Travail de groupe @team-top-blog - Tumblr Blog

Introduction

Nous avons créé ce Tumblr afin de conseiller les futures promotions du master TOP dans leurs travaux de groupe, à partir de recherches et de nos expériences, vu que nous aussi, on est passés par là ! Évidemment ce Tumblr est adressé principalement aux étudiants, mais aussi aux curieux et à toute personne s’intéressant aux travaux de groupe. Nous allons ici traiter d’un certain nombre de sujets, dont vous pouvez voir la liste ci-dessous.

N’hésitez pas a commenter nos articles, à nous donner votre avis sur les divers sujets, à partager vos expériences avec nous afin d’enrichir ce travail ; ça aussi, c’est un travail de groupe !

Lors de notre premier semestre de M1, nous avons eu une dizaine de travaux de groupe. La constitution de ces groupes, le nombre de membres, les objectifs et les tâches étaient très différents selon les matières. Par exemple nous pouvions avoir des groupes de 2 comme des groupes de 8, avec des personnes que nous connaissions auparavant ou non, effectuer une proposition commerciale d’intervention sur le bien-être des salariés d’une banque, faire une intervention ergonomique auprès de professionnels ou encore une recherche scientifique sur un thème. Comme vous le voyez, les travaux étaient très variés. Il a fallu s’adapter rapidement et faire face à diverses problématiques, ainsi qu’apprendre de ces erreurs. Savoir travailler en équipe est une compétence indispensable dans le monde du travail comme dans les études, et à travers ces différents articles nous allons tenter de vous donner des pistes et des conseils sur le bon fonctionnement d’un groupe.

#introduction #sommaire

Faut-il ou non travailler avec ses amis?

C'est la grande question au moment de constituer les groupes : Est-ce que je me mets avec mes amis ? Ou plutôt avec de nouvelles personnes ? Ou des personnes qui travaillent bien ?

→ Plusieurs critères entrent en jeu : - Facilité à se voir : par exemple celui qui habite près de chez moi. - Facilité à s'entendre : par exemple mes amis justement. - Facilité à travailler ensemble : par exemple quelqu’un qui a des méthodes de travail proches des miennes. - Facilité à demander d’intégrer un groupe : c’est vrai que ce n’est pas toujours évident de demander à des gens que l’on ne connaît pas (mais il faut savoir dépasser ses limites !)

Le tout est de savoir ce qu'il faut privilégier pour faire fonctionner correctement le groupe. C'est très variable selon la personnalité des membres.

Voyons les avantages et inconvénients à travailler avec ses amis :

→ Avantages : - Sincérité avec ses amis, qui facilite la communication du groupe : je sais que je peux leur dire ce que je pense. - Vous connaissez vos amis, et savez comment leur parler : je sais comment leur dire les choses de façon à ce qu’elles soient bien prises. - Le travail en groupe peut alors être plus agréable : je suis content de passer un moment avec mes amis ; même si on est en train de travailler c’est sympa.

→ Inconvénients : - Notamment si vous n’avez jamais travaillé ensemble, rien n’assure que, juste parce que vous vous entendez bien en dehors, vous n’allez pas rencontrer de problèmes en travaillant avec eux. - Vous risquez, en étant trop sincère, de blesser vos amis. Parce que vous êtes amis, vous pensez peut-être que vous pouvez vous permettre de manquer de retenue et de diplomatie avec eux. Et il n’est pas dit qu’ils le prennent bien très longtemps. - Vous prenez le risque de vous fâcher avec vos amis : si ça se passe mal lors du travail en groupe, il n’est pas dit que vous restiez amis très longtemps. - Si, à l’inverse, vous cherchez à tout prix à ne pas blesser vos amis ou vous fâcher avec eux, vous risquez d’avoir trop de retenue, de ne pas leur dire ce que vous pensez réellement de leur travail ou de leur attitude dans le groupe. Ça pourrait nuire à la productivité du groupe, et créer des tensions avez les autres membres si vous allez jusqu’à défendre vos amis et faire preuve de mauvaise foi. - Il risque également d'y avoir trop de digressions lors de vos réunions. Face à vos amis, il est tentant de vous raconter votre week end plutôt que de travailler. L’amitié peut alors nuire à la productivité du groupe. Et si certains membres du groupes ne font pas partie de votre cercle d’amis, ils risquent de se sentir mis à l’écart. - En travaillant toujours avec les mêmes personnes, vous passez à côté d’une belle occasion d’apprendre de nouvelles choses sur vous-même et sur les autres. Et le jour où vous devrez travailler avec des gens qui ne sont pas vos amis, vous ne saurez pas forcément comment faire.

→ En conclusion : Il ne faut pas forcément éviter de travailler avec vos amis, mais il est important de savoir que ce n’est pas forcément parce qu’on est amis qu’on travaille bien ensemble. Vous avez probablement des amis avec lesquels vous pouvez sans problème travailler, et d’autres avec lesquels il vaudrait mieux éviter.

#amis #formation #début #organisation

Première séance

On dit que les premières impressions se font dans les premières secondes. C’est pour ça que le premier rendez-vous est le plus important. Si vous voulez démarrer d’un bon pied, voilà quelques conseils sur les objectifs que vous devriez vous fixer pour cette première séance.

Faire connaissance. Tout au long de la séance vous allez pouvoir apprendre à connaitre des personnes avec qui vous n’avez pas vraiment de liens, ou découvrir les autres différemment, à vous cerner les uns les autres. Il est également nécessaire de réserver une partie de cette réunion pour que chacun parle de ses points forts et ses points faibles, de sa façon de fonctionner en groupe. Par exemple, si tu es timide, le dire au premier rendez-vous permettrait d’éviter par la suite que, si tu participes peu, cela soit interprété comme un manque d’investissement plutôt que comme une difficulté à oser prendre la parole. Procéder ainsi permettra aussi à chacun d’aider les autres à dépasser leurs limites, de voir les points sur lesquels ils doivent travailler et de pouvoir les accompagner.

