Public Procurement Partnership

[procurementmongolia]

ХУДАЛДАН АВАХ АЖИЛЛАГААНЫ ИЛ ТОД БАЙДАЛ, ҮР ДҮНГ САЙЖРУУЛАХЫН ТӨЛӨӨ ХАМТРАН АЖИЛЛАХ НЬ

2012 оны 10-р сарын 1-нээс хүчин төгөлдөр мөрдөгдөж эхэлсэн “Төрийн болон орон нутгийн өмчийн хөрөнгөөр бараа, ажил, үйлчилгээ худалдан авах тухай” хуулийн гол өөрчлөлтүүд батлагдан гарснаас хойш бараг жил хагасын хугацаа өнгөрчээ. Улс орны худалдан авах ажиллагааны бодлого, зохицуулалтыг боловсруулах чиг үүрэгтэй засгийн газрын байгууллагын хувьд Сангийн яам нь энэхүү шинэчилсэн хуулийг боловсруулахад анхны хуулийн төслийг бэлтгэхээс эхлээд эцсийн байдлаар батлагдан гарах хүртэл идэвхтэй оролцож ирсэн юм. Ялангуяа, Сангийн яамны Худалдан авах ажиллагааны бодлогын газар нь хуулийн нэмэлт өөрчлөлтийн үзэл баримтлалыг тодорхойлоход чухал үүрэг гүйцэтгэсэн болно. Шинэчлэн батлагдсан энэхүү хуулиар худалдан авах ажиллагаанд иргэний нийгмийн гүйцэтгэх чиг үүргийг албан ёсоор баталгаажуулсан явдал нь дотооддоо болон олон улсын хүрээнд шинэчлэлийн шинж чанартай болсон гэж үнэлэгдэж байгаа билээ.

Х.Ганцогт - Сангийн Яамны Худалдан авах ажиллагааны бодлогын газрын дарга

Худалдан авах ажиллагааны бодлогын газрын дарга Х.Ганцогт энэхүү шинэчлэл болон худалдан авах ажиллагаанд хяналт тавих үүрэгтэй иргэний нийгмийн байгууллагын талаар өөрийн санал бодлоо хуваалцаж байна.

Х.Ганцогт хэлэхдээ “Хуулийн төслийг анх Улсын Их Хуралд танилцуулж байхад бидэнд худалдан авах ажиллагааны хуультай болж, энэ хуулийн дагуу үйл ажиллагаа явуулсан 9 жилийн туршлага байлаа. Тухайн үед худалдан авах ажиллагааг илүү ил тод, үр дүнтэй болгох гэсэн шаардлага улам бүр хүчтэй болж байсан юм” гэв. 

Хэдийгээр Сангийн яам хуулинд орсон нэмэлт, өөрчлөлтийн дийлэнх хэсгийг боловсруулсан боловч худалдан авах ажиллагаанд хяналт тавих боломжийг иргэний нийгмийн байгууллагуудад олгосон заалтууд нь хуулийн төслийг анх өргөн барьснаас хойш боловсруулагдсан байна. Сангийн яам болон засгийн газар бүхэлдээ иргэний нийгмийн байгууллагуудыг худалдан авах ажиллагаанд оролцуулах асуудалд их болгоомжтой хандаж байсан бол улс төрчид, иргэний нийгмийн байгууллагууд энэ боломжийг нээж өгөх сонирхолтой байв. Ингээд засгийн газар болон улс төрчдийн хооронд иргэний нийгмийн байгууллагуудыг ямар түвшинд оролцуулах талаар нилээд ширүүн маргаан гарсан байна. Х.Ганцогтын хэлснээр, “Улс төрчид болон иргэний нийгмийн байгууллагууд эцэстээ давамгайлжээ.”

Шинэчлэн баталсан хуульд иргэний нийгмийн байгууллагаас худалдан авах ажиллагаанд хяналт тавих боломжийг нээсэн хоёр заалт бий. Нэг нь тендерийн үнэлгээний хорооны гишүүнээр ажиллах тухай, нөгөө нь засгийн газрын хэрэгжүүлж байгаа төслүүдэд хяналт шинжилгээ үнэлгээ хийх тухай юм. “Иргэний нийгмийн байгууллагуудыг оролцуулснаар худалдан авах ажиллагааны ил тод байдал, үр дүн сайжирна гэж найдаж байна” гэж Х.Ганцогт хэлж байна. Түүнчлэн, тэрээр иргэний нийгмийн байгууллагуудын оролцоо нь авилгал буурах, төрийн үйлчилгээний чанар дээшлэх, засгийн газарт итгэх итгэл нэмэгдэх, улмаар засгийн газрын үйл ажиллагаа бүхэлдээ сайжрахад эерэгээр нөлөөлнө гэж үзэж байна.

Шинэчилсэн хууль гарсантай холбоотойгоор хэд хэдэн иргэний нийгмийн байгууллагууд нэгдэж, иргэний нийгмийн зүгээс худалдан авах ажиллагаанд тавих хяналтыг үндэсний хэмжээнд мэргэжлийн түвшинд, хариуцлагатай явуулдаг болгох зорилгоор Худалдан авах ажиллагааны түншлэлийг байгуулсан билээ. Уг түншлэлийн үүсгэн байгуулагч Н.Отгонжаргал нь Х.Ганцогттой “Төрийн болон орон нутгийн өмчийн хөрөнгөөр бараа, ажил, үйлчилгээ худалдан авах тухай” шинэчилсэн хуулийн төслийг боловсруулах УИХ-ын ажлын хэсэгт хамтарч ажиллаж байсан учраас Х.Ганцогт түншлэлийн талаар зохих мэдээлэлтэй болсон байна. “Нэгдмэл нэг түншлэл байх нь засгийн газарт нөлөө үзүүлэх чадвараар илүү, мөн засгийн газрын хувьд олон янзын иргэний нийгмийн байгууллагууд биш нэг бат бөх түншлэлтэй ажиллах нь илүү хялбар учраас би түншлэлийг дэмждэг. Нэг талаар, тэд бидний ажлыг хийж байна. Магадгүй, бид эцсийн дүндээ илүү сайн худалдан авах ажиллагаатай болох гэсэн нэг л зорилготой болов уу. Тийм учраас л бид уулзаж, асуудлуудаа ярилцдаг” гэж Х.Ганцогт хэлж байна.

