Ecco perchè sono passato ad Asana per la gestione dei miei task
Chi come me si occupa di sviluppo web saprà per certo che qualsiasi progetto, per quanto semplice, è composto da un abbondante numero di compiti, o tasks per dirla all'inglese, che vanno completati per raggiungere il nostro obiettivo.
Suddividere un progetto in task è utile per diversi motivi: oltre ad aiutarci a non tralasciare niente, infatti, serve anche a ridurre lo stress derivante dalla visione del progetto nell'insieme, specialmente quando si è all'inizio. Il frazionamento in tanti task ci aiuta a concentrarci sul singolo aspetto su cui stiamo lavorando senza percepire il peso del progetto e allo stesso tempo procedere con sicurezza fino al completamento dello stesso. Penso che molti saranno d'accordo con me sul fatto che "depennare" un compito da una lista sia appagante da un punto di vista psicologico e può aiutarci a mantenere alta la motivazione perché ci fa percepire i progressi che stiamo facendo.
A proposito di "depennare": per anni la mia to-do list è stata gestita nel modo più classico possibile: carta e penna o, per un breve periodo, una lavagna. Questa soluzione però non era granchè e spesso mi è capitato addirittura di perdere alcuni appunti o comunque in generale di trovarmi sommerso dal disordine... Così ho deciso, un paio di anni fa, di passare ad una soluzione più professionale.
La mia prima scelta cade su Things, applicazione per MacOs prodotta dalla Cultured Code, una software house tedesca.
Il costo dell'applicazione per Mac non è proprio bassissimo, al momento costa € 39,99 (e se non ricordo male al tempo costava anche di più), però il prodotto è davvero ben fatto e le opinioni raccolte sono ottime, così decido di procedere. Things ha anche un'applicazione per iPhone (€ 7,99) e dopo qualche mese, era il 2010, esce anche l'applicazione per iPad (€ 15,99). Naturalmente ho scaricato anche queste app, anche se i prezzi erano decisamente alti rispetto allo standard. Per più di un anno gestisco il mio lavoro con Things e tutto sommato mi trovo bene. L'unica cosa che proprio non mi piace è che il sync tra i dispositivi (Mac, iPhone e iPad) si può fare solo via Wi-fi. Questo per me è un grosso limite perché non mi ricordavo mai di fare il sync e spesso mi sono ritrovato fuori dall'ufficio con i task non sincronizzati sui miei dispositivi mobile. Leggo però sul loro blog che stanno lavorando per un "sync over the air" e quindi decido di dargli fiducia e attendere che questa feature venga rilasciata.
Purtroppo però questo non succede, anche dopo diversi mesi. Per la cronaca, la prima volta che parlarono di questa funzionalità era a metà del 2010 e la public beta è stata rilasciata solo a Febbraio del 2012, quindi sostanzialmente ci sono stati quasi due anni di sviluppo e ancora non c'è stato un rilascio ufficiale. Le motivazioni di tutta questa attesa, fornite attraverso il blog, sembrano (a mio avviso, ma non solo) piuttosto assurde, soprattutto visto e considerato che loro una soluzione di sync la offrono già e si tratta solo di farla diventare cloud.
In tutto questo tempo la mia pazienza si esaurisce e così, a Luglio del 2011, decido di abbandonare definitivamente Things e passare a Wunderlist.
Wunderlist, neanche a farlo apposta, è sviluppato anch'esso da una software house tedesca, la 6Wunderkinder. La prima cosa che mi stupisce è il costo: il software è FREE su tutte le piattaforme (Mac, iPhone e iPad). Non male, considerando che per avere una situazione simile con Things avevo dovuto spendere circa € 65,00.
Inoltre l'applicazione sembra ben curata, sia nel design che nelle funzionalità e, a differenza di Things, esiste una web app, quindi è possibile consultare i task attraverso il browser. Le informazioni, essendo sincronizzate con un server web, sono aggiornate in real time su tutti i dispositivi. Pur non essendo sicuramente al livello di Things, che in quanto a cura dei dettagli resta secondo me imbattibile, decido che queste funzionalità per me valgono il cambio di software e così per diversi mesi porto a termine i miei task con Wunderlist.