S’accorder sur les objectifs du devoir. Sur les attentes du groupe concernant le sujet, la consigne, et sa mise en œuvre. C’est une étape primordiale ; il est possible que tout le monde n’ait pas compris les consignes de la même façon, ou n’ait pas la même vision du travail en groupe et de la finalité du devoir. La discussion est primordiale à cette étape ; elle permet d’établir le fil conducteur du devoir. Il est important de discuter et d’exposer ses avis, sans s’auto-censurer.

Établir des normes, des règles de fonctionnement du groupe. Il est essentiel de se mettre d’accord dès le début sur les règles à adopter, sur ce que l’on considèrera comme acceptable ou non. Parce que nous n’avons pas tous les mêmes attentes à la base. Par exemple : peut-on ou non consulter son téléphone durant les séances ? Pour que tout se passe bien par la suite, il est important d’établir dès le début certains principes : la politesse, les règles concernant la participation, ou le feedback par exemple. La meilleure façon d’introduire les normes reste le dialogue, même si des indices non-verbaux peuvent être utilisés (par ex. adopter un air agacé si quelqu’un arrive en retard dès ce premier rendez-vous).

Not to do : Négliger d’accorder du temps pour remplir ces objectifs, que vous considérez peut-être comme une perte de temps, et vouloir directement commencer à avancer dans le travail, chercher une problématique et un plan. Ce n’est vraiment pas une bonne idée ! Si vous pensez avoir gagné du temps ainsi, vous verrez que ce n’est pas le cas quand vous en perdrez ensuite à résoudre des problèmes qui auraient pu être évités si vous aviez pris la peine de suivre nos conseils.

#première #séance #début

Des réunions ?

L’un des enjeux du travail en groupe est l’optimisation du temps. Va alors se poser la question de savoir combien de réunions faire, combien de temps elles devront durer, et quand privilégier le partage du travail ou l’utilisation d’outils en ligne.

→ Inconvénients des réunions : - Très coûteux en terme de temps : 2 heures de réunion, dans un groupe de 4 personnes, ça représente 8 heures de travail, pas 2. Ces heures auraient-elles pu être mieux employées individuellement ? - Nécessite que tout le monde soit disponible au même moment, ce qui peut être compliqué, notamment quand l’on a plusieurs travaux de groupe en parallèle. Si ces réunions sont effectuées en présentiel, implique également du temps de transport et est parfois impossible notamment quand certaines personnes sont en voyage par exemple.

→ Avantages des réunions : - Permet de renforcer la qualité des relations : constituer un groupe véritable, apprendre à se connaître, se permettre des digressions,... Mais aussi limiter les conflits car nos propos ont moins de chances d’être mal pris (ce dont nous reparlerons plus tard) et on prend plus le temps de discuter, d’évoquer aussi les points positifs... - Utile à la pensée divergente : quand il faut trouver des idées, permet de rebondir sur les propositions des autres, étoffer, discuter, ne pas se limiter... - Permet parfois de gagner du temps : notamment lorsqu’il y a des points à débattre, quelque chose sur quoi se mettre d’accord. En parler directement sera plus rapide qu’un long échange de messages, notamment quand on n’est pas tous connectés en même temps et qu’un point qui aurait été résolu en 5 minutes en réunion peut rester en discussion plusieurs jours.

→ Combien de réunions ? Tout va dépendre du travail à effectuer. Il serait inutile par exemple de décider dès le début de se voir chaque semaine. L’idée est de faire des réunions seulement quand c’est utile, et que ces réunions permettent véritablement d’avancer.

→ Quand privilégier les réunions ? - au début de la vie du groupe - pour générer des idées et prendre les décisions importante - pour partager les tâches et faire du feedback

→ Combien de temps ? - Tout dépend de l’objectif de la réunion : l’important est d’avoir défini l’objectif de la réunion et de se laisser suffisamment de temps remplir les objectifs fixés. - Ni trop court, ni trop long : Des réunions trop courtes créent de la frustration (on n’a pas pu faire tout ce qu’on voulait), du stress, et nuisent à la qualité relationnelle. Si les réunions sont trop longues, on aura tendance à beaucoup s’écarter du sujet, plus de mal à se concentrer, et paradoxalement on avancera moins. L’idée est de trouver le bon équilibre. - Fixer ou non le temps de la réunion ? Oui. Avoir des réunions sans heure de fin définie permet de s’assurer que les objectifs de la réunion seront remplis. Mais on s’expose alors aux mêmes problèmes que pour les réunions trop longues ou trop courtes, avec en plus des différences entre les individus, qui seront potentiellement une cause de différents. Certains vont vouloir prendre leur temps, et d’autres vouloir terminer la réunion le plus vite possible. Fixer une heure de fin (au moins indicative, avec la possibilité de l’étendre si besoin) va permettre que les attentes soient partagées. La possibilité de faire ou non des digressions sera évaluée au regard du temps restant.

#organisation #provisoirement fini #temps #réunions

Confiance

La confiance est un élément important dans la réalisation d’un travail de groupe. Il est important de pouvoir faire confiance aux autres ; de pouvoir savoir que chacun respectera ses engagements, mais aussi d’avoir confiance dans la capacité de chacun à réaliser la tâche qui lui est confiée.

→ Nos conseils : - L’idéal serait que, lors du partage des tâches, chacun soit conscient de ses forces et faiblesses, les verbalise, et de ne se voir ainsi que confier des tâches que l’on est capable de réaliser. Cela suppose également d’avoir confiance en soi-même ; il est difficile d’attendre que les autres aient confiance en toi si tu te décris comme incompétent. - Exprimer sa confiance dans les autres ; ne pas supposer qu’il s’agit d’une évidence. Ne pas exprimer de doutes, faire sentir que l’on n’a pas confiance, ou se fier à des impressions premières qui sont peut-être infondées. Personne ne peut se montrer digne de confiance si tu ne lui donnes pas l’occasion de le faire ; ce qui suppose d’accorder ta confiance en premier lieu.