Иргэний нийгмийн байгууллагын худалдан авах ажиллагаан дах оролцооны чиглэлээр практик туршлага бага учраас түншлэлтэй нээлттэй ярилцах нь Х.Ганцогтын хувьд ч ач холбогдолтой байдаг байна. “Бид өмнө нь иймэрхүү шинэчлэл хийж байсангүй. Энэ талаар олон улсын сайн туршлага ч байхгүй. Тиймээс иргэний нийгмийн байгууллагуудтай уулзаж, ирэх жил ямар үр дүн гарч болзошгүй вэ гэдгийг урьдчилж таамаглах шаардлагатай. Хэрэв бид энэ төсөөлөл буюу үр дүнг урьдчилан зохицуулж чадвал хожим илүү амар байх болно” гэж тэр хэлж байна. Ийм шинэчлэлийг хийхэд чин хүсэл эрмэлзэлтэй иргэний нийгмийн байгууллагуудыг олж харж, тэдэнтэй нээлттэй харилцах нь засгийн газрын хувьд зайлшгүй чухал юм. Түүний хэлснээр, “энд хөдөлгөгч хүч нь зөвхөн засгийн газар биш юм.” Гэвч тэрээр түншлэлтэй ярилцаж, тэдэнд туслахад бэлэн байна.

[procurementmongolia]

WORKING TOGETHER TO IMPROVE PROCUREMENT TRANSPARENCY AND EFFECTIVENESS

It has been almost a year and a half since the major amendments to the public procurement law of Mongolia which became effective from October 1, 2012. As a government body responsible for formulating the country’s public procurement policies and regulations, the Ministry of Finance had been actively involved in the development of this amended law, from drafting the initial amendment proposals all the way up to the passage of the law. The Procurement policy department at the Ministry of Finance was especially instrumental in shaping the law. The newly amended law is considered by local and international communities as a laudable reform in the way it formalized the role of civil society in public procurement.

Kh.Gantsogt - Director of Procurement Policy Department, Ministry of Finance

Kh.Gantsogt, director of the Procurement policy department, reflects on the reform and his expectation of civil society organizations (CSOs) to be whistleblowers in public procurement.

“We had nine years of experience with the public procurement law when the draft law was first introduced into the parliament. There was a growing demand for greater transparency and effectiveness”, says Gantsogt.

While the Ministry of Finance drafted the major share of the amendments made, the clauses that enabled CSOs to monitor public procurement were proposed after the introduction of the law into the parliament. The government, including the Ministry of Finance, was conservative when it came to CSO involvement in procurement while politicians and CSOs were eager to open the door for CSOs. There was a hot debate over how far to involve CSOs between the government and politicians. “There are concerns that the CSO involvement might delay the process or lead to a poor decision due to conflict of interests. Also, public officials might prefer safer decisions to better decisions because of someone watching them”, he says. “Politicians and CSOs prevailed in the end.”

In the amended law, there are two clauses that enable CSOs to monitor public procurement. One is to work as a member of bid evaluation committees. Another is to evaluate government-run projects. “I hope increased transparency and effectiveness will be achieved with the involvement of CSOs,” Gantsogt says. With CSOs, he also expects reduced corruption, better public service quality, an increase in citizens’ trust of the government, and an overall improvement in the way government activities are conducted.

Following the amended law, several CSOs jointly established a Procurement Partnership with a goal to make civil society’s oversight of public procurement more professional and accountable nationwide. Since the founder of the Partnership, N.Otgonjargal, and Gantsogt worked together in the working committee of the parliament to draft the new amended procurement law of Mongolia, Gantsogt has been well informed about the Partnership. “I support the partnership because a single, united partnership will have the power to influence the government and because it is easier for the government to work with one solid partnership instead of many different CSOs”, he says. “In a sense, they are doing our job. Probably, we have the same goal in the end: better procurement. That is why we meet, talk and discuss issues.”

Open discussion with the Partnership is important for Gantsogt as there is limited experience available on the CSO involvement in procurement. “We have never had this kind of reform before. You cannot find good international practice on this. Therefore, it is important to discuss with CSOs and foresee the possible outcomes for the coming years. If we can regulate these outcomes now, it will be easier later”, he says. For such a reform to happen, it is important that the government motivates CSOs and creates open dialogue with them. “It is not just the government that drives the movement”, he says. But he is willing to talk to and help the Partnership.

[procurementmongolia]

ЗАСАГЛАЛЫН ХЭВШМЭЛ БАЙДЛЫГ ЭВДЭХ НЬ

Архангай аймаг дахь Ай И Си төвийн менежер, Худалдан авах ажиллагааны түншлэл төрийн бус байгууллагын тус аймаг дах зохицуулагч Э.Оюунчимэгийн хувьд засгийн газрын гүйцэтгэх чиг үүрэг хэзээд ойлгомжтой, тодорхой байдаг. Тэрээр “Аливаа засгийн газрын үүрэг бол иргэддээ үйлчлэх явдал юм. Төрийн үйлчилгээг авахад тухайн хүний нийгмийн байдал юм уу мэдлэг туршлагаас нь хамаарсан ямар ч ялгаварлал байх ёсгүй” гэж хэлж байна. Э.Оюунчимэг орон нутгийн иргэдэд туслах өөрийн хүсэл зоригтоо хөтлөгдөн иргэдэд мэдлэг, мэдээлэл олгох, тэдний шийдвэр гаргалтад оролцох оролцоог нэмэгдүүлэх зорилгоор 2001 онд Ай И Си төв төрийн бус байгууллагын салбарыг Архангай аймагт байгуулсан юм. Эхэндээ тус төв нь иргэдэд номын сангаар үйлчилдэг байлаа. Удалгүй тэрээр иргэдэд хэрэгтэй зүйл нь мэдээлэл биш сургалт юм байна гэдгийг ойлгож, орон нутгийн иргэдэд амьдрах ухааны талаар төрөл бүрийн сургалт явуулдаг болсон байна.

