT langsung memegang jabatan yang relatif tinggi. MT tidak hanya di Astra saja, perusahaan seperti Telkom dengan Great People Training Program (GPTP), Mandiri, BNI, dan bank BUMN lain dengan Officer Development Program (ODP), Pertamina, PLN pun juga memiliki program MT dengan nama yang berbeda-beda, tapi intinya tetap satu.
Beranjak dari pengalaman & keresahan saya selama menjalani proses rekrutmen MT di Astra karena saya masih awam, baru lulus, dan belum sekalipun melamar bekerja di perusahaan. Saya kesulitan melewati tahap-tahap rekrutmen karena tidak ada panduan dan tidak menemukan satu artikelpun tentang seseorang yang membagikan pengalaman rekrutmennya sampai tuntas. Ya, tuntas dalam artian berhasil melewati seluruh proses rekrutmen dan menjadi bagian dari MT Astra. Kebanyakan hanya sampai di interview user, bahkan FGD. Oleh karena itu, saya ingin berbagi pengalaman, tips & trik bagi kawan-kawan yang hendak bergabung di PT Astra International Tbk. Selamat menyimak!
Bagi para pelamar yang ingin mendaftar di Astra, ada berbagai cara yang disediakan Astra yang mungkin belum banyak orang ketahui, yaitu:
- Astra Virtue. Web Astra tidak hanya berupa informasi tentang perusahaan saja, tapi ada juga tentang lowongan kerja dan karir. Pastikan untuk melengkapi persyaratan yang diminta, karena dari sinilah awal seleksi berkas dimulai. Saya mendengar sendiri keluhan teman sekampus saya, bahkan seorang lulusan FH UGM dengan IPK 3.98 (ya, hanya 1 mata kuliah 2 sks dengan nilai B, sisanya A), berprestasi (menang berbagai kompetisi nasional), punya pengalaman kerja (magang di salah satu lawfirm di Jogja), namun tidak terpanggil untuk ikut proses rekrutmen. Bagi anda yang beranggapan overspek adalah penyebabnya, saya jamin tidak, karena overspek akan dinilai pada tahap interview. Maka dari itu, cermatlah dalam melengkapi persyaratan.
- Job fair. Di beberapa kesempatan, Astra juga mengikuti even jobfair. Keuntungan jobfair di sini adalah para pelamar tidak perlu menunggu lama, dibandingkan dengan mendaftar melalui web yang harus menunggu gelombang rekrutmen selanjutnya.
-Walk-in Interview. Ya, Astra juga membuka kesempatan dengan cara mendatangi kampus-kampus. Mereka biasanya mengadakan seminar terlebih dahulu, yang diikuti dengan drop cv dan rekrutmen on the spot, namun proses rekrutmen ini paling jauh hanya sampai tahap FGD. Perlu dicatat bahwa tidak semua kampus mendapatkan kesempatan ini, sebab sepengetahuan saya, Astra hanya mendatangi kampus yang sudah mereka percayai saja.
Mari kita lanjut ke pembahasan inti, yaitu tahap-tahap rekrutmen MT Astra, beserta tips & trik.
1. Seleksi berkas. Dilakukan melalui ketiga cara yang sudah saya sebutkan di atas, tahap ini biasanya dibarengi dengan psikotes. Khusus bagi pelamar yang melewati Astra Virtue, para pelamar biasanya akan ditarik psikotes di event jobfair terdekat. Dulu, saya diberi pilihan ikut psikotes di Jakarta atau Malang, tepatnya di Universitas Brawijaya (UB), padahal rumah saya di Bandung, kampus di Jogja, dan kantor Astra ada di Jakarta. Setelah saya selidiki, rupanya Astra baru saja mengikuti event jobfair yang diadakan UB. Tips dari saya, bagi kalian yang enggan berpergian jauh cuma buat psikotes, silahkan cari tau di mana Astra akan mengikuti jobfair dalam waktu dekat, kecuali anda berdomisili di Jakarta, silahkan mengikuti seleksi di kantor pusat.
2. Psikotes. Pada tahap ini, sebelum psikotes dimulai, anda akan diminta untuk mengumpulkan CV, form data diri, dan berkas yang diminta untuk syarat kelengkapan. Psikotes sendiri terdiri dari 7 bagian dan tidak mengikuti model psikotes manapun, sebab Astra punya standar sendiri dalam menyeleksi calonnya. Adapun kelima bagian itu adalah:
-Tes kemampuan kognitif. Sepengalaman saya, tes ini berisi logika dasar, seperti "jika a, maka b."