→ Confiance, mais pas trop... - Confiance ne veut pas dire confiance aveugle. Il ne s’agirait pas de ne pas vérifier ce que les autres ont fait, ou de ne pas exercer ton esprit critique sur le travail effectué. Même si leur travail est de bonne qualité, il y aura toujours des points de désaccords et des visions différentes potentiellement enrichissantes, ou des améliorations possibles. Mais prends garde à la façon dont tu fais les feedbacks. - Il y a parfois dans les groupes des individus auxquels on aura tendance à accorder trop de confiance, que l’on pense plus capable que les autres. Or, il est également important d’exercer son esprit critique sur le travail qu’ils effectuent. Ne pas penser “il sait probablement mieux que moi, il doit avoir ses raisons pour avoir écrit ça”, ne pas hésiter à poser tes questions, formuler ton avis, émettre des critiques et confronter les idées. Il est absurde de penser que ton avis n’aurait rien à apporter à son travail ! Chacun a besoin de feedback, et le travail de chacun peut être enrichi par les autres.

#relationnel #travail #tâche

mépris, jugement, préjugés

Nous avons tous au fond de nous, des préjugés et des idées sur une ou plusieurs personnes, parfois sans fondement, sur la base de certaines rumeurs ou ouïs-dires. Ces préjugés peuvent nuire au bon fonctionnement du groupe, à sa cohésion, à son efficacité, et être source de conflits.

→ Effets des préjugés négatifs. - Rendent les membres du groupe antipathiques. - Alimentent le rejet (pouvant aller jusqu’à l’ostracisme) - Favorisent l’intolérance - Gaspillent l’énergie - Rendent la communication difficile - Alimentent la méfiance et l’individualisme - Nourrissent la peur du regard de l’autre - Renforcent les jeux de pouvoir

Il est donc très important de ne pas laisser ses préjugés et ses impressions remplacer un jugement plus adéquat qui serait fondé, juste, et souvent plus nuancé.

→ Pour éviter cela nous vous conseillons de : - Vous exprimer et vous expliquer dès la première séance - Développer votre empathie envers les autres afin de mieux comprendre les comportements de chacun - Éviter de généraliser - Être ouvert au débat ! - Se fier à des faits réels et non pas aux rumeurs. - Aller à la source de l’information - Multiplier les sources d’information - Éviter les conclusions hâtives

#préjugés #jugement #communication #relationnel

Pensée divergente

Ah ! La pensée divergente ! Source de créativité et d’innovation, pierre angulaire de la génération d’idées, elle peut être nécessaire et utile dans le travail de groupe, mais aussi apparaître comme un frein au bon déroulement du travail collectif. Quelle est cette méthode et comment doit-on l’utiliser ?

→ Moment de la divergence

Durant les premiers instants d’un travail de groupe, il est toujours compliqué de savoir vers où l’on va, quoi faire et comment. Dans un premier temps il est donc essentiel de se documenter sur le sujet concernant le travail collectif (s’il est défini à l’avance), avant de diverger. Diverger c’est proposer au groupe des idées, des pistes, des questions qui nous viennent à l’esprit. C’est réaliser des associations d’idées avec des connaissance préexistantes et en rebondissant sur les participations des autres membres du groupe. Le but étant de produire un maximum d’idées possibles, qu’elles soient réalisables, sensées ou totalement farfelues, cela n’a que peu d’importance dans ce temps là. Mais pour que cela fonctionne, la pensée divergente requiert un climat où le jugement demeure absent, sans moquerie, sans que l’on ressente la peur de dire une bêtise ou la gêne qui suit les railleries de ses camarades. De plus, il faut savoir écouter les autres, ne pas hésiter à poser des questions que l’on trouve stupides ou qui pourraient tout remettre en question.

→ Moment de la convergence

La divergence est utile surtout au début du travail. Mais vient toujours un moment où il faut choisir les idées les plus pertinentes, appliquer les meilleures propositions, bref aller de l’avant. C’est le temps de la convergence. Il faut maintenant faire le tri dans la profusion d’idées que vous avez formulées (Quoi ?! vous n’en avez que trois ? Dans ce cas retournez à la case « divergence »). Pour cela, revenez aux consignes, replacez les idées formulées dans le cadre et jugez de la pertinence de celles-ci, débattez, argumentez afin de garder le meilleur, le plus pertinent de ce que vous aviez proposer, quitte à fusionner des idées ou en parfaire d’autres. Mais essayez de ne pas vous laisser entrainer dans un nouveau cycle de divergence (c’est plus facile à dire qu’à faire…). Enfin quand il y a une décision à prendre, il faut s’interroger et voir si tout le monde est vraiment d’accord ; aller chercher ce qui pose problème et pas uniquement se contenter d’un simple acquiescement.

#diverger #converger #idées #créativité #choix #décision

Ecoute & expression

Quelques conseils à suivre pour favoriser la communication et le partage des informations et des idées dans un groupe. Pour savoir s’exprimer et savoir écouter.

→ Ne pas se censurer soi-même : Parfois, on peut avoir peur d’exprimer ses idées par crainte du jugement. Ou on n’ose pas le faire parce qu’on pense que notre idée n’est pas pertinente, ou qu’elle ne correspond pas forcément à la question que l’on se pose. Pourtant, qui sait si les autres membres du groupe ne pourront pas rebondir sur notre idée et l’améliorer ? Qui sait si notre idée n’est pas plus pertinente qu’on ne l’aurait pensé ?