Э.Оюунчимэг - Худалдан авах ажиллагааны түншлэлийн Архангай аймаг дах зохицуулагч

2005 онд Мерси Кор байгууллагаас Ай И Си төвийг өөрийн СНХАС буюу Сургалт, Нөлөөлөл, Хамтын ажиллагааны Сүлжээ төслийн тэргүүлэгч байгууллагаар сонгосон бөгөөд энэ төслийн хүрээнд иргэний нийгмийн байгууллагууд хүчин чармайлт, дуу хоолойгоо нэгтгэх зорилгоор сүлжээ байгуулсан байна. Э.Оюунчимэгийн хувьд энэ нь орон нутгийн засаг захиргааны үйл ажиллагаанд иргэддээ үйлчлэх соёл бий болгож, илүү дорвитой өөрчлөлт хийх нэг боломж гэж бодогджээ. Сүлжээний зохицуулагчийн хувьд тэрээр иргэний нийгмийн байгууллага ямар үйл ажиллагаа явуулдаг, ямар чадвартай байгууллага болохыг харуулахыг зорьж байлаа. Жишээлбэл, сүлжээнээс жил бүр орон нутгийн бизнесүүдийн дунд үзэсгэлэн худалдаа, мөн оны онцлох эмэгтэйг 9 ангиллаар тодруулдаг Монголжин арга хэмжээ зохион байгуулж эхэлсэн нь аймгийн хэмжээнд зохиогддог томоохон үйл явдлуудын нэг болсон байна. Гэвч тэрээр өөр хийх ажил олон байгаа гэдгийг ойлгож байлаа. Тэрээр “Бид төртэй ажиллах ёстой гэдгээ мэдэж байсан ч яаж гэдгээ мэдэхгүй байлаа” гэж дурсан ярьж байна.

Бусад аймгууд дах ижил төстэй үйл ажиллагаа явуулдаг байгууллагын сайн туршлагаас суралцахын тулд 2008 онд Э.Оюунчимэг Өвөрхангай аймагт зочилсон байна. Тэнд орон нутгийн захиргаа нь иргэний нийгмийн байгууллага, бизнесийн байгууллага, иргэдээ хэрхэн анхааралтай сонсч байгааг хараад түүнд бахархах сэтгэл төржээ. Түүний хэлснээр “засаг даргын тамгын газрын ажилтнууд нь бүгдээрээ сууж байгаад иргэний нийгмийн байгууллагынхаа ярьж байгаа зүйлийг сонсч байлаа.” Эндээс түүний хийсэн гол дүгнэлт бол иргэний нийгмийн байгууллагууд нь чадварлаг, хүчтэй байх юм бол төртэй хамтарч ажиллаж болох юм байна гэдгийг ойлгосон явдал байв. Тэр Өвөрхангай аймгийн төр, хувийн хэвшил, иргэний нийгмийн байгууллагын гурван талт түншлэлийн загварыг нэвтрүүлэхийг хүсч байлаа. Нутагтаа очсон даруйдаа тэрээр гурван талт түншлэлийн санаан дээрээ ажиллаж эхэлсэн байна. Харамсалтай нь, орон нутгийн захиргаанд өөрийн санаагаа ойлгуулж зөвшөөрүүлнэ гэдэг амаргүй даваа байлаа. Орон нутгийн өндөр албан тушаалтнууд нь түүнийг сөрөг намын хүн байна гэж хардах хандлагатай байжээ. Тэрээр иргэд болон бизнесийн байгууллагуудаас гурван талт түншлэл байгуулах тал дээр дэмжлэг авахын тулд нилээд цаг хугацаа зарцуулсан байна. “Бид иргэд, бизнесийн байгууллагуудад хэрэгтэй байгаа мэдээллийг нь өгч, тэдний хүсч байсан юмыг хийж байсан болохоор тэд биднийг их дэмжиж байсан” гэж тэр хэлж байна. Иргэд болон бизнесийн байгууллагууд улам бүр түүнийг хүрээлэн авч, дэмжих болсон тул орон нутгийн захиргаа тэднийг хоёр жил үл тоомсорлосны эцэст буулт хийж, 2010 онд гурван талт түншлэлийн гэрээг байгуулсан байна.

Гэвч Э.Оюунчимгийн хувьд үүгээр асуудал дууссангүй. Нэгэнт өөрсдөө юу ч хийгээгүй учир орон нутгийн захиргаа жилийн эцэст гэрээнийхээ хэрэгжилтийг дүгнэхээс татгалзаж эхэлжээ. Харин иргэний нийгмийн байгууллагууд үүний эсрэг илүү ил тод байхыг шаардаж байв.  Дахиад л иргэний нийгмийн байгууллагууд гурван талт түншлэлийг цаашид хэрхэн сайжруулах талаар хэвлэлийн бага хурал, олон нийтийн хэлэлцүүлэг зохиох замаар иргэд, бизнесийн байгууллагын дэмжлэгийг авч эхэллээ. Энэ дэмжлэгийн хүчээр иргэний нийгмийн байгууллагууд орон нутгийн захиргааны байр суурийг өөрчилж, түншлэлийн үйл ажиллагааг хариуцсан байнгын ажлын алба байгуулах тохиролцоонд хүрсэн байна.

Э.Оюунчимэг гурван талт түншлэлийн гэрээ байгуулахаар ажиллаж байхдаа 2010 онд анхны мониторингийн төслөө хэрэгжүүлсэн нь “Үдийн цай” буюу 11 хүртэлх насны сурагчдад хөнгөн чанарын хоол үнэ төлбөргүйгээр олгох үндэсний хөтөлбөр байлаа. Энэ хөтөлбөрийн гол асуудал нь хүүхдүүдэд өгч байгаа хүнсний бүтээгдэхүүн нь хэмжээ, илчлэг, эрүүл ахуйн хувьд шаардлагын түвшинд хүрэхгүй байсан явдал байв. Бас нэг чухал асуудал бол сургууль, цэцэрлэгийн дарга нарын уг мониторингийн төсөлд хандах хандлага байсан юм. Түүний хувьд орон нутгийн захиргаанаас дэмжлэг байхгүй тул өөрийн итгэл үнэмшлээр ажиллаж эхэлсэн байна. Тэрээр “Бид эхлээд сургууль, цэцэрлэгийн удирдлагуудад сургалт хийх гэж оролдсон. Гэвч тэд ирээгүй” гэж дурсч хэлсэн юм. Иймээс, тэр эцэг эхчүүдийг уг хөтөлбөрийн хэрэгжилтэд хяналт тавих ажиллагаанд оролцуулахын тулд тэдэнтэй ажиллаж эхэлсэн байна. Ингээд иргэний нийгмийн байгууллагууд болон эцэг эхчүүдийн зүгээс хүнсний бүтээгдэхүүний чанар, эрүүл ахуй нөхцөлд тавих шаардлага өндөрсөх хирээр сургууль, цэцэрлэгийн удирдлагууд хүнсний бүтээгдэхүүнийхээ чанар, эрүүл ахуйн нөхцлийг сайжруулах талаар арга хэмжээ авахгүй бол болохгүй юм байна гэдгийг хатуу ойлгожээ.