- Tes aritmatika. Tes ini berupa deret hitung aritmarika di mana kita diminta untuk mengisi deret angka yang kosong. Tes ini banyak terdapat di jenis psikotes lain, sehingga cukup mudah untuk dipelajari tipe soalnya. Hanya saja, menurut saya pribadi, tes Astra di bagian ini lumayan sukar karena benar benar butuh hitungan. Saya sendiri hanya menyelesaikan 6 dari 30 soal yang ada. Tips: Perbanyak latihan, terutama buat kalian anak IPS yang jarang ketemu angka, juga buat IPA, jangan senang dulu, sebab tingkat kerumitan hitungannya tinggi.
- Tes analisa soal cerita. Jenis tes ini adalah soal cerita, salah satu contoh yang bisa saya gunakan untuk perbandingan adalah soal Ujian Masuk Perguruan Tinggi Negeri (UMPTN) dimana 7 orang duduk di sebuah meja bundar, a harus di sebelah c, namun tidak boleh di sebelah b. Contoh lain adalah ada 7 orang pergi ke pasar, a pergi bersama c, namun c baru berbelanja 3 jam setelahnya bersama b. Siapa yang pergi terakhir, siapa yang berbelanja ini dan itu akan menjadi pertanyaannya. Tips: jangan buru-buru. Sangat saya anjurkan untuk membuat bagan cerita untuk memudahkan menjawab.
- Tes spasial. Bayangkan saat kecil, kalian membeli sebuah majalah anak-anak yang berisi sebuah gambar yang dapat digunting dan dibentuk menjadi dadu. Tahap ini berupa gambar 6 petak bergandengan yang dapat disusun menjadi dadu layaknya hadiah majalah yang saya sebutkan tadi, lantas kita memilih gambar dadu mana yang merupakan perwujudan puzzle tersebut. Proses sebaliknya berlaku. Tips: perbanyak latihan untuk mengasah kemampuan imaginatif.
- Tes cerminan gambar. Tes ini merupakan yang paling gampang dibanding tes lain karena hanya berupa sebuah gambar yang nantinya dibolak-balik ataupun diputar. Tapi, mengingat waktu yang diberikan paling sedikit dibanding tes lain, tes ini tidak bisa dibilang mudah.
- Tes memori. Ya, tes memori ini isinya mengahafal. Peserta tes akan diberikan data berupa biodata beberapa orang untuk dihafal dalam beberapa menit yang meliputi nama, tempat dan tanggal lahir, riwayat pendidikan, jabatan kerja, nama orang tua, alamat rumah, agama orang tua dll, bervariasi tergantung pembuat soal, lalu kita akan ditanya siapa yang lahir paling dulu, siapa yang orang tuanya bernama ini, siapa yang tinggal di daerah ini dst. Tips: soal ini kelihatan susah, saya sendiri kesulitan, tapi di saat-saat terakhir saya menyadari bahwa tiap data memiliki huruf awal yang berbeda, A, C, G, dsb, sehingga patokan ini yang saya gunakan untuk menjawab soal.
-Tes kepribadian. Berbeda dari tes lain, tes ini merupakan tes dengan soal terbanyak dan waktu terlama, tapi jangan terlena karena logika kita akan ditabrakkan di sini. Tiap soal akan berbeda, tapi akan ada soal yang selalu diulang dengan kalimat dan frasa yang berbeda sehingga membingungkan peserta. Jawabannyapun relatif, tidak ada yang pasti, karena diukur dengan 'sangat setuju,' 'setuju,' 'ragu-ragu,' 'tidak setuju,' 'sangat tidak setuju'. Tips: akan sangat sulit jika tes kepribadian ini dicerminkan ke diri kita sendiri, karena menurut saya, sebagai manusia, bisa jadi hari ini saya tidak suka durian, sedangkan besoknya saya ingin makan durian. Maka dari itu, proyeksikan sebuah individu imajiner untuk dijadikan bekal menjawab pertanyaan tersebut, sehingga setiap jawaban akan selalu didasari, "apakah sosok itu akan setuju atau tidak setuju?"