→ Exprimer ses idées avec conviction : Souvent, beaucoup d’idées sont exprimées et on n’accorde pas beaucoup d’attention à certaines. Parfois, ces idées étaient les moins intéressantes, et il faut bien faire une sélection. D’autres fois, la sélection ne se fait pas sur le contenu des idées, mais plutôt sur la façon dont elles sont exprimées : si une idée est énoncée sans beaucoup de conviction, sur un ton de doute, comme si ça ne valait pas la peine de l’écouter, ou bien de façon peu claire ou peu argumentée, elle a des chances d’être rejetée. Parfois, ces idées ne sont même pas entendues. Il faut bien sûr être prêt à abandonner une idée si elle ne semble pas pertinente aux autres membres du groupe, mais il faudrait auparavant l’avoir exprimée d’une façon claire et argumentée, s’être exprimé clairement, en essayant véritablement de la communiquer.

→ Ne pas censurer les autres : Ne pas monopoliser le temps de parole, et ne pas rejeter trop vite les idées qui ne nous semblent pas pertinentes. Prendre le temps de vraiment écouter ce que les autres ont à dire, de s’assurer d’avoir bien compris ce qu’ils pensent et pourquoi, et voir s’il y a moyen d’améliorer les idées. Concevoir la conversation comme un échange et une construction commune, pas comme une compétition avec un gagnant et des perdants.

→ Solliciter l’expression de ceux qui ne s’expriment pas spontanément : Demander leur avis, montrer que leur point de vue nous intéresse. Chercher à intégrer tout le monde. Penser que si quelqu’un ne s’exprime pas, ce n’est pas forcément parce qu’il n’a pas d’avis, et que chacun a quelque chose à apporter au groupe. Créer dans le groupe l’atmosphère d’écoute bienveillante qui permettra à chacun d’exprimer son point de vue sans crainte du jugement.

#communication #expression #écoute #tâche #pensée divergente

Les décisions importantes

Quand le groupe doit choisir parmi différentes possibilités, et que le choix effectué influencera l’orientation du projet par la suite : il s’agit d’une décision importante. Ces décisions ne sont pas à prendre trop rapidement, et elles ne sont pas à prendre seul ! Il est essentiel, pour qu’il s’agisse véritablement d’un travail de groupe, que tous les membres du groupe soient impliqués dans la prise de ces décisions importantes.

→ Nos conseils :

- Informer les autres membres du groupe des prises d'initiative. Ces dernières sont louables car il ne faut pas se reposer sur les autres. Cependant il faut toujours avoir en tête que c'est un travail d'équipe et que les conséquences sont partagées. Il est important de partager ses initiatives avec les membres du groupe et de prendre en considération leurs avis avant de se lancer.

- S'organiser pour que tous les membres du groupe soient présents le jour de la prise de la décision. Il est important de se réunir pour échanger son analyse et ses idées avec les membres du groupe : que ce soit pour s’assurer de l’accord de tous, pour comparer les différentes possibilités, ou pour essayer d’intégrer les différentes idées pour former une solution nouvelle.

- Délibérer pour optimiser les résultats de la décision. Il est important d’interroger tous les membres du groupe (même ceux qui ne s’expriment pas spontanément), afin de trouver un consensus regroupant tous les avis et les critiques de chacun. Nous conseillons le processus entonnoir ; qui consiste à commencer par envisager toutes les options, puis procéder par éliminations successives jusqu’à ne garder que la meilleure.

- Faire preuve d’esprit critique : réfléchir à chacune des solutions proposées, voir en quoi elle convient mais aussi quels en sont les inconvénients. Analyser tous les paramètres qui pourront impacter les conséquences de la décision. Il ne s’agit pas de se contenter de dire que l’on est d’accord avec l’idée qui semble la plus sympa, ou que les autres semblent adopter à l’unanimité : il faut véritablement s’interroger.

#décision #important #choix

Comment gérer des travaux de groupe en parallèle ?

Cette année, la transition avec la licence est difficile, tous les dossiers à faire sont donnés en même temps, dès le début de l'année, ainsi que les deadlines. A partir de là, il faut s'organiser ! Nous avons tous un certain nombre de dossiers à travailler en groupe, avec des personnes différentes qui ont, elles aussi, d'autres travaux, ainsi qu'une vie ! Il est alors très difficile de s'organiser, et il est facile de se laisser déborder, de trainer dans un dossier et de prendre du retard, et mettre ainsi votre travail et vos collègues dans une situation désagréable.

Pour bien s'organiser, nous vous conseillons de :

→ Planifier les séances

Celles qui auront besoin d'être faites en face à face avec tous les membres du groupe ainsi que celles qui peuvent être faites en nombre restreint ou via skype par exemple (ce qui peut économiser le temps de trajet pour certains d'entre vous qui peuvent habiter loin) - Voir notre article sur les réunions

→ S'organiser au niveau du groupe

Afin de faire un rétro-planning efficace. Il n'est pas nécessaire de réserver tous les lundis de 15h à 17h si le travail ne l'impose pas. [Par exemple en ergonomie, entre la prise de rendez-vous avec les professionnels à observer, et l'observation, il n'est pas forcément nécessaire de convoquer le groupe entier.]

→ Si possible, s'organiser au niveau de la classe.

Cette solution est difficile à mettre en place nécessite une grande organisation et communication, d'autant plus difficile compte tenue du nombre de personnes concernées. Elle consisterait à dédier un jour et une tranche horaire spécifique a un dossier, identique pour toute la classe. Par exemple, tous les lundis après-midi sont dédiés au dossier d'EBM. Cela permet de faciliter la prise de rendez-vous pour tout le monde, compte tenu de la constitution des groupes différente selon les matières/dossiers. Cela éviterait d’avoir tant de mal à trouver une date, parce qu’untel a déjà une réunion avec tel autre groupe, et qu’il est rare que tout le monde soit disponible. En pratique, cette solution reste difficile à instaurer, d’autant plus que, même pour une même matière, tous les groupes ne vont pas consacrer le même temps.