Өнөөдөр сургууль, цэцэрлэгүүд жил бүрийн хичээлийн шинэ жилийн эхэнд “Үдийн цай” хөтөлбөрийн хүрээнд орон нутгаас нийлүүлэх хүнсний бүтээгдэхүүнүүдийг танилцуулах зорилгоор хүнсний үзэсгэлэн худалдаа зохион байгуулдаг уламжлалтай болсон байна. Хүнсний бүтээгдэхүүн нийлүүлэх гүйцэтгэгчийг иргэнийн нийгмийн байгууллагын 2 төлөөлөл бүхий үнэлгээний хороо нээлттэй тендер шалгаруулалтаар сонгодог болжээ. Эрүүл ахуйн нөхцөл шаардлага ч сайжирсан байна. Сургууль, цэцэрлэг бүр хүүхдүүд, эцэг эхчүүдийн зүгээс хяналт тавихад нь зориулж, өдөр тутмын хоолны цэсийг гаргаж мэдээлдэг болов. Одоогийн байдлаар энэ хөтөлбөр 9 сургуулийн 3579 хүүхдэд нийт 343.6 сая төгрөгийн төсөв зарцуулж байна. Э.Оюунчимэг анхны төслийнхөө дараа олон нийтийн оролцоонд тулгуурласан нийгмийн халамжийн үйлчилгээ, сумын амьжиргаа дэмжих зөвлөл, засаг даргын 4 жилийн мөрийн хөтөлбөр, засаг даргын тамгын газрын ил тод байдал зэрэг чиглэлээр хэд хэдэн мониторингийн төсөл хэрэгжүүлжээ.

“Бид анх иргэдийн зүгээс засгийн газрын үйл ажиллагаанд хяналт тавих ажлыг хийж эхэлсэн үетэй харьцуулахад нөхцөл байдал их өөрчлөгджээ. Одоо орон нутгийн захиргаа хамтраад хийх ажил юу байна гэж асуудаг болсон” гэж Э.Оюунчимэг хэлж байна. Жил бүр аймгийн засаг даргын тамгын газраас иргэний нийгмийн байгууллагуудын гүйцэтгэх мониторингийн төслүүдэд зориулж төсөв гаргадаг болсон бөгөөд энэ төсвийн хэмжээ жилээс жилд өсч байна. Орон нутгийн захиргаа шинэ хөтөлбөр хэрэгжүүлэхдээ иргэний нийгмийн байгууллагуудыг урьж, тэдний санаа бодлыг сонсдог болсон байна. Тэр хэлэхдээ “Бидний стратеги төлөвлөгөө маань энэ онд дуусч байгаа учраас бид түүнийг шинэчлэх талаар ярилцаж байна. Бид цаашдаа худалдан авах ажиллагаа руу илүү түлхүү ажиллах сонирхолтой байгаа. Үүний тулд бид ирэх жил худалдан авах ажиллагааны сургагч багш бэлтгэж, худалдан авах ажиллагааны гэрчилгээтэй хүмүүсийнхээ тоог нэмэгдүүлэхээр төлөвлөж байна” гэв. Тэд асуудлыг олж харах хурц хараатай, алдаа дутагдлыг засч залруулах гэсэн чин эрмэлзэлтэй хүмүүс ажээ.

[procurementmongolia]

ARKHANGAI: BREAKING THE STATUS QUO

When it comes to what the government’s role is, the answer is clear and certain for E.Oyunchimeg, manager of Information-Education-Communication (IEC) center and coordinator for the Procurement Partnership in Arkhangai. “The responsibility of the government is to serve its citizens. There should be no discrimination based on social status or expertise when it comes to receiving public services,” she says. Driven by her mission to help local people, she established a branch of IEC center, a non-government organization, in 2001 to educate local people and enable them to participate in the decision-making. Initially, the center focused on providing information to citizens through its library. But she soon learned that what was truly needed was training; IEC then started providing training to citizens in Arkhangai to help them make their lives better.

E.Oyunchimeg - Coordinator of the Procurement Partnership in Arkhangai

In 2005, Mercy Corps selected IEC center as the lead organization for its TAN (Training-Advocacy-Networking) project under which civil society organizations (CSOs) formed a network to consolidate their efforts and voices. Oyunchimeg thought it was a good opportunity for her to make an even bigger difference in creating a culture of true service in the local governments. As a coordinator for the network, she was trying to demonstrate who CSOs were and what they could do. For example, the network established a tradition of organizing a trade fair for local businesses and announcing the winners of “Woman of the Year” award—both of which have become important events in the aimag. However, she felt that there was still a lot more that can be done. “We knew we should work with the government, but we did not know how”, she says.

To learn the good practices of her counterparts in other areas, Oyunchimeg went on a trip to Uvurkhangai in 2008. She was surprised to see how attentive the local government there was to listen local CSOs, businesses and citizens. “The full staff of the governor’s office was sitting there to listen carefully to CSOs”, she says. Her conclusion was that CSOs could work with the government if CSOs were strong and capable. She wanted to adopt the tri-partite partnership model for the government, the private sector and CSOs in Uvurkhangai. When she came back to her hometown, she immediately started working on the idea of tri-partite partnership. Unfortunately, it turned out that convincing the government of her idea was a real challenge because the incumbent high officials suspected her of being a person of the minority party. She spent a great deal of time persuading citizens and businesses as well. “Because we were providing the information they needed and doing what they wanted to do, the citizens and businesses were very supportive of us”, she says. As she was gaining more and more support from citizens and businesses, the local government finally gave in and signed the tri-partite partnership agreement in 2010, after two years of ignoring the request.