Begitulah kurang lebih proses rekrutmen Astra tahap psikotes berlangsung. Tiap tes punya alokasi waktu sendiri-sendiri dan karena soal berbentuk buku, tiap lembar yang telah dilewati tidak boleh dibuka kembali. Dari tahap ini, kurang lebih dari 500 orang peserta, yang lolos sampai tahap FGD adalah 200.
3. Focus Group Discussion (FGD)
Ada banyak tipe FGD dalam proses rekrutmen, dan tiap-tiap perusahaan menganut modelnya sendiri. Astra termasuk perusahaan yang memudahkan peserta FGD karena tiap kelompok akan dibekali seorang moderator dari pihak Astra.
Peserta FGD akan dibagi menjadi beberapa kelompok dan 1 kelompok beranggotakan 6-8 orang. Setiap orang akan diberi sebuah modul berisi data dan pada sampulnya akan ada sebuah pokok masalah beserta 8 rumusan penyelesaian masalah yang telah disediakan. Peserta kemudian akan mengurutkan 8 poin tersebut dari yang paling prioritas hingga yang tidak prioritas lantas kemudian mempresentasikannya satu persatu di depan peserta lain. Segera setelah semua orang memaparkan prioritas mereka, moderator kemudian akan menunjuk peserta-peserta yang berbeda prioritas untuk menyanggah pendapat peserta lain dan peserta yang prioritasnya disanggah akan diberi kesempatan untuk membela pendapatnya. Begitu seterusnya hingga pada 5 menit terakhir, kelompok akan diberi kesempatan untuk membuat kesimpulan.
Tips: pada tahap ini, banyak orang beranggapan bahwa peserta harus aktif untuk bisa lolos tahap selanjutnya. Menurut saya, ini anggapan yang salah besar. Pada masa FGD dulu, saya sempat mencari tahu apa itu sebenarnya FGD dan apa tujuannya. FGD adalah salah satu cara penyelesaian masalah. Ibarat jika peradaban kita belum mengenal penelitian/skripsi, maka FGD adalah salah satu caranya. Berbekal dari pemahaman ini, peserta harus mengetahui, bahwa keaktifan bukan faktor utama penilaian. Peserta tidak bisa seenaknya menyanggah tiap argumen peserta lain dan mempertahankan semua argumennya sendiri karena akan dianggap bossy dan tidak bisa bekerja sama dengan peserta lain. Penilaian paling besar di sini adalah bagaimana peserta bisa memetakan masalah dan menyampaikan apa yang ada di pikirannya kepada peserta lain. Memberikan peserta lain kesempatan untuk bicara juga merupakan poin penilaian. Jadi, walaupun kesempatan berpendapat hanya sedikit, bahkan mungkin hanya sekali, buatlah satu-satunya argumen anda berarti, menjadi talking point bagi peserta setelah anda, atau bahkan meninggalkan kesan baik bagi si moderator yang menjadi penilai anda.
Selain itu juga dilihat dari bagaimana kalian menyanggah dan mempertahankan argumen, selalu pastikan kalian memiliki poin dalam setiap argumen kalian. Pengalaman saya sendiri, keinginan untuk berbicara ketika sudah di dalam forum itu begitu besar dan menggebu-gebu, tapi percayalah, tong kosong bisa nyaring bunyinya. Untuk bisa menjadi pusat perhatian tidak perlu banyak berbicara atau meninggikan suara, cukup membuat poin di mana peserta lain terpacu untuk menanggapi atau, jika mungkin, membisu dan diam setuju karena poin yang anda sampaikan benar nyata terjadi pada kenyataan dunia kerja. Saya waktu itu mendapat tema tentang "Mengurangi tingkat kebolosan kerja" dan salah satu solusi yang disediakan dalam buku panduan adalah "menambah gaji agar pekerja semangat bekerja" dan seseorang menempatkannya di urutan atas (lets say prioritas 1), lantas saya mengatakan bahwa tindakan tersebut kurang bijak karena seandainya hal itu dilakukan, efeknya hanya sementara di awal saja, bukan jangka panjang karena pengurangan persentasenya adalah akibat euforia kenaikan gaji. Pun jika itu bisa permanen, lets say kita naikkan sebesar 1 juta, apakah iya tingkat supervisor, manajer, hingga direksi akan dinaikkan sebesar nominal yang sama? Sebab 1 juta buat staff yang