→ Organiser son propre travail

Il est facile d'être débordé, et de ne pas arriver à assurer dans tous les dossiers en même temps. Il est primordial de respecter les deadlines décidées dans vos groupes respectifs : pour cela il faut travailler au fur et à mesure. Des jours sont libérés dans la semaine afin de laisser le temps nécessaire pour travailler les différents dossiers. Il est important de travailler chaque jour, et de ne pas s'y prendre au dernier moment. Le fait de travailler ses dossiers et d'envoyer son avancement aux autres membres du groupe peut avoir un effet motivant sur tout le groupe. De même, cela vous évitera la pression du dernier moment, sachant que les rendus des différents dossiers sont souvent proches des partiels. C'est quand même dommage de se mettre en difficulté alors que ce n'est pas si compliqué à éviter ! ;)

#parallèle #travaux #surcharge #organisation

Répartition des tâches et sous-groupes

Dans un groupe de travail il est très important de se répartir les tâches afin que tous les membres ne fassent pas la même chose ni en doublon.

→ Dans l’idéal, il faudrait chercher à répartir les tâches selon 3 règles simultanées.

1. Selon les tâches et non pas les sous parties du plan ! En effet, souvent dans un groupe de travail on défini le plan ensemble puis on se sépare le travail à la façon “tu fais le grand 1, je fais le grand 2, il fera l’introduction et la conclusion”. Le gros problème avec cette méthode est qu’il n’y a aucune cohérence dans la rédaction finale, et que les transitions sont souvent inexistantes. Effectivement, la personne qui rédige le “grand deux” le fait en même temps que celle qui rédige le “grand un”, sa rédaction ne s’inscrit donc pas dans la continuité. Cela demande un travail supplémentaire par la suite car il faut tout relire et supprimer les informations qui sont répétées dans les deux parties, uniformiser le style de rédaction qui est alors très différent selon les individus. En bref, ce n’est pas une bonne solution ! La répartition selon les tâches et plus pertinente, mais dépend énormément du type de devoir. Une personne qui est douée en rédaction peut prendre en charge cette partie, dans la mesure où d’autres personnes prennent en main la recherche documentaire par exemple, ou les entretiens. Certaines tâches doivent se faire en commun, comme la prise de décisions par exemple.

2. Selon les atouts de chacun L’objectif d’un travail de groupe est de mettre en commun les compétences de chacun pour produire un travail supérieur à celui d’un travail individuel. Pour que les compétences de chacun soit profitables au travail commun, il faudrait que chacun prenne les tâches qui correspondent à ses points forts, à ses compétences. C’est l’idée à suivre mais ça ne peut pas être le seul critère. Premièrement, parce qu’il n’est pas dit que les compétences de tous les membres du groupe soient complémentaires : il est possible de se retrouver dans un groupe où tout le monde est très doué pour la recherche documentaire et personne n’est doué pour la rédaction. Deuxièmement, parce que procéder ainsi ne permet pas de progresser : il ne faut pas rester dans sa zone de confort et seulement faire le travail que l’on sait faire ! Une bonne idée serait de prendre en charge des tâches sur lesquelles on est très à l’aise, mais aussi d’autres sur lesquelles on l’est moins, peut-être alors en binôme avec quelqu’un de plus compétent.

3. Sur la base du volontariat. Cela permet de limiter les conflits, et de rendre le travail plus agréable. Il n’est pas question d’imposer à qui que ce soit une tâche qu’il ne se sent pas capable de remplir, ou qu’il n’a aucune envie de remplir. Même si quelqu’un est compétent en rédaction, ce n’est pas dit qu’il ait envie de rédiger tous les dossiers dans chacun de ces groupes. On peut avoir envie de tenter autre chose, ou ne pas aimer quelque chose pour lequel on est pourtant doué. Il faut faire preuve de bonne volonté, discuter ensemble, et trouver un accord entre les différentes personnes du groupe.

→ Lorsqu’on sépare les tâches en différents sous groupes, il y a certaines règles à respecter :

COMMUNIQUER : il faut sans cesse tenir au courant les autres membres de l’avancement de vos tâches, il ne faut surtout pas faire le travail de son côté sans en tenir informé les autres membres. Cela créerait des tensions, augmenterait le risque de quiproquos, de doublons etc.

FEEDBACK : il faut faire un retour sur ce que vos collègues font, les tenir informer, donner son avis de façon pertinente, respectueuse et constructive,...

Faire VARIER les sous groupes : Ne travaillez pas toujours avec la même personne en binôme, dans un groupe de quatre par exemple. Essayez de changer de partenaire selon les tâches. En effet vos différents coéquipiers ont des compétences différentes il est pertinent de les changer afin d’enrichir vos propres connaissances grâce à eux. Et puis, vous pourriez découvrir quelqu’un avec qui vous arrivez mieux a travailler que votre coéquipier habituel.

#répartition #tâches #team #organisation

Le partage des informations

Lorsque nous travaillons en groupe, nous avons tendance à penser que tout le monde possède les mêmes informations que nous, ce qui n’est pas forcément le cas. Partager les informations est essentiel pour pouvoir fournir un travail de bonne qualité.

→ De façon générale : garder à l’esprit que tout le monde n’a pas forcément les mêmes informations que nous ou ne voit pas les choses de la même façon. Chercher activement à partager les informations et solliciter activement le partage d’information de la part des autres.

