Nội quy tòa nhà văn phòng
Các Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng. Điều Doanh Nghiệp Cần Biết
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp thường quan tâm vị trí, diện tích và giá thuê. Tuy nhiên, nội quy tòa nhà văn phòng cũng là yếu tố rất quan trọng. Nội quy ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp làm việc mỗi ngày. Cùng Leaspec tìm hiểu rõ các quy định giúp quá trình sử dụng văn phòng thuận lợi hơn.
Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng Là Gì?
Khái niệm
Nội quy tòa nhà văn phòng là hệ thống quy tắc dùng trong quá trình vận hành. Các quy tắc này thường được áp dụng cho toàn bộ người sử dụng tòa nhà. Nội dung có thể được đính kèm trong hợp đồng thuê văn phòng. Một số tòa nhà sẽ gửi bản riêng khi bàn giao mặt bằng. Doanh nghiệp cần lưu lại để đối chiếu khi cần.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?
Nội quy tòa nhà văn phòng ảnh hưởng đến nhiều hoạt động hằng ngày. Ví dụ như giờ ra vào, gửi xe, tiếp khách và sử dụng thang máy. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ bị động khi vận hành. Một số trường hợp còn phát sinh phí ngoài giờ hoặc bị hạn chế thi công.
Nội quy áp dụng cho tất cả nhân viên trong tòa nhà
Ai cần tuân thủ nội quy tòa nhà văn phòng?
Nội quy không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp thuê văn phòng. Nhân viên, khách hàng, đối tác và nhà thầu cũng cần tuân thủ. Doanh nghiệp nên phổ biến nội quy cho toàn bộ nhân sự. Điều này giúp môi trường làm việc ổn định và chuyên nghiệp hơn.
Nội Quy Tòa Nhà Văn Phòng Thường Bao Gồm Những Gì?
Một bộ quy định vận hành thường gồm nhiều nhóm nội dung. Trong đó, nội quy tòa nhà văn phòng cần làm rõ các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến khách thuê. Phần này nên được đọc kỹ trước khi ký hợp đồng.
Thời gian làm việc trong nội quy tòa nhà văn phòng
Thời gian làm việc là nội dung cơ bản trong nội quy tòa nhà văn phòng. Phần này quy định khung giờ hoạt động của tòa nhà. Thông thường, tòa nhà làm việc trong giờ hành chính. Một số nơi vận hành từ thứ Hai đến thứ Sáu. Một số tòa nhà có thể mở thêm sáng thứ Bảy.
Khung giờ hành chính của tòa nhà.
Lễ tân và bảo vệ hoạt động theo lịch riêng.
Thang máy, điều hòa vận hành theo từng khung giờ.
Trường hợp làm ngoài giờ cần đăng ký trước.
Chi phí điện lạnh có thể phát sinh thêm.
Lịch cuối tuần và ngày lễ cần xác nhận riêng.
Mỗi tòa nhà sẽ có thời gian làm việc khác nhau
Quy định về vệ sinh và khu vực chung
Vệ sinh và khu vực chung thường được quy định rất rõ. Nội dung này giúp giữ môi trường làm việc sạch sẽ.
Rác thải cần bỏ đúng nơi quy định.
Khu vực thuê phải được giữ sạch.
Hành lang, sảnh và lối đi cần thông thoáng.
Thang máy và nhà vệ sinh chung cần bảo đảm vệ sinh.
Rác cồng kềnh nên đăng ký trước khi xử lý.
Vật dụng cá nhân không nên đặt ngoài diện tích thuê.
Sự kiện nội bộ cần thông báo trước với ban quản lý.
Tác phong và hành vi bị cấm trong nội quy tòa nhà
Tác phong sử dụng không gian chung ảnh hưởng đến hình ảnh tòa nhà. Vì vậy, nội quy cần nêu rõ các hành vi không phù hợp.
Nhân viên cần giữ thái độ lịch sự.
Tiếng ồn lớn nên được hạn chế.
Tranh cãi hoặc gây mất trật tự cần tránh.
Tài sản chung phải dùng đúng mục đích.
Chất cháy nổ không được mang vào tòa nhà.
Vũ khí, vật nguy hiểm và chất kích thích bị nghiêm cấm.
Hành vi cờ bạc, phá hoại hoặc làm giả thẻ cần xử lý nghiêm.
Quy định về khách ra vào và nhà thầu
Khách đến làm việc và nhà thầu đều cần được kiểm soát. Mục này giúp bảo đảm an ninh và trật tự vận hành.
Khách cần đăng ký tại lễ tân.
Giấy tờ tùy thân có thể được yêu cầu.
Thẻ khách phải dùng trong thời gian làm việc.
Khu vực không phận sự không được tự ý vào.
Danh sách nhà thầu cần gửi trước.
Thời gian thiết kế thi công nội thất văn phòng nên đăng ký cụ thể.
Hạng mục gây ồn chỉ làm theo khung giờ duyệt.
Cần đăng ký khi khách đến văn phòng
Quy định nội quy về di chuyển và bãi giữ xe
Di chuyển trong tòa nhà cần được hướng dẫn rõ. Nội dung này gồm thang máy, thang hàng và bãi giữ xe.
