Redactando y punto

Fases de la Redacción "Tenemos que redactar las respuestas con un lenguaje fácil de comprender y objetivo." Esneda Restrepo

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Fases de la redacción de un texto

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Las 5 fases de la redacción

Antes de empezar a escribir cualquier documento, podemos plantearnos qué pasos seguir en su desarrollo, pues como dijo Charles Kettering, “Un problema bien planteado es un problema medio resuelto”.

Además, si seguimos los 7 principios lógicos de escritura, el problema es mucho menor, nos haremos entender y alcanzaremos el propósito de nuestro texto. Así, podemos dividir la tarea en 5 puntos o fases de la redacción.

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I – Análisis de la audiencia

Consiste en reconocer las claves del receptor, la parte ajena a nosotros que recibirá el mensaje. Para ello, debemos responder algunas cuestiones:

¿Quiénes son mis lectores?

¿Qué puesto desempeñan? ¿Qué tono utilizar?

¿Cuánto conocen sobre el tema? ¿Qué contenido y vocabulario incluir?

¿Cómo reaccionarán? ¿Qué respuesta busco?

¿Cuál es el estilo más idóneo?

¿Cómo utilizarán el documento?

Si no hay una correcta evaluación de estas variables, podemos incurrir en errores de escritura después. El lector tiene que comprender el texto y retener lo importante del mismo en una primera lectura. Para lograrlo, nuestra intención será ser comprendidos, no transmitir sólo lo que nos interesa.

Hay que cuidar mucho esta fase, el lector es lo más importante del texto y como dijo Joseph Joubert, “Para escribir bien no basta con despertar la atención y retenerla, hay que satisfacerla”.

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II – Identificación del propósito del escrito y respuesta deseada

Diferenciamos muchos tipos de texto. Propuestas, solicitud de propuesta, informes sobre problemas, de factibilidad, de situación, comerciales, anuncios de acta de reunión, de cambios, órdenes de compra, memo informativo, asignación de trabajos…

Dependiendo del tipo de comunicación que queremos realizar, nuestros propósitos serán diferentes. Aunque algunos sirven para más de un fin, éstos son los principales y algunos ejemplos:

Persuadir. Informar sobre un problema convenciendo de que no lo es.

Recomendar. Alabar las cualidades del producto que vendemos.

Pedir, solicitar. Postularse para un puesto de trabajo.

Analizar. Plantear la situación de nuestra empresa.

Informar. Avisar de la suspensión de una reunión.

Motivar. Enviar información sobre un curso que ofrecemos.

Proponer. Ofrecer el puesto a un comercial para nuestra empresa.

Responder. Aceptar o denegar la propuesta de un socio.

Explicar. Dar las razones sobre un cambio inesperado.

Anunciar. Publicar en una web la incorporación de un nuevo miembro.

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III – Definición de posibles epígrafes

Una vez conocemos el propósito del escrito y la respuesta que deseamos, elegimos la distribución en epígrafes para adaptarla al tipo de texto, siendo variable el número de partes idóneas para cada cual.

Como ya hemos dicho en otras ocasiones, es primordial usar el número justo de palabras. Más aun si consideramos las palabras de Miguel de Cervantes, “No hay razonamiento, que aunque sea bueno, siendo largo lo parezca”.

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IV – Escritura y estructuración del texto

Disponemos del guión, propósito y epigrafiado, y ya podemos empezar a redactar el borrador. Sin tener en cuenta el orden final, es adecuado comenzar por el epígrafe que menos dificultoso nos resulte, el que mejor conozcamos.

Si hablamos de coherencia y sencillez, es recomendable usar vocabulario entendible para facilitar la lectura y comprensión, huyendo de sinónimos complicados y poco frecuentes, así como organizar el texto en construcciones simples: Sujeto + Verbo + Complementos.

Como dijo Anthony Hope, “A menos de ser un genio, lo mejor es hacerse inteligible”. Para ello, tenemos en cuenta algunos consejos más:

Evitar redundacias. Subir arriba, adjunto remito…

Evitar el exceso de infinitivos.

Utilizar sentencias positivas en detrimento de las negativas.

Evitar expresiones gastadas. Muy señor mío…

Evitar extranjerismos si es posible.

Utilizar formas activas en detrimento del pasivo, que da menos información, en frases más largas y menos ágiles.

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V – Revisión y corrección Escrito el borrador, queda revisarlo y corregirlo. Es la última fase de la escritura, fundamental en palabras de Gonzalo Martín Vivaldi, “Hay que releer siempre el escrito como si fuera de otro y no dudes nunca en tachar lo que consideres superfluo”. Con este repaso, aseguramos algunas claves a la hora de redactar para los demás: • Cumplir los principios básicos de escritura. • Utilizar el estilo y tono adecuados • Gramática y sintaxis. Es recomendable que esta segunda lectura la realice también otra persona para tener en cuenta su opinión. Si no es posible, lo ideal es hacer un lectura en voz alta, una corrección de oído, del texto completo. Así, podemos observar el escrito como un todo antes de realizar las correcciones que cada epígrafe precise.