→ Lors des phases de recherche, où souvent chaque personne lit plusieurs articles et accumule énormément d’informations. Pour pouvoir articuler ces informations et construire un plan, il est essentiel d’avoir une idée de l’ensemble des informations recueillies. - La solution qui n’en est pas une : Demander à tout le monde de lire tous les documents trouvés. Cela fait perdre énormément de temps et n’est pas productif. De plus, tout le monde ne retiendra pas les mêmes choses. - Ce qui n’est pas suffisant : Faire une fiche sur chaque article et lire les fiches des uns et des autres. La plupart du temps, ces fiches sont trop longues, et toutes les informations ne sont pas retenues. - Ce qu’il faudrait faire : Que chacun fasse une synthèse courte de toutes les informations recueillies, en mettant en évidence les points qui seront important pour le devoir. Mettre à disposition cette synthèse par écrit, mais aussi la présenter aux autres à l’oral et s’assurer que tous les points importants soient évoqués, et en discuter ensemble. Confronter les informations recueillies par les différentes personnes.

→ Lorsque l’on attribue des tâches à chacun, ou que l’on définit ce qui est à faire pour la prochaine séance. - S’assurer : que tout le monde a compris les choses de la même façon, de noter par écrit ce dont l’on convient afin de ne pas oublier. - Attention : Chacun doit savoir ce qu’il fait mais aussi ce que font les autres, afin de s’assurer que les tâches ne se recouvrent pas.

→ Problèmes liés à l’utilisation du drive : Certaines conversations ont lieu dans les commentaires, des points sont débattus et la conversation est fermée et donc disparaît une fois un accord trouvé. Tous les membres du groupe ne passant pas sur les fichiers au même moment, beaucoup ne sont pas au courant de ce qu'il s’est passé, des points qui ont été discutés, n’ont pas l’occasion de donner leur avis. - Ce qu’il faudrait faire : Privilégier les réunions pour les points à discuter. Solliciter l’avis de tout le monde au lieu de seulement en parler avec les personnes connectées à un moment donné. Laisser les conversations ouvertes. Prendre un rôle actif, regarder régulièrement ce qu’il se passe, s’intéresser, ne pas forcément attendre d’être sollicité.

Lorsque l’un des membres du groupe est absent ou en retard à une réunion : - L’absent : Ne pas hésiter à demander ce qui a été fait, à poser des questions,... - Les autres : prendre en note pendant la réunion toutes les informations dont la personne aura besoin.

#informations #communication #travail #provisoirement fini

Les outils

Grâce aux nouvelles technologies, il est dorénavant beaucoup plus aisé de travailler en groupe. En effet des outils de collaborations ont foisonné dernièrement et facilitent grandement le suivi de l’évolution de travaux, la suggestion de modifications à apporter à un dossier ou tout simplement la communication entre membres du groupe. Nous vous présenterons ici quelques uns des outils que nous avons utilisés.

→ Facebook

Facebook, leader mondial des réseaux sociaux est effectivement un outil incontournable pour le travail collaboratif, surtout chez les étudiants. Etant donné le nombre de personnes ayant un profil sur ce site, il y a de grande chance pour que vos collègues s’y trouvent et y soient nichés plus que de raison. Ce réseau social devient alors un des moyens les plus efficace de contacter un membre du groupe rapidement. De plus, la possibilité de créer des conversations groupées et des groupes secrets permet de tenir tout le monde au courant de l’avancement du projet en permanence. On peut aussi noter la fonctionnalité de remplacer un fichier posté sur un groupe par sa dernière version à jour, réaliser des sondages afin de faire participer tout le monde à une prise de décision ou de connaître l’avis de chacun.

→ Les mails

Les mails c’est pratique pour prendre contact, pour informer tout le monde d’une décision importante et être sûr que chacun le lise et puisse l'archiver, ou bien pour envoyer à tous les membres la version finale d’un dossier. Mais il devient très vite compliqué de communiquer uniquement avec ce médium. En effet, personne n’est constamment en train de vérifier si un nouveau mail lui a été envoyé, les conversations à plusieurs deviennent rapidement compliquées à suivre et l’on se perd dans les différentes versions des dossiers finaux ou des parties de chacun. Enfin certains fichiers que l’on souhaite partager peuvent être trop lourds pour être envoyés par mail.

→ Les drives

Le drive est l’outil idéal pour le partage de fichiers. Que cela soi des articles scientifiques, des vidéos ou des fichiers Office. On peut citer parmi ceux-ci : Dropbox, One Drive, iCloud ou Google Drive. Ce dernier permettant en plus du stockage et partage de fichiers, de créer des documents collaboratifs mis à jour en temps réel, ce qui offre la possibilité à tous les membres d’un groupe de travail de travailler et avancer sur un même fichier tout en observant les modifications des autres. De plus, comme chaque modification est enregistrée, il est toujours possible de revenir à une version antérieure ou bien de voir qui a modifié quoi après coup. Il est aussi possible d’annoter les fichiers et de proposer des suggestions (qui doivent êtres acceptées par les autres pour être appliquées) afin de modifier le document. Enfin, Google en gardant cette méthode de fichier collaboratif a développé son propre outil de conception de questionnaires (Google Forms).

→ Les outils de téléconversation

Ici, nous faisons surtout référence à Skype, il est très pratique de faire des conversations à plusieurs via cet outil. Cependant il faut bien veiller à instaurer des règles lors de ces communications : ne pas tous parler en même temps par exemple, ni juste avec un collègue (même si c’est parfois tentant ; les autres ne peuvent plus participer car ça ne permet pas les conversations croisées) ! Cet outil, combiné avec le Google drive permet de discuter rapidement et efficacement des modifications, tout en les voyant en temps réel sur le drive. Utiliser Skype rend la discussion et l’échange d’informations bien plus facile lorsqu’il est parfois difficile de se voir en face à face avec ses collègues.

→ Les plannings en ligne

Durant un travail de groupe, il peut aussi être intéressant de connaître l’emploi du temps et les disponibilités des membres du groupes. Pour cela, on peut utiliser des plannings en ligne qui autorisent le partage de son calendrier avec les personnes choisies. Des applications comme Doodle, Outlook ou le Calendrier d’Apple le permettent. Grâce à ceux-ci, il est possible de créer des événements ou des alertes partagés, informer de modifications dans ses disponibilités. Parfait pour fixer un créneau pour une réunion de groupe ou gérer des travaux de groupe en parallèle par exemple !

→ Les outils de bibliographies et références.

Petite astuce pour faire ses bibliographies lors de rendus de dossier : Mendeley. Ce logiciel permet de s’échanger des listes bibliographiques, de s’envoyer des articles, de rédiger la bibliographie en normes APA par exemple. Et fait gagner un temps fou ! Il vous permet d’y charger vos articles afin de toujours y avoir accès peu importe l’ordinateur sur lequel vous vous trouvez.

Bien évidemment ces outils combinés forment la panoplie parfaite pour un bon télétravail en équipe ! De plus, ils sont gratuits !

#outils #facebook #mail #planning #drive #communication

Problèmes relationnels liés à l’utilisation des outils en ligne

L’utilisation des outils en ligne pour communiquer par internet, notamment des systèmes de messagerie ou de commentaires sur Google Drive, peut augmenter le risque que nos propos soient mal pris, et donc nuire aux relations dans votre groupe et potentiellement créer des confits.

→ Quelques exemples courants :

En ajoutant des commentaires et des suggestions directement dans le corps du texte sur Google Drive, on a tendance à ne pointer que ce qui est négatif. Non seulement on a tendance à être plus exhaustif, et faire des remarques sur tout ce qui pourrait être amélioré (même si globalement c’est déjà satisfaisant), mais aussi on ne pense pas à évoquer ce qui est positif. Tu ouvres le fichier pour voir les commentaires que les autres ont mis sur ta partie, et tu risques d’avoir l’impression de se sentir noyé sous les critiques, que les autres ont considéré son travail comme mauvais ; alors que ce n’est souvent pas le cas !

De même, si quelqu’un modifie le travail de quelqu’un d’autre sans en parler avec lui, cela peut donner lieu à du ressentiment et à une impression de dévalorisation et de manque de confiance.

Lorsqu’on utilise les systèmes de messagerie en ligne ou de drive pour donner un feedback sur le travail des autres, ou pour se répartir les tâches, il manque les informations véhiculées par les expressions et l’intonation. Or, ces informations sont importantes. Sans elles, ce qui était une demande ou une suggestion peut être vu comme un ordre, ce qui était un avis ou un questionnement peut être vu comme une affirmation,... Untel te fait une remarque et tu n’arrives pas à savoir si c’est quelque chose qu’il considère important, si il est gêné, en colère, ou simplement en train de plaisanter ou de faire une remarque légère,...

→ Quelques conseils pour pallier à ces problèmes :

Ne modifie pas la partie de quelqu’un sans son autorisation : privilégie les suggestions et les commentaires.

De manière générale, essayez de privilégier les rendez-vous pour tout ce qui est feedback ou répartition du travail. Afin d’éviter les déplacements, Skype ou un autre moyen de communication par vidéo peut être utilisé ; mais essayez de choisir un moyen permettant de se voir (ou au moins de s’entendre) plutôt que simplement par écrit.

Croisez les outils - Les commentaires et suggestions peuvent être utilisés comme support pendant la réunion en direct ou par Skype : ils permettent de se souvenir des points à mentionner et de repérer facilement les parties du texte concernées. Mais en parler en se voyant permet de dire et expliquer les remarques sans qu’elles soient mal interprétées, et de parvenir ensemble à trouver un accord plutôt que risquer l’impression de se voir corrigé et imposer quelque chose.

Si vous voulez éviter d’avoir à trouver un créneau horaire commun, le feedback peut quand même être fait par écrit, à condition de prendre quelques précautions. Quand tu relis la partie de quelqu’un, ne te contente pas de commenter des points précis du texte sur Google Drive, mais écrit aussi un message pour faire un feedback sur la globalité du travail effectué, en mentionnant simplement les principaux aspects négatifs, mais aussi et surtout les aspects positifs (de façon générale, essayez de suivre nos recommandations concernant le feedback)

Quand tu es en position de recevoir du feedback écrit, garde à l’esprit que tu es susceptible de mal interpréter les intentions des autres, qu’il te manque les informations véhiculées par les expressions et intonations. N’hésite pas à demander plus d’informations ou d’explications sur l’état d’esprit de la personne qui donne le feedback et son avis global sur ton travail. Pense bien que ce n’est pas parce que quelqu’un trouve quelque chose à améliorer qu’il pense que ce que tu as fait n’est pas bien.

Avoir au préalable appris à se connaître et développé une certaine confiance et une bonne qualité relationnelle permet aussi de faciliter la compréhension des intentions des autres et de limiter les risques de malentendus et de mal prendre ce que les autres disent. Il est donc conseillé d’avoir suivi nos recommandations concernant la première séance.

#outils #communication #conseils #relationnel

Motivation(s) et implication ?

On a tous des motivations différentes qui nous font préférer une chose plutôt qu’une autre, et ces préférences impactent notre implication dans le travail.

→ Dans un groupe, chacun a ses propres motivations. Il est important de les prendre en considération afin de fixer des objectifs sous-jacents au résultat final, qui satisfont tous les membres du groupe.

Certains sont motivés par le thème du travail. C'est donc un élément très important pouvant laisser place à l’épanouissement et la curiosité en rendant le travail plus agréable. C'est toujours plus intéressant de travailler sur un sujet qu'on aime !

D'autres sont surtout motivés par le résultat. La réussite permet d’augmenter l’estime de soi, de se sentir compétent. Pour certains, les notes sont l'objectif ultime, parfois au détriment de la bonne entente du groupe.

D'autres encore sont motivés par la bonne cohésion du groupe. Pour eux il est primordial que le groupe trouve des consensus, prenne les décisions ensemble, que chacun adhère aux décisions et trouve sa place dans le groupe.

Et enfin, certains peuvent être motivés par le fait de motiver les autres. Ils prennent à cœur la place de "leader ou animateur" en motivant les membres du groupe afin de les responsabiliser, de les rendre importants et indispensables au bon fonctionnement du groupe.

La motivation des membres du groupe est un facteur très important à la réussite du travail et au bon déroulement des échanges. Lorsque tous les membres sont motivés par la même chose, la cohésion du groupe est plus forte. Cependant il est intéressant que chaque membre soit motivé par des idées différentes, ce qui permet au groupe d’être investi dans chaque domaine (bonne entente, bons résultats...).

→ Dans les groupes (par opposition au travail individuel), le sentiment de responsabilité s’affaiblit entrainant avec lui la perte de motivation des membres. Ces pertes motivationnelles se font généralement sentir lorsque la paresse sociale s’installe et augmente, puisque l’investissement se fait de plus en plus rare.

Elle est encouragée et amplifiée par l'impossibilité d'évaluer sa production propre : donc le fait de mettre en évidence la contribution de chacun et de pouvoir distinguer ce que tel ou tel membre a apporté permettrait de limiter la paresse sociale.

Elle est favorisée par la Perception de sa contribution comme n'étant pas indispensable, la croyance que le groupe pourrait arriver à atteindre son but sans que l'on ait à apporter sa part de travail : Il faut donc faire attention à valoriser chaque membre du groupe et mettre en avant ce qu’il a à apporter.

#motivation #implcation #paresse sociale

Respect de ses engagements et des autres personnes

Respect des ses engagements : La confiance réciproque se construit principalement en tenant ses engagements. Voici quelques conseils à suivre à ce sujet.

→ Avant de prendre un engagement : - Savoir à quoi l’on s’engage exactement : connaître les objectifs à atteindre, les différentes responsabilités qui incombent au rôle que l’on accepte... - Connaître ses ressources. Prendre en compte ses limites physiques et mentales, ses compétences. Savoir évaluer correctement le temps nécessaire pour réaliser au mieux les tâches. Pour ce faire, il faut prévoir une marge de sécurité en tenant compte de nos besoins, de nos occupations et de nos autres responsabilités. Avoir en tête tous les engagements faits avant d’accepter un nouvel engagement, et tenir compte des éventuels imprévus. - Savoir dire “non” quand on n’est pas sûr de tenir un engagement. Ou bien préciser que l’on veut bien essayer mais que l’on n’est pas sûr de pouvoir le faire, que l’on aura peut-être besoin d’aide ou de temps supplémentaire,...

→ Une fois que l’on est engagé : - Savoir être organisé pour être efficace en dépensant le minimum d’énergie. - Savoir négocier lorsque le temps nous manque. Ne pas attendre le dernier moment pour demander un délais : en informer les autres dès que l’on voit que le temps va nous manquer. Tenir les autres au courant de l’avancement, s’excuser, proposer des solutions.

→ Respect des autres personnes : Le respect des autres membres du groupe va aider à la bonne cohésion et au bon fonctionnement du groupe. Ainsi, il faudrait : - Savoir être tolérant - Ne pas rabaisser les autres personnes - Savoir formuler un bon feedback pour ne pas heurter la sensibilité des autres personnes - Savoir contrôler ses émotions - Ne pas lancer des injures ou des moqueries - Ne pas s’approprier le devoir : demander constamment l’avis des autres membres du groupe. - Savoir écouter - Etre sincère envers les autres personnes

#deadlines #feedback #jugements #confiance #relationnel

Gérer ses émotions

Les émotions sont des moteurs qui animent notre vie quotidienne. Dans votre groupe, elles peuvent avoir des répercussions positives quand elles participent à la cohésion et la convivialité. Mais les échanges interpersonnels peuvent aussi provoquer des émotions non adéquates, et certaines émotions peuvent avoir un impact négatif sur ces relations.

Ainsi, il est important de savoir gérer ses émotions; ce qui implique les démarches suivantes :

→ Laisser certaines émotions de côté pendant les réunions : chacun possède une vie personnelle qui peut jouer sur ses émotions. Ces dernières lorsqu'elles ne sont pas contrôlées peuvent avoir un impact nuisible sur le groupe. Il est donc conseillé de faire le vide dans sa tête avant chaque réunion afin de se concentrer sur les objectifs de la réunion. Savoir distinguer les émotions pertinentes par rapport au groupe et à la réunion, et laisser de côté celles qui n’ont rien à voir. Rappelons aussi que les émotions nuisibles ne sont pas forcément négatives : par exemple si le groupe traverse une période délicate mais qu'un membre du groupe ayant reçu en amont une bonne nouvelle exprime sa joie avec trop d'insistance, les autres risquent d’assez mal le prendre.

→ Prendre en compte ses propres émotions durant la réunion : En plus des émotions extérieures, on est confronté à des interactions qui provoquent des émotions en interne. L’idée est de prendre en compte ses émotions, de les reconnaître, et d’arriver à s’exprimer calmement, sans se laisser déborder. Il est recommandé de faire preuve de diplomatie, de garder son calme et son sang froid. Par exemple, lorsqu'on sent la colère monter à la limite du maitrisable, il est alors conseillé de prendre une pause afin de refroidir et pouvoir ensuite en reparler de façon plus calme. (voir notre article sur la gestion des conflits)

→ Prendre en compte les émotions des autres : Dans un groupe il ne suffit pas seulement de gérer ses émotions, mais aussi de s'adapter à celles des autres. Il est important d'être un bon observateur et à l'écoute afin de déceler le caractère et les tempéraments de chacun, ainsi que ses émotions du moment. Cela permet d'éviter de heurter la sensibilité de chacun et aussi de tempérer les éventuels conflits. Par exemple en étant capable de voir que ce n’est peut-être pas le moment pour plaisanter avec Untel, qu’aujourd’hui il faudra peut-être prendre plus de pincettes que d’habitude...

#émotion #empathie #communication

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