Dopo alcuni mesi (Gennaio 2012) la 6Wunderkinder, la società berlinese che produce Wunderlist, annuncia un nuovo prodotto chiamato Wunderkit. Sostanzialmente si tratta di una versione "potenziata" di Wunderlist, tant'è che inizialmente trovo bizzarra la scelta di mantenere entrambi i prodotti. L'idea è però quella di rilasciare Wunderkit come servizio a pagamento, quindi da questo punto di vista la scelta potrebbe avere un senso.
Le differenze fondamentali sono le seguenti:
Wunderkit è una app collaborativa. Non serve quindi solo a gestire i task di una singola persona ma è pensata per i team, con tanto di possibilità di assegnare i task ad altri componenti del nostro gruppo di lavoro, condividere con loro note, aggiornamenti di stato ecc.
L'app presente molti aspetti social: è possibile seguire utenti, seguire dei workspaces (che possono essere pubblici o privati), commentare ecc.
Essendo stato introdotto il concetto di workspaces (che possono essere intesi come i vari progetti) esiste un livello ulteriore di suddivisione dei task.
Ad esempio nel progetto Sito Abc posso suddividere i miei task in varie categorie, as esempio layout, back-end, front-end e seo ottenendo quindi una maggiore organizzazione.
Dato che queste nuove funzionalità coincidono con alcune mie esigenze e che dispongo di un invito alla versione beta decido di provare Wunderkit. Purtroppo non c'è la possibilità di migrare i task da Wunderlist a Wunderkit (trattandosi di prodotti provenienti dalla stessa software house mi sarei aspettato una funzionalità di questo tipo) quindi faccio un lavoro manuale di re-inserimento dei task nel nuovo software.
Dopo l'entusiasmo iniziale comincio ad evidenziare alcuni problemi:
L'applicazione per Mac non è una vera e propria app, ma quello in gergo si chiama wrapper, ovvero un "contenitore" della web app. Il che non sarebbe comunque male, se non fosse per i numerosi bug, e qui passo al punto 2.
Ci sono davvero troppi bug. È vero, stiamo parlando di un software in versione BETA, ma a volte si verificano delle cose molto spiacevoli: workspaces che spariscono (fortunatamente solo temporaneamente), note che spariscono, necessità di riavviare l'app e addirittura l'impossibilità di avviare l'app. Spesso questi problemi sono dovuti a problemi del server e lo staff di 6Wunderkinder è molto reattivo nel rispondere e nel comunicare via Twitter eventuali malfunzionamenti. Rimane comunque il problema che a volte ci è sembrato di perdere irrimediabilmente i nostri task e questa non è mai una sensazione piacevole.
Nonostante la cura nel design, a mio avviso c'è qualcosa di sbagliato proprio nel modo in cui è stata progettata l'interfaccia. In questo tipo di applicazioni la cosa più importante è il "focus" ovvero la possibilità di concentrarsi su un task in particolare e dimenticarsi di tutto il resto, eliminando quindi le distrazioni. L'interfaccia di Wunderkit invece non sembra focalizzata sui task ma sui vari aspetti social e più volte ho avuto la sensazione di non capire dove mi trovavo. Altre volte mi è capitato di scrivere un aggiornamento di stato pensando di scrivere un task. Inoltre la gestione dei contenuti pubblici e privati non è chiarissima e più di una volta mi è rimasto il dubbio su cosa fosse pubblico e cosa fosse privato.
Pur esistendo una versione nativa per iPhone (davvero ottima) non esiste al momento una versione nativa per iPad.
Procedo comunque con Wunderkit, che nel frattempo annuncia, a metà Febbraio, che il prodotto sarà reso free per tutti, a differenza di quanto previsto in partenza.
