On the way to self recovery, one major deal that I made with the universe was you take care of the quality and I take care of the quantity. I was tough, because perfection was driven in, but it was also the month of November the month of “World Quality Month” no one ever talked about quantity. It was a crazy one never really thought about quality. That made me realize so many different things…
Mijn experiment: 30 dagen zonder email
"Wat zag ik nou? Lees je je email nog maar 1x per dag en stuur je zelf geen email meer?” vroeg mijn manager verward, nadat ze mijn out of office reply had ontvangen als reactie op een mailtje dat ze me stuurde. "Dat klopt” zei ik. "Ik stuur al ruim een week geen email meer - wat trouwens niemand door heeft gehad - en het leek me tijd dat eens te vertellen..” De verwarde blik werd zowaar nog verwarder. "Euh, een kop koffie dan maar?” vroeg ik lachend.
Dat moment weet ik nog heel goed. Ik vond het spannend. Stiekem een beetje eng zelfs. Maar het was zo leuk.
In het volgende half uur vertelde ik mijn manager dat ik graag een test wilde doen om 30 dagen geen email te versturen. Ik geloof namelijk dat de manier waar op we met elkaar samenwerken - vaak via e-mail - meer tijd kost dan het oplevert, stress veroorzaakt, onpersoonlijk en helemaal niet leuk is. Ze knikte, "Oke, als er maar geen dingen onbeantwoord blijven of blijven liggen”. Nadat ik beloofde op alles te blijven reageren, alleen op een andere manier, stemde ze snel in. Ze was wel benieuwd waar het toe zou leiden. En dat vind ik nog steeds heel stoer van haar!
Les #1 Kennis en ervaringen delen, zonder daar direct iets voor terug te verwachten, leidt tot mooie dingen
Om iedereen met wie ik samenwerkte zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van mijn experiment, startte ik een blog op internet. Mijn experiment deed veel wenkbrauwen fronsen. "Huh, geen email!? ALLES gaat toch via de email!?”, "Dat kan nooit”, "Wat gaaf, hoe dan?” en "Belachelijk!”. Waren reacties die ik kreeg. Het gevolg was veel leuke gesprekken (en veel koppen koffie) over een onderwerp wat ik erg leuk bleek te vinden: Slimmer samenwerken.
Aan iedereen vertellen waarom ik dit experiment deed, leverde nog iets moois op. In de 1e week kwam ik in contact met een van de aanleiding van mijn challenge, Kim Spinder. Ze had mijn blog gelezen en vond het super tof! Ze bood me aan samen een presentatie te geven voor mijn collega’s met mijn bevindingen en ervaringen. Stoer! De datum werd geprikt in augustus.
Les #2 Doen waar je blij van wordt, is het leukste wat er is. Start vandaag. Niet morgen pas.
Mijn challenge rondde ik met gemak af. En al voor de 30 dagen voorbij waren, besloot ik door te zetten. Ik stop definitief met e-mail. Het leverde me zoveel op. Het kan veel slimmer. Er zijn zoveel alternatieven die handiger zijn. Ik bespaarde onmiddellijk 3 uur per dag. Ik rondde in die maand 5 projecten af die al lander dan 6 maanden op mijn to do lijst stonden.
En ik had het op mijn werk nog nooit zo naar mijn zin gehad.
In augustus gaven Kim en ik samen een presentatie voor 35 collega’s van de brandweer, politie, ambulancedienst, GGD en Veiligheidsregio. Het leidde tot een slimmer samenwerken traject binnen de Veiligheidsregio Hollands Midden.
Kon mijn presentatie achteraf gezien beter? Absoluut! Was ik een expert op het onderwerp? Absoluut niet! Het belangrijkste voor mij? Ik vond het geweldig. Mijn eigen verhaal en ervaringen vertellen om mensen te helpen slimmer te leren (samen)werken. Geweldig!
Daarom bleef ik bloggen. Daarom vroeg ik direct aan Kim of ik niet een keer een dag met haar mee kon. Daarom bleef ik in mijn dagelijkse werk kijken hoe het slimmer, effectiever en leuker kon. Op dat moment kreeg ik van een aantal mensen de vraag of ik mijn verhaal wilde vertellen voor hun team of afdeling. Natuurlijk wilde ik dat! Op één voorwaarde. Ik wilde er niets voor terug. Ik wilde namelijk ontdekken of ik het écht leuk vond.
