Tugas-Tugas Seorang Sekretaris yang Harus Diketahui
Tugas Sekretaris dalam Menyusun Dokumen Perjalanan
Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan,Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang harus dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
Mempersiapkan surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mendapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.
Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
Memesan atau membeli Tiket perjalanan
Membuat dan menyimpan daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
Mempersiapkan peta untuk kota yang akan dikunjungi (jika pimpinan meminta)
Menyimpan kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
Mempersiapkan surat keterangan sehat dari dokter
Membuat daftar perjalanan
Mempersiapkan Paspor,Visa, Health Certificatel, Fiskal dll agar tidak tertinggal apabila pimpinan akan melakukan perjalanan bisnis keluar negeri.b. Tugas sekretaris dalam menyusun jadwal pertemuan sesuai waktu yang ditentukan
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :
1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
2. Mempelajari Time Table
Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.c. Tugas Sekretaris dalam Mengatur Perjalanan Dinas
Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas
Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
Mengatur tanggal keberangkatan.
Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
Mempersiapkan keperluan keuangan.
d. Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan :
Menginventarisir/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.Tanda bukti: Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kwitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
Baca juga Tuntas Tugas Co Driver Balapan Rally