bergaji 5 juta, itu jumlah besar tapi untuk direksi yang gajinya bisa 50 juta, nominal tersebut bukan apa-apa. Pun seandainya semua berhasil dengan menaikkan gaji sama rata sebesar 1 juta, untuk perusahaan sekelas astra dengan jumlah karyawan 5000 lebih, itu sudah menambah beban operasional sebesar 5M tiap bulannya, dan menurut saya masih banyak cara lain yang berbiaya minim yang bisa dicoba terlebih dahulu sebelum menggunakan strategi tersebut. Argumen saya tadi memang tidak mendapat sanggahan pada waktu FGD dulu tapi semua orang setuju dan saya bisa merasakan atmosfirnya dari raut wajah dan gelagat orang-orang dalam ruangan. Argumen seperti itu adalah argumen yang mempunyai dasar dan memang banyak terjadi di dunia nyata. Bahkan, ada peserta yang bertanya saat bersantai sekeluarnya kami dari ruangan FGD, "Masnya sudah pernah kerja ya sebelumnya?" Padahal saya baru lulus dan belum pernah bekerja, tapi saya hanya menyusun skenario berdasarkan logika atas kemungkinan yang bisa terjadi. Semua itu berkat artikel yang pernah saya baca atau dari cerita atau curhatan yang pernah saya dengar. Oleh karena itu tingkatkan kepekaan dan kemampuan kalian dalam menyambungkan satu hal dengan hal lain.
Ngomong-ngomong soal logika, dalam modul panduan peserta akan terdapat data yang mungkin berbanding terbalik dengan kenyataan yang ada. Jika modul mengatakan bahwa Yamaha menguasai 90% pangsa pasar motor roda 2 dan Honda 10%, maka skenario itulah yang dijadikan fakta. Jangan sekali-kali membantah, misal dengan mengatakan datanya tidak akurat atau kenyataan di lapangan semua motor di jalanan adalah honda atau menurut koran Kompas, misalnya, mengatakan Yamaha hanya 10%.
Dalam menyanggah, tidak etis jika kita langsung menyalahkan pendapat orang lain. Kita harus melihat dari sudut pandang lain, contoh, "saya tertarik dengan pendapat saudara karena poin ini cukup berbeda di mana pada poin saya, seperti ini dan poin anda seperti itu. Saya ingin mengajak anda untuk mempertimbangkan faktor ini dan bagaimana jika ini seperti ini."
Tips terakhir dari saya, kunci prioritas utama dan terakhir sehingga pada tahap kesimpulan, prioritas teratas dan terbawah yang kelompok anda gunakan adalah sama dengan prioritas anda, sisanya dari 2-7 bisa menyesuaikan. Caranya mengunci sendiri bisa bermacam-macam tergantung kreatifitas, saya sendiri menggunakan dalil peraturan perundang-undangan karena kebetulan saya lulusan hukum. Dan perlu diketahui, tidak berhasilnya kelompok membuat kesimpulan dalam waktu yang ditentukan membuat nilai semua orang dalam kelompok tersebut berkurang drastis, bahkan ada kelompok yang seluruh pesertanya gagal karena tidak berhasil membuat kesimpulan.
Di tahap FGD ini, dari 200 peserta, yang melanjutkan ke tahap selanjutnya adalah kurang dari 50.
4. Wawancara user. Ada 2 tahap wawancara, yakni tingkat user, dan tingkat direksi. Pada tahap ini, anda akan diuji kapabilitas anda dalam bekerja, sejauh mana anda akan mampu menghadapi tantangan kerja nanti. Pada tahap ini, biasanya, termasuk saya sendiri, akan diberikan materi untuk presentasi yang dibagi menjadi penjelasan lini bisnis Astra dan bagaimana peran HR dalam bisnis Astra. Setelah presentasi akan ada sesi inti, yaitu wawancara itu sendiri.
Presentasi tidak perlu yang berwarna-warni dan bergambar meriah. Inti dari presentasi adalah user ingin melihat sebaik apa anda dalam mempelajari masalah yang diberikan, seberapa detil anda memetakannya, dan seberapa baik anda menyampaikannya. Presentasi saya sendiri hanya berupa tulisan, sama sekali tidak ada gambar. Saya sendiri menyarankan untuk membuat alur bagaimana caranya presentasi anda bisa bersambung dari satu topik ke topik lain, apalagi jika bisa menyambungkan ke visi/misi yang sedang ingin dicapai perusahaan.
Pada sesi wawancara, anda akan ditanya lini bisnis Astra, prospek di tiap-tiap lini, dan peserta juga akan ditanya inovasi apa yang anda miliki/pikirkan dari 7 lini bisnis tersebut. Anda akan ditanya seputar program MT yang akan anda jalani dll. Kesemuanya bersifat teknis.
5. Wawancara direksi. Pada tahap ini peserta akan berhadapan dengan panel yang merupakan jajaran direksi atau manajemen tingkat atas Astra.
Sejauh yang saya ketahui dan belum bisa ditemukan buktinya sejauh ini, Astra memperhatikan 2K, 2 aspek penting dalam menyeleksi calon MT, yakni kompetensi dan kepribadian. Aspek kompetensi peserta akan dikupas habis dalam interview user dan pada tahap interview panel, aspek kepribadian akan ditelanjangi bulat-bulat. Ya, anda akan ditanya tentang masa-masa sekolah/kuliah dulu, alasan mengapa mengambil jurusan, alasan memilih univ, rekam jejak akademik, masa-masa menjalani kegiatan organisasi, prinsip hidup, logika berpikir, pendirian, kehidupan sosial, kehidupan karir.
Salah satu bocoran pertanyaan dari saya dan yang menurut saya merupakan ciri khas pertanyaan pada tahap ini adalah, "pencapaian terbesar apa yang kamu miliki?" Atau, "Kegagalan terbesar apa yang pernah kamu alami?" Dari pertanyaan ini saja akan memunculkan subpertanyaan yang nantinya memetakan bagaimana sesungguhnya karakter peserta ini. Mereka juga akan menilai kecocokan anda dengan kultur kerja Astra.
Terakhir dan tidak kalah penting, panel akan melontarkan sebuah permasalahan dan peserta akan diminta menggambarkan permasalahan tersebut, nantinya pasti akan diikuti berbagai subpertanyaan untuk menanggapi argumen anda.
Oiya, di akhir sesi, tepat sebelum penutupan, panel akan bertanya, "Sebelum kita akhiri, sejauh ini, apakah ada yang ingin saudara tanyakan?" Dan jangan sekali-kali kamu bilang cukup. Setelah kamu membuat kesan baik di depan panel sejak awal pertemuan, kenapa nggak berikan kesan yang lebih dengan memberikan pertanyaan penutup yang lebih membuat kamu bakal diingat berbeda dari kandidat lain? Saya sendiri pada saat itu bertanya, "Sejak awal, saya sudah mencoba menyelidiki hal-hal seputar MT Astra, tapi saya merasa belum puas. Boleh saya bertanya kepada panel, 'sebenarnya apa tujuan diadakannya program MT? Seperti apa program atau kegiatannya selama menjalani MT? Apa ekspektasi yang diharapkan dari perusahaan dari seorang lulusan MT?'" Saya jamin panel akan berdecak kagum karena panel saya pada waktu itupun memuji pertanyaan saya dengan mengatakan, "Pertanyaan kamu bagus sekali, ini baru pertama kalinya ada yang bertanya seperti itu."
6. Pemaparan program MT, offering letter, dan MCU.
Peserta yang sampai di tahap ini boleh merasa lega karena telah melewati hampir keseluruhan tahap seleksi. Peserta akan dijelaskan tahapan program MT beserta outputnya, juga lembaran kertas berisi gaji, tunjangan, bonus, dan penalti (kontrak lengkap menyusul setelah MCU). Selanjutnya anda akan MCU di daerah manapun yang anda kehendaki secara gratis karena tagihan akan dikirm langsung ke kantor. Setelah dinyatakan lulus MCU, anda akan disodorkan kontrak lengkap dan telah resmi menjadi bagian dari program MT Astra. FYI, pada masa interview panel-pun semua biaya perjalanan (jika anda dari luar kota) akan diganti oleh pihak Astra.
Astra pada tahun saya hanya menerima 22 orang untuk program MT. Jika dihitung-hitung, 22 itu sangat sedikit mengingat dari Malang saja yang ikut dari tahap awal, yaitu psikotes adalah 500 orang, belum yang dari Yogyakarta, Jakarta, dan kota-kota lain yang tidak saya ketahui jumlahnya.
Anyway, berbagi pengalaman adalah cara bersyukur tersendiri buat saya dan karena hanya sebatas inilah saya mampu berbuat baik kepada sesama.
I wish you the best luck.