However, this was not the end of troubles for Oyunchimeg. The local government was reluctant to review the agreement and evaluate its merits and demerits at the end of the year because the local government did nothing under this agreement. Meanwhile, the CSOs were demanding more transparency. Again, the CSOs mobilized the support from citizens and businesses by organizing press conferences and open discussions on what to do to make the partnership agreement better. With the support of citizens and businesses, the CSOs were able change the mind of the government and set up a permanent working group responsible for administering the partnership activities.

While Oyunchimeg was working on the tri-partite partnership agreement in 2010, she undertook her first monitoring project on School Tea Break Program, a nationwide program designed to provide a free, light meal for kids under 11 years. The main problem of this program was that the food provided for kids did not meet the standards in terms of size, nutritional value and hygiene. Equally problematic was the attitude of school and kindergarten principals towards her project. She worked by herself as there was no support from the local government. “We first tried to provide training for school and kindergarten principals…but they did not show up”, she says. So, she started working with parents to involve them in monitoring the program implementation. As the CSOs and parents exercised more control over the food quality and hygienic standards, school and kindergarten principals understood that they needed to take action to improve the quality of the food.

Today, schools and kindergartens organize a food festival at the beginning of each academic year to introduce the local food products to be provided under the program. The contracts are awarded through open bidding by a bid evaluation committee that includes two CSO representatives. Hygienic requirements have been greatly improved. Each school and kindergarten have daily menus for parents and kids to monitor. Currently, the budget for this program is MNT343.6 million, which is to be spent on 3579 kids in 9 schools. After her first project, she undertook several monitoring projects such as community-based social benefits service, livelihood support council, governor’s 4-year action plan and transparency of governor’s office.

“Things have changed since I started working on getting citizens to monitor government. The local government now asks if there is something we can do together”, Oyunchimeg says. Each year, the aimag governor’s office provides a budget for CSOs to undertake monitoring projects; this budget has been increasing year after year. When implementing a new program, the local government invites CSOs to share their ideas. “As our strategic plan is ending this year, we are now thinking about its renewal. We want to focus more on procurement monitoring in the coming years. To that end, we plan to prepare a certified procurement trainer and increase the number of certified people in procurement next year”, she says. Oyunchimeg and her network have sharp eyes and ears to detect a problem and great determination to remedy it.

[procurementmongolia]

Partnership Processes: On the role of conveners

by Kristina Aquino

How is a partnership convened? What are skills and factors needed to be a good convener?

A common misconception in forging coalitions or partnerships is focusing too much on the end-goal. Most of the time, this involves securing the commitment or membership of individuals or organizations without becoming aware of the process that goes behind getting potential partners to commit.

 The most successful partnerships—whether business or personal in nature—are often assessed on two basic and related things: how active partners are, and the sustainability of the relationship.

The active participation of partners is often rooted on the sense of belongingness to the bigger group. This means that individuals (or groups) participate more when the shared vision and framework is constantly reinforced by the convening party. The Procurement Partnership of Mongolia already has one factor in place—it has, from the beginning, set the tone of constructive engagement with government as a governing framework in CSO procurement monitoring. What is next is the more subtle work of bringing together the forces behind the Partnership; this goes beyond regular meetings or activities and extends to facilitating a shared ownership of goals, and the lessons and hiccups that come with achieving these goals.

 Thus, partners must develop relationships not just with the conveners or secretariat, but with each other as well.

In networking literature, the more connections or “lines” between individual actors there are, the more resilient it is because it becomes less dependent it on one convener or “center”. A more practical example is the practice of weaving: the more threads intersect, the stronger a fabric becomes. (Photo 1 by Martin Dodge; Photo 2 by orgnet.com)

   Sustainability is often the crux of most development efforts, simply because there is no formula and certainly no guarantee of its attainment. A sustainable partnership is determined by no one thing, yet a multitude of factors (e.g., funding, sound communication and feedback structure, etc.) should be in place to even approximate it. Perhaps one thing that a good convener must be sensitive to is how to determine the value-added of not only the partnership to its partners, but of the individual partners to the partnership. In other words, as a coalition like the Procurement Partnership grows, it would greatly prolong the interest of its members if they do not feel like mere recipients of a service (e.g., capacity building, tools) but that instead, they too add value to the Partnership. After all, a network, coalition, or group is nothing without its individual components. The work of the convener is just that—bringing together the experiences, interests and efforts of the partners, so that they become greater than the sum of its parts.

[procurementmongolia]

МОНИТОРИНГ БОЛ ОРОЛЦООНЫ ХАМГИЙН ДЭЭД ХЭЛБЭР 

Өвөрхангай аймаг дахь Либерал эмэгтэйчүүдийн оюуны сан болон Худалдан авах ажиллагааны түншлэл төрийн бус байгууллагын зохицуулагч Ч.Ганцэцэг 2005 оноос иргэний нийгмийн байгууллагад ажиллаж эхлэхдээ хожим засгийн газрын худалдан авах ажиллагааны мониторингтой нягт холбогдоно гэж төсөөлж байсангүй. Тэрээр “Засгийн газрын худалдан авах ажиллагаа нь ил тод, өрсөлдөх тэгш боломжтой, үр ашигтай, хэмнэлттэй, хариуцлагатай байх ёстой. Харин иргэний нийгэм нь эдгээр зарчмуудыг зохих ёсоор мөрдүүлэхийн тулд хяналт тавих учиртай” гэж хэлж байна. Түүний анхны мониторингийн төсөл нь 2008 оны Улсын Их Хурлын сонгуулийн компанит ажлууд тус аймагт хуулийн дагуу явагдаж байгаа эсэхэд мониторинг хийх төсөл байлаа. Тэрээр энэ төслийг Сонгогчдын боловсрол төвийн захиалгаар хийж гүйцэтгэсэн байна. Анхны мониторингийн төсөлдөө урамшсан Ч.Ганцэцэг 2010 онд орон нутгийн сургуулиудын олгож буй боловсролын чанар, хүртээмжид мониторинг хийх төсөл бичиж, Нээлттэй Нийгэм Форумын санхүүжилтээр хэрэгжүүлжээ. Ингээд 2011 оны эхээр анхны худалдан авах ажиллагааны мониторингийн төслөө хэрэгжүүлсэн байна.