Poi un giorno mi imbatto in questo ottimo articolo scritto da Ryan Carson, il fondatore e CEO di Treehouse. L'articolo fondamentalmente parla di come lui gestisce la propria giornata ed è una vera e propria fonte di ispirazione. Alcune cose sono per me assolutamente impensabili (ad esempio la sveglia alle 4:54 AM) mentre rimango molto incuriosito dal software da lui utilizzato per la gestione dei todos: Asana.
Dopo aver visitato il sito ufficiale www.asana.com scopro subito una cosa interessante: dietro ad Asana c'è Dustin Moskovitz che, come saprà chi conosce un po' la storia di Facebook, (ma anche chi ha semplicemente visto il film "The social network") è uno dei co-fondatori di Facebook, probabilmente il più influente da un punto di vista tecnico. Moskovitz non fa più parte del team di Facebook da alcuni anni e questa è la sua nuova creatura, uno strumento che ha l'obiettivo di semplificare il task management per i team.
Asana mi conquista subito. Anche in questo caso, come in Wunderkit, il punto centrale è la web app. La cosa però che balza subito all'occhio è come l'interfaccia, estremamente minimale, sia pensata in modo che i task siano al centro di tutto. La modalità di immissione dei task è la cosa che più mi piace: attraverso le combinazioni di tastiera (che sono riassunte anche nella parte bassa dell'interfaccia) è possibile fare tutto quello che ci serve, senza dover utilizzare il mouse. Sembrerà banale ma questo è un vantaggio enorme in termini di velocità di utilizzo.
Ecco brevemente le altre funzionalità:
Possibilità di contrassegnare un task come today, upcoming o later
Possibilità di assegnare un task a se stessi oppure ad un compagno di team (ovvero un'altra persona che è stata inclusa nel progetto)
Tags: questa è una delle funzionalità più interessanti. Possiamo creare dei tag personalizzati e poi assegnarli ai task. Il grosso vantaggio è che un singolo task può avere più tag. Inoltre i tag possono essere pubblici (quindi visti anche dai nostri compagni di team) oppure privati (visti soltanto da noi)
Possibilità di modificare più task contemporaneamente. Questa è una funzionalità ottima che non ho mai trovato nei software provati in precedenza.
Possibilità di ordinare i task in base a priorità.
Schermata My Tasks: questo è esattamente quello che intendevo quando parlavo di focus. Qui vediamo solo i task che abbiamo contrassegnato come today o come upcoming. In questo modo non siamo costretti a visualizzare la valanga di task che ci aspettano e possiamo concentrarci sul lavoro che dobbiamo svolgere oggi.
Email quotidiana riassuntiva dei task da svolgere oggi. Purtroppo non è possibile scegliere l'ora dell'invio della mail e la mail viene inviata per quella che è la mattina presto nella west coast americana, ma è già quasi pomeriggio per noi. È probabile comunque che questa funzionalità verrà introdotta in seguito.
È inoltre disponibile una app per iPhone che fa perfettamente il proprio lavoro. Non è invece attualmente disponibile una versione per iPad, anche se la web app si comporta in modo ottimo anche sul browser dell'iPad.
Anche per quanto riguarda Mac non esiste attualmente un software nativo, ma è possibile ovviare al problema utilizzando la sempre ottima Fluid.app grazie alla quale possiamo generare una vera e propria app di Asana, ed è la soluzione che ho adottato io.
Personalmente mi sento di raccomandare Asana, oltre che per i motivi sopra elencati, per questi motivi:
Non ho riscontrato alcun malfunzionamento o bug, fin'ora tutto ha funzionato alla perfezione.
Il team di sviluppo è molto veloce nel rilasciare nuove feature e ho potuto personalmente riscontrare l'introduzione di nuove funzionalità, che trattandosi di una web app sono comparse automaticamente.
Citando una frase dal post di Ryan Carson: la società che sta dietro ad Asana ha recentemente ricevuto un finanziamento di circa 9 milioni di dollari. C'è da credere quindi che non si tratti di un servizio che potrebbe chiudere da un momento all'altro e questo dovrebbe darci un'ulteriore sicurezza nel riporre lì le nostre informazioni.
Concludo questo post con l'ottimo video di introduzione ad Asana, buona visione!