Als je het leuk vindt om te doen voor een fles wijn, is de kans groot dat je het ook leuk vindt voor 100 euro per uur...
Negen maanden na het beginnen van mijn challenge, nam ik mijn volgende grote beslissing. Ik nam ontslag van mijn vaste baan. Een nieuwe uitdaging en aan de slag met datgene waar ik echt blij van word: Mensen helpen slimmer te leren samenwerken en helpen hun (werkende) leven effectiever en leuker te maken.
Les #3 Een leven zonder email bestaat. Een geweldig leven zelfs.
Hoewel heel veel mensen die ik spreek een leven zonder e-mail niet voor kunnen stellen. Weet ik dat het anders kan. En of ik mijn inbox mis? Totaal niet. En de daar mee gepaard gaande stress trouwens ook niet. Ik kan gerust zeggen dat ik niet in een sociaal isolement zit. Ik ben proactiever, productiever en heb meer focus op wat echt belangrijk is dan voorheen. Ik heb uitstekend contact met familie, vrienden en kennissen. En haal voldoende klussen binnen om te kunnen doen wat ik leuk vind. Ook zonder e-mail!
De We Quit Mail week van 13 t/m 19 mei
Nu, bijna een jaar later, ben ik dan ook super trots dat ik samen met Kim Spinder van 13 t/m 19 mei de week van het stoppen met e-mail organiseer. Iedereen kan zich opgeven om in 7 dagen de eerste stappen te zetten naar een leven met minder e-mail. Alleen en als groep. We geven je leuke opdrachten en uitdagingen om te ervaren hoe het anders kan. Op 14 mei organiseren we een WQM meetup/boeklaunch/borrel. Ook daarvoor ben je van harte uitgenodigd. Laat je weten dat je komt?
Waarom? Het is tijd voor een andere manier van werken. Het is tijd voor een andere manier van denken. Je e-mail zo snel mogelijk met tingeltjes, mapjes en gekleurde vlaggetjes verwerken lost namelijk niets op. Een wijs man zei ooit:
A problem cannot be solved with the same mindset that created them. - Albert Einstein
Kom daarom los uit je inbox en ervaar hoe het anders kan. Join the movement!
###
Wil je mij helpen? Deel deze blog binnen je netwerk
De challenge
1. 30 dagen geen uitgaande e-mail. Simple as that!
2. Inkomende mail maar 1x per dag bekijken en verwerken.
3. Mijn omgeving moet niet hemel en aarde hoeven bewegen met mij te kunnen communiceren. Dit staat of valt met het vinden van slimmere en leukere alternatieven.
Mijn verwachtingen/bedenkingen
1. Ga ik informatie missen?
2. De reactie en acceptatie van anderen. Toen ik over de challenge nadacht en het besprak met collega's, varieerden reacties van "leuk, succes!" tot "belachelijk"
3. Ik denk dat ons emailgebruik ons tijd kost, stress oplevert en dat communiceren en samenwerken slimmer en leuker kan.
Mijn bevindingen
1. Bang zijn dat je iets mist. Of zoals ik nu weet. FOMO: Fear Of Missing Out, is in het begin lastig. Na een paar dagen merk je: Ik mis NIKS. Of althans, dat denk ik, want wat je mist weet je natuurlijk niet ;-). Nee, gekkigheid. Juist door persoonlijker contact te zoeken dan e-mail, spreek je meer mensen waardoor je in minder tijd, meer kunt regelen en afspreken. De zinnen: "Nu ik je toch spreek, wat vind je hiervan…" en "Toch handig dat ik je even gesproken heb..." heb ik heel vaak gehoord de afgelopen 30 dagen.
2. Mensen reageren positief! Ik heb niemand gesproken die het zelf leuk vindt een volle mailbox te hebben. De challenge zet je aan het denken over hoe je zelf communiceert. Jezelf afvragen waarom je iets doet zoals je het doet, is iets positiefs. En iets wat ik te weinig heb gedaan. Zeker als ik druk ben. Maar door jezelf de 'waarom-vraag' te blijven stellen, haal je juist de druk van de ketel! 95% van de mensen die ik heb gesproken - en dat waren er meer dan normaal doordat ik door iedereen werd aangesproken - vertelde e-mail vaak geen handige manier van communiceren te vinden. Ze weten alleen geen beter alternatief. Iedereen gebruikt het. Het overgrote deel zei benieuwd te zijn naar mijn bevindingen en ervaringen.
3) Ons emailgebruik kost tijd, levert stress op en communiceren en samenwerken kan slimmer en leuker. We denken dat het snel en makkelijk is 'even een mailtje te sturen', maar hier gaat heel wat (verborgen) tijd aan verloren. Iemand mailen die je de volgende dag toch spreekt. Iemand mailen die aan de andere kant van de gang zit. Een mail sturen met meerdere vragen om vervolgens halve antwoorden terug te krijgen. En zo heb ik nog tientallen voorbeelden!
Mijn conclusie
Ik heb vaak niet nagedacht over mijn manier van communiceren en had onbewust geaccepteerd dat ons e-mailgebruik ons tijd kost, stress oplevert, niet leuk is en er nu eenmaal bij hoort..
Het allergrootste voordeel heb ik tot het laatst bewaard en vooraf had ik niet gedacht dat dit zoveel impact zou hebben op mijn dagelijkse werk/leven. Mijn dagen zijn niet meer georganiseerd rondom mijn mailbox, wat mij veel proactiever maakt. Als ik 's ochtends begin, open ik niet eerst mijn mailbox om te concluderen dat ik 50 ongelezen berichten heb -> Oeff, stress!! Ik ga nu eerst aan de slag met actiepunten die al op mijn to do lijst staan en waarvan ik eerder al heb bepaald dat ze belangrijk zijn! Een fantastisch gevoel!
Juist de projecten waar je tegen op ziet en die op korte termijn niet direct resultaat opleveren, maar waarvan je weet dat als je ze hebt gedaan je voldoening voelt en ze op de lange termijn ontzettend nuttig zijn. Dat zijn de projecten die je voor je uitschuift, omdat ze niet dringend genoeg zijn/lijken. Door me minder afhankelijk te maken van mijn mailbox, heb ik mij voornamelijk kunnen focussen op juist die projecten. Ik heb de échte controle over wat ik doe terug.
Daarmee durf ik te zeggen dat ik productiever ben geweest dan ooit. Een bizarre ervaring, omdat ik juist dacht dat het beantwoorden van vijf e-mails om 10 uur 's avonds productief was…
De 30 dagen zijn nog niet voorbij, maar ik ben overtuigd! Wil jij jezelf ook overtuigen? Probeer het 30 dagen uit! Wat heb je te verliezen?
###
Wil je me helpen? Deel deze blog met je netwerk
Blog updates ontvangen? Volg mijn pagina (rechtsboven)
Voorbeelden: "Ik moet van mijn manager mijn documenten aanleveren via de mail." Of: "Wij doen intern nu eenmaal alles via e-mail, dat is zo afgesproken." En: "Als ik stop met e-mail ben ik onbereikbaar voor externen en weet ik niet meer wat er allemaal speelt."
Leuk, want hierdoor raak ik nog enthousiaster en gemotiveerder verder na te denken over het "Waarom" van ons e-mailgebruik. En meer overtuigd van het feit de manier waarop we (samen)werken effectiever, efficiënter en persoonlijker kan.
Oftewel, het is tijd voor de volgende stap:
Vanaf 1 mei verstuur ik de hele maand geen e-mail en stel ik een afwezigheidsbericht in waarin ik toelicht dat:
Ik mijn mailbox 1x per dag check op ingekomen e-mail (om 1400 uur)
Ik zelf geen mail meer verstuur en het mogelijk is mij voor echte spoed te contacten via telefoon/Whatsapp/sms/Twitter/LinkedIn/'in-het-echt' etc.
Waar ik tegen aan ga lopen? Geen idee. Ongetwijfeld tegen "problemen". We gaan het zien. Wat we daarna gaan doen? Ik weet het niet. Eerst deze 30 dagen. Ik heb er zin in :-D
Zelf ook enthousiast geworden? Of juist kritisch? Deel het via Twitter: @weijerskevin
Op deze vraag is helaas niet een antwoord. Het hangt af van wat je wilt. Klinkt logisch. Toch? Toch wordt vaak vergeten dat al deze tools, tools zijn. Hulpmiddelen. Geen doelen op zich, maar beschikbaar om jou (en je team van collega’s) te helpen.
Daarbij speelt online ervaring ook een belangrijke rol. Ben je handig met nieuwe dingen? Of heb je even nodig om te wennen? Ga je zelf aan de slag? Of heb je liever dat iemand het je uitlegt?
Een logisch en begrijpelijk gevolg: De reacties op deze tools zijn heel verschillend
1. Er zijn heel veel tools. Fijn. Er kan dus blijkbaar heel veel! Aan de slag!
2. Er zijn heel veel tools. Lastig. Wat kan er allemaal? En waar begin ik in hemelsnaam?
Sommige mensen willen niets van deze tools weten. Ik denk dat het onmogelijk is je te verzetten tegen deze ontwikkelingen. Ze zijn er. Ze blijven er.
Je voordeel er mee doen, is de beste optie. Betekent dit dat je alle 43.628 tools moet gebruiken? Absoluut niet. Sterker nog, rust jezelf uit met de vaardigheden en het vertrouwen dat jij de regie hebt over de tools. Bepaal zelf welke tool je waarvoor gebruikt en welke niet.
Weet welke smaken er zijn en bepaal zelf wat je lekker vindt.
Jezelf vaardig maken, kan op allerlei manieren. Zelf een tool uitkiezen en aan de slag gaan. Een collega, kennis of vriend om hulp vragen. Een trainer inhuren die jou (en je team) op weg helpt in het verkennen van de mogelijkheden. Uiteraard is dit laatste een van de dingen die ik doe, en ben ik meer dan blij als ik je mag helpen. Maar dat is niet het doel van deze blog.
Als je al wat online ervaring hebt, help dan de mensen om je heen die dit niet hebben. Heb je nog weinig of geen online ervaring, schakel dan hulp in. Hoe je het doet, doe je het. Zorg dat je zelf de regie krijgt en houdt: Ontdek wat er is en gebruik wat je nodig hebt.
Succes!
###
Leuke blog? Deel hem met je netwerk.
Updates: Volg mijn pagina rechtsboven, of connect op social media
Op internet zijn talloze (vaak gratis) tools beschikbaar waarin je met een groep mensen kunt samenwerken. Discussies voeren, documenten delen, en zelfs samen aan documenten werken om dubbel werk te voorkomen.
Welke ik gebruik? Dat is afhankelijk van de behoeften van de groep waarmee ik samenwerk. Wanneer de focus ligt op het samen opstellen van een document, is Google Drive handig. Als het puur gaat om het delen van bestanden, is Dropbox handig. En soms is het Facebook, Trello, Sharepoint of iets anders.
Het gaat niet om de tool, maar om de mindset. De tool(s) zijn namelijk ondersteunend aan de behoefte van de groep die wil samenwerken. En dat is de essentie. Dus nog een keer: Het gaat niet om de tool, maar om de mindset.
Zodra je dat beseft en je openstelt voor een nieuwe manier van samenwerken, is alles mogelijk. Meer tijd, minder stress en betere resultaten. Een veel effectievere, waardevollere en leukere manier van (samen)werken.
Wil je dat dit slaagt?
1) Inventariseer eerst de behoeften van de groep. Wat jullie gaan doen en wat hebben jullie nodig?
2) Vervolgens kies je daar de juiste tools bij en zorg je dat iedereen met de tools overweg kan.
3) Maak heldere afspraken over hoe je met elkaar gaat samenwerken. Wat communiceren jullie met elkaar? Hoe vaak communiceren jullie met elkaar? Dat soort vragen.
4) Zie het als experiment en laat ruimte voor "opstartprobleempjes".
5) Ga vooral aan de slag en onthoud, er kan heel veel.
Heb ik nog steeds je aandacht? Dan volgt nu de reclame: Klinkt dit als iets voor jouw team, afdeling of projectgroep? Of wil je meer informatie? Neem contact op. Ik help je graag.