Người dùng nên xếp hàng khi chờ thang.
Cửa thang máy không nên giữ quá lâu.
Hàng hóa lớn cần chuyển bằng thang hàng.
Vật tư cồng kềnh phải đăng ký trước.
Số lượng xe cần đăng ký theo hợp đồng.
Thẻ xe phải sử dụng đúng quy định.
Lối đi chung không được để xe cản trở.
An ninh và tài sản trong nội quy tòa nhà văn phòng
An ninh là nhóm nội dung quan trọng trong nội quy tòa nhà văn phòng. Quy định này giúp bảo vệ người và tài sản.
Thẻ ra vào cần dùng đúng người.
Người lạ không nên được mượn thẻ.
Trường hợp mất thẻ cần báo ngay.
Cửa văn phòng nên khóa sau giờ làm.
Tài sản riêng cần để trong phạm vi thuê.
Thiết bị của tòa nhà không tự ý di dời.
Khi phát hiện mất mát, cần báo ban quản lý.
Sửa chữa và lắp đặt thiết bị
Việc sửa chữa văn phòng cần được duyệt trước. Điều này giúp bảo vệ kết cấu và hệ thống chung.
Bản vẽ thi công cần gửi ban quản lý.
Danh sách nhà thầu phải đăng ký đầy đủ.
Tiến độ thi công nên thể hiện rõ thời gian.
Khoản đặt cọc thi công có thể được yêu cầu.
Kết cấu tòa nhà không được tự ý thay đổi.
Tiếng ồn cần kiểm soát theo khung giờ.
Hiện trạng mặt bằng nên hoàn trả đúng thỏa thuận.
Phòng cháy chữa cháy nằm trong nội quy tòa nhà văn phòng
Phòng cháy chữa cháy là nội dung bắt buộc trong bộ quy chế. Doanh nghiệp cần phổ biến kỹ cho nhân sự.
Đầu báo cháy không được che chắn.
Bình chữa cháy cần luôn dễ tiếp cận.
Lối thoát hiểm phải giữ thông thoáng.
Hệ thống kỹ thuật không nên tự ý thay đổi.
Thiết bị điện cần kiểm tra định kỳ.
Nguy cơ cháy nổ phải báo ngay.
Diễn tập PCCC cần có nhân sự tham gia.
Tòa nhà cho thuê phải tuân thủ quy định PCCC
Xem thêm: Thiết kế hệ thống PCCC mới nhất 2025: Doanh nghiệp cần biết gì?
Lưu Ý Khi Xem Nội Quy Trước Khi Thuê Văn Phòng
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xem nội quy tòa nhà văn phòng như một tiêu chí đánh giá. Nội quy càng rõ, quá trình vận hành càng dễ dự trù.
Đối chiếu nội quy tòa nhà văn phòng với hợp đồng
Doanh nghiệp cần so sánh nội quy với hợp đồng thuê. Hai tài liệu này nên thống nhất về phí, thời gian và quyền sử dụng. Nếu có điểm chưa rõ, hãy hỏi lại trước khi ký. Điều này giúp tránh hiểu nhầm sau khi nhận mặt bằng.
Đánh giá mức độ phù hợp với mô hình công ty
Không phải nội quy nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Công ty làm ngoài giờ cần chính sách vận hành linh hoạt. Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách cần sảnh đón chuyên nghiệp. Công ty cần thi công nhanh nên xem kỹ quy trình fit-out.
Nhờ đơn vị tư vấn kiểm tra nội quy tòa nhà
Nếu chưa quen thuê văn phòng, doanh nghiệp nên nhờ đơn vị tư vấn thuê văn phòng hỗ trợ. Việc này giúp quá trình đọc nội quy tòa nhà văn phòng sát với nhu cầu thực tế hơn. Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ biết điểm nào cần kiểm tra kỹ. Ví dụ như phí ngoài giờ, quy định thi công, gửi xe, tiếp khách và điều kiện sử dụng khu vực chung.
Leaspec là đơn chuyên tư vấn cho thuê văn phòng tại TP.HCM
Ngoài ra, đơn vị tư vấn còn giúp so sánh nội quy giữa nhiều tòa nhà. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ nhận ra đâu là lựa chọn phù hợp với mô hình vận hành. Leaspec có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá tòa nhà, điều kiện thuê và các quy định liên quan. Từ đó, quá trình chọn văn phòng sẽ rõ ràng, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hơn.
Xem thêm: Tư Vấn Thuê Văn Phòng TPHCM Chuyên Nghiệp Từ A-Z
Tóm lại, nội quy tòa nhà văn phòng không chỉ là tài liệu quản lý. Đây còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và trải nghiệm thuê. Doanh nghiệp nên xem kỹ nội quy trước khi quyết định. Liên hệ Leaspec để được tư vấn văn phòng phù hợp và cập nhật thêm nhiều bản tin mới về thị trường văn phòng nhé!
Leaspec – Đối tác cho thuê văn phòng hàng đầu
Địa chỉ: Số 25 đường 34, phường An Khánh, TP.HCM
Hotline: 0916 801 881
Email: [email protected]
Website: https://leaspec.com
Fanpage: https://www.facebook.com/leaspecvn/