Ч.Ганцэцэг - Худалдан авах ажиллагааны түншлэлийн Өвөрхангай аймаг дах зохицуулагч 

Энэхүү төсөл нь орон нутгийн иргэдийн бүлэгт тулгуурлан Өвөрхангай аймгийн Баруунбаян-Улаан, Төгрөг сумдад хийгдэж буй цаг уурын 2 дэд станцын барилгын ажлын явцад өдөр тутмын мониторинг хийх зорилготой байлаа. Мониторинг хийх иргэдийн хувьд ийм хяналт хийх хууль эрх зүйн хүчин төгөлдөр баримт бичиг байхгүй байсан тул төслийн эхний алхам нь худалдан авах ажиллагаан дах иргэний нийгмийн оролцооны талаарх орон нутгийн захиргааны үзэл бодлыг өөрчилж, мониторингийн бүлгийн иргэдэд хяналт тавих зөвшөөрөл авах явдал байв. Ч.Ганцэцэг хэлэхдээ “Бидэнд олон хүндрэл, бэрхшээл тохиолдож байсан. Орон нутгийн захиргаа нь мониторинг хийх иргэдийн чадавхид эргэлзэж байсан учраас эхлээд бидний хийх гэж байгаа ажлыг ойлгохгүй, дэмжихгүй байв. Иймээс тэдний дэмжлэгийг авахын тулд бид тэдэнд мониторингийн бүлэгт хийдэг сургалтынхаа тухай тайлбарлаж, мониторингийн хамрах цар хүрээний талаар тохиролцоонд хүрсэн” гэсэн юм. Түүний багийнхан энэ асуудлаар орон нутгийн шийдвэр гаргах дээд байгууллага болох Иргэдийн төлөөлөгчдийн хурлын тогтоол гаргуулж чадсан ажээ. Тэд мөн Улсын мэргэжлийн хяналтын байгууллагатай хамтран ажиллах тохиролцоонд хүрсэн байна. 

Дараагийн нэг бэрхшээл бол мониторинг болон худалдан авах ажиллагааны талаар мэдлэг, туршлагатай хүмүүс дутагдалтай байсан явдал юм. Иргэдийн төлөөлөгчдийн хурлаас сонгогдсон хяналтын бүлгийн гишүүд нь хэдийгээр барилгын ажлын талаар ойлголттой байсан боловч барилгын ажилд мониторинг хийх туршлага, чадвар байхгүй байлаа. Ч.Ганцэцэг “Бид тэдэнд юу юуг нь шалгах, алдаа доголдлыг хэрхэн баримтжуулах, хэнд асуудлаа тавих  гэх мэт мониторинг хэрхэн хийх талаар зааж өгсөн” гэж өгүүлж байна. 

Мониторинг хийх явцад хяналтын бүлэг тус бүр дэд станцын барилгын ханатай холбоотой асуудал илрүүлжээ. Нэг дэд станцын хувьд ханыг гологдол тоосгоор өрсөн байлаа. Харин нөгөө дэд станцын хувьд ханын өрлөг нь хазгай байв. Эдгээр асуудлыг бүгдийг нь гүйцэтгэгчийн зардлаар залруулсан бөгөөд 1,770,000 төгрөг буюу нийт гэрээний үнийн дүнгийн 2 орчим хувьтай тэнцэх зардал гарсан байна. Түүнээс хойш гүйцэтгэгч нар ажилдаа хариуцлагатай хандаж, дахин ноцтой алдаа гаргаагүй ажээ. Гэвч төслийн хамгийн гол үр дүн бол орон нутгийн захиргаа болон иргэд худалдан авах ажиллагаанд иргэний нийгэм оролцох нь ямар ач холбогдолтой болохыг ойлгосон явдал юм. Ч.Ганцэцэг “Иргэд өөрсдөө бид ингэж оролцох ёстой юм байна, бид ийм эрхтэй, үүрэгтэй байсан юм уу гэхчлэн ярьж байсан” гэж дурсан ярьж байна. Энэ төсөл нь олон нийтийн оролцоонд тулгуурласан анхны төсөл болохынхоо хувьд дараа дараагийн төслүүдэд чухал туршлага болжээ. Жишээлбэл, иргэдийн бүлэг байгуулах санаа нь орон нутгийн захиргааны гэмт хэргээс урьдчилан сэргийлэх ажилд ашиглагдаж байна. 

Энэ төслийн дараагаар орон нутгийн иргэний нийгмийн байгууллагууд 2011 онд Өвөрхангай аймагт хийгдсэн бүх барилгын ажлын гүйцэтгэгч сонгох үнэлгээний хороонд орж ажиллажээ. Хамгийн түгээмэл асуудал бол захиалагч, тендерт оролцогч, иргэний нийгмийн байгууллагын аль алиных нь хувьд чадавхийг бэхжүүлэх явдал байлаа. Тэд бүгд өөрсдийн гүйцэтгэх чиг үүргийн хувьд сургалт авах шаардлагатай байв. Өөр нэг асуудал нь мэдээллийн хүртээмж байжээ. Хэдийгээр тендерийн урилгыг орон нутгийн хэвлэл, телевизээр цөөн удаа сурталчилдаг боловч хэрэгцээтэй хүмүүст мэдээллээ хүргэхэд нь хангалтгүй байлаа. Захиалагч байгууллага ихэвчлэн өмнө нь тендер шалгаруулалтад оролцож байсан компаниудад хандах явдал түгээмэл байсан байна. Гурав дах асуудал бол гүйцэтгэгчдийн нийлүүлсэн бараа буюу хийсэн ажил нь чанарын шаардлага хангахгүй байсан явдал байв. Гүйцэтгэгчид тухайн гэрээтэй холбоотой эрсдлийг урьдчилан харах чадваргүй, түүнчлэн гэрээ гүйцэтгэхэд шаардлагатай боловсон хүчин, техник хэрэгсэл зэрэг нөөц байхгүй байлаа. 

Ч.Ганцэцэг “Мониторинг бол оролцооны хамгийн дээд хэлбэр” гэж хэлсэн юм. Тэрээр өөрийн туршлагадаа үндэслэн тендерийн үнэлгээнд оролцсоноос худалдан авах ажиллагааны явцад мониторинг хийх нь илүү үр дүнтэй гэж үзэж байна. Түүний хэлснээр энд хоёр шалтгаан бий. Нэгдүгээрт, тендерийн үнэлгээнд мэргэжлийн талаас нь дэмжлэг үзүүлэх чадвартай хүмүүс иргэний нийгмийн байгууллагад дутагдалтай байна. Хоёрдугаарт, хэрвээ иргэний нийгмийн байгууллагын төлөөлөгч зүй бус үйлдэл хийх болон мэдээллийн нууцыг алдагдуулбал яаж хариуцлага тооцох вэ гэдэг нь тодорхой бус. Түүнчлэн, мэдээлэл алдагдах тохиолдол гарсан үед иргэний нийгмийн байгууллагын төлөөлөгч нь хамгийн түрүүнд сэжиглэгдэх магадлалтай. Хэдийгээр оролцооныхоо цар хүрээг ингэж багасгасан ч иргэний нийгмийн байгууллагуудад чадавхиа бэхжүүлэх шаардлага байсаар л байна. Тэрээр “Худалдан авах ажиллагааны шаардлагатай батламжийг авсан хүмүүс иргэний нийгмийн байгууллагуудад гарын таван хуруунд багтахаар цөөхөн байна” гэж хэлж байна.  Гэвч тэр энэ хавар сайн мэдээ сонссон нь Худалдан авах ажиллагааны түншлэл байлаа. Ч.Ганцэцэг болон Өвөрхангай аймгийн иргэний нийгмийн байгууллагууд энэ түншлэлтэй хамтран орон нутагтаа сайн засаглал, шударга ёсыг бэхжүүлж чадна гэсэн итгэл дүүрэн байна.

[procurementmongolia]

MONITORING IS THE HIGHEST FORM OF COMMUNITY PARTICIPATION 

When Ch.Gantsetseg, coordinator for Liberal Women’s Brain Pool NGO and the Procurement Partnership in Uvurkhangai, started her career in civil society organizations (CSOs) in 2005, she did not think that she would become deeply attached to public procurement monitoring. “Public procurement should be transparent, competitive, efficient, economical and accountable. Civil society should be there to ensure that these principles are followed properly”, she says. Her first monitoring experience was a project to monitor the compliance of 2008 parliamentary election campaigns with the law. She took on this project at the request of the Voters’ Education Center. Encouraged by her first monitoring experience, she wrote a project proposal whose goal was to monitor the quality and satisfactoriness of education in local schools. The Open Society Forum approved her project proposal in 2010 and, finally, in early 2011, she was officially involved in her first procurement monitoring project.

Ch.Gantsetseg - Coordinator of the Procurement Partnership in Uvurkhangai

The project was designed to monitor the daily progress of construction works of two meteorological substations in Baruunbayan-Ulaan and Togrog soums, Uvurkhangai, using a group of local residents. The first task was to change local government’s attitude towards civil society involvement in procurement and get an authorization for the project’s oversight groups to monitor the construction works, as the groups had no legally binding document that allowed them to do such examination. “We encountered many problems and challenges. At first local governments didn't understand and support what we were trying to do mainly because they were cautious about the capability of citizens to do monitoring. We explained to them our training for monitoring groups and agreed on the scope of monitoring to get their support”, Gantsetseg says. Her team managed to secure a resolution from the respective citizens’ representatives’ assembly, the highest decision-making body in the localities. The team also reached an agreement on cooperation with State Specialized Inspection Agency. 

Another challenge was the lack of capable individuals who were familiar with monitoring and procurement. The oversight group members chosen by the citizens’ representatives’ assembly did not have adequate experience or skills to monitor the construction works even though they had some background in construction. “We taught them how to monitor: what to check, how to document a defect or fault, with whom to report, and so on,” Gantsetseg says. 

During the monitoring, the oversight groups each identified a problem in the walls of the substations. In one substation, defective bricks were used to build its walls. In another substation, the bricklaying was not straight. Both problems were fixed at the cost of the contractors. The faulty walls costed MNT1,770,000, which was roughly 2% of the total contract value. From then on, the contractors became careful with their construction work and made no more mistakes. However, the most important outcome of this project was that local governments, as well as citizens, understood the importance of civil society’s involvement in public procurement. As Gantsetseg recalls, the citizens were saying “We should have done this before” or “We did not know we had this right or responsibility”. As the first project based on community participation, this project set an important precedent for other efforts. For example, the idea of citizens group was later used in crime prevention by local governments. 

Following this project, local CSOs participated in bid evaluation committees for all construction work contracts in Uvurkhangai in 2011. The most common problem was augmenting the capacity of procuring entities, bidders and CSOs. They all needed training on their respective roles in procurement. Another problem was public awareness. While a bid invitation was published on a local newspaper and broadcast on a local TV channel a few times, it was not satisfactory to reach the target audience. Procuring entities tended to communicate with those who submitted bids in previous years. The third problem was the quality of goods supplied or works done by contractors. Contractors were unable to estimate the risks associated with their contracts. Also, they did not have the necessary resources, such as equipment and staff, to fulfill the contract. 

“Monitoring is the highest form of community participation”, Gantsetseg says. Based on her experience, she thinks it is better to monitor the procurement process rather than to participate in bid evaluation. She argues that there are a couple of reasons for this. First, there is a lack of capable people in CSOs who can provide professional support to bid evaluation. Second, it is not clear how accountability can be ensured when a representative of CSOs carries out a fraud or discloses confidential information. Moreover, a CSO representative might be among those who will be suspected of disclosing confidential information, if ever there is such an incidence. Even with a narrower scope of operations, CSOs still needed capacity building. “There are only a handful of people in CSOs who have the necessary certification”, she says. But she received good news last spring. Gantsetseg was very excited when she first learned about the Procurement Partnership and its goals. She and her colleagues in Uvurkhangai are confident that through the partnership, they can strengthen good governance and justice in their locality.  

[procurementmongolia]

ИРГЭНИЙ НИЙГМИЙН БАЙГУУЛЛАГУУДЫН ХУДАЛДАН АВАХ АЖИЛЛАГААНЫ ТҮНШЛЭЛ 

Монгол Улсын Төрийн болон орон нутгийн өмчийн хөрөнгөөр бараа, ажил, үйлчилгээ худалдан авах тухай шинэчилсэн хууль 2012 оны 10-р сарын 1-нээс эхлэн хүчин төгөлдөр мөрдөгдөж эхэлснийг засгийн газрын худалдан авах ажиллагаанд оролцдог буюу түүнийг сонирхдог хэн бүхэн мэдэж байгаа болов уу. Уг хууль нь тендерийн үнэлгээнд оролцох, байгуулсан гэрээнд явцын болон гүйцэтгэлийн хяналт үнэлгээ хийх боломжийг иргэний нийгмийн байгууллагуудад олгож байгаа юм. Тиймээс одоо иргэний нийгмийн байгууллагууд энэ чиг үүргээ хэрхэн гүйцэтгэх вэ, тэд үүнд бэлэн байна уу гэсэн асуулт зүй ёсоор гарч байна. 

Энэ асуултын хариу нь биднийг Худалдан авах ажиллагааны түншлэл буюу иргэний нийгмийн зүгээс худалдан авах ажиллагаанд тавих хяналтыг илүү зохион байгуулалттай, хариуцлагатай болгох зорилгоор байгуулагдсан нэгэн иргэний нийгмийн байгууллага руу хөтөлж байна. Энэ түншлэлийг үүсгэн байгуулагч Н.Отгонжаргалын хэлснээр, “Төрийн албан хаагчид дээрээс болон доороос ирэх дарамт шахалтын улмаас өөрөө өөрсдийгөө хянаж чадахгүй. Тендерт оролцогчид зөвхөн өөрсдийн эрх ашгийг л харна. Тэгэхээр өөр хэн хяналт тавих вэ? Эцсийн хэрэглэгч буюу иргэд. Зүгээр жирийн иргэд биш, чадварлаг институциональ бүтэц хэрэгтэй.”

Н.Отгонжаргал - Худалдан авах ажиллагааны түншлэлийн Удирдах зөвлөлийн дарга 

Н.Отгонжаргал 2004 оноос эхлэн худалдан авах ажиллагааны чиглэлээр ажиллаж эхэлсэн байна. Түншлэл байгуулах санаа нь иргэдэд худалдан авах ажиллагааны талаар шаардлагатай мэдлэгийг олгох, тэдний оролцоог илүү зохион байгуулалттай, хариуцлагатай болгох гэсэн түүний алсын хараанд тулгуурласан юм. “Муу худалдан авах ажиллагааны тогтолцоо гэдэг нь зөвхөн авилгалын тухай асуудал биш, энэ нь мөн худалдан авах ажиллагааны талаар ойлголт, мэдлэг, мэдээлэл дутмаг байгаатай холбоотой” гэж тэр хэлж байна. Тэрээр 2008 оноос хойш Монгол Улсын худалдан авах ажиллагааны тогтолцоог сайжруулах чиглэлээр олон улсын байгууллагын хэд хэдэн төслийг хэрэгжүүлсэн нь түүний хувьд түншлэлийн тухай санаагаа хөгжүүлэх таатай боломж байсан билээ. Жишээлбэл, Дэлхийн банкны төслийн хүрээнд Тогтвортой амьжиргаа 2 төслийн худалдан авах ажиллагааны журам зааврын хэрэгжилт, Азийн хөгжлийн банкны төслийн хүрээнд Монгол Улсын автозамын салбарт хийсэн тоон болон чанарын судалгаанууд нь түүний алсын хараа бүрэлдэхэд гол түлхэц үзүүлжээ. 

Засгийн газар болон Дэлхийн банкны ажилтнуудтай хамт Ховд, Баян-Өлгий, Өвөрхангай аймгуудад ажиллахдаа Н.Отгонжаргал орон нутгийн иргэний нийгмийн байгууллагуудтай олон удаа уулзсан бөгөөд өөрийн алсын харааг хэрэгжүүлэх хамгийн зөв шийдэл бол худалдан авах ажиллагааны түншлэл байгуулах явдал юм гэсэн дүгнэлтэд хүрсэн байна. Гэвч түншлэлийн эрх зүйн статус, боломжит хамтрагчид, үйл ажиллагааны цар хүрээ зэрэг шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлууд байсаар л байлаа. Тэрээр өөрийн санаагаа хэрэгжүүлэхийн тулд олон хүмүүстэй уулзаж, тэдний санал бодлыг сонссон юм. Тэдгээрийн дотор Сангийн яамны Худалдан авах ажиллагааны бодлогын газрын дарга Х.Ганцогт, Дэлхийн банкны төрийн секторын (Ядуурлыг бууруулах болон эдийн засгийн удирдлага) ахлах мэргэжилтэн Захид Хаснайн, Монгол Улсын худалдан авах ажиллагааны анхны хуулийн төслийг боловсруулахад туслалцаа үзүүлсэн, мөн хоёр ч төсөл дээр багийн ахлагчаар түүнтэй хамтран ажиллаж байсан худалдан авах ажиллагааны нэртэй мэргэжилтэн Питер Трепте нарын санал зөвлөгөө үнэтэй байв. 

2012 оны хавар гэхэд Н.Отгонжаргал Дэлхийн банкны ажилтнуудтай зөвшилцсөний үндсэн дээр худалдан авах ажиллагааны түншлэл байгуулах бэлтгэл ажилдаа орсон байна. Тэрээр түншлэл нь хууль зүйн чадамжтай, хариуцлагатай байхын тулд албан ёсоор төрийн бус байгууллага хэлбэртэйгээр зохион байгуулагдах ёстой гэдэгт итгэж байлаа. Үүнээс гадна, тухайн үед худалдан авах ажиллагааны мониторингийн чиглэлээр хоёр санаачлага хэрэгжиж байв. Нэг нь Ази Номхон далайн Нийгмийн Хариуцлагын Сүлжээний дор албан бусаар байгуулагдсан худалдан авах ажиллагааны дэд сүлжээ, нөгөө нь Мерси Кор байгууллагын дэмжлэгтэйгээр худалдан авах ажиллагааны мониторингийн чиглэлээр ажиллаж байгаа 12 аймгийн иргэний нийгмийн байгууллагуудын сүлжээ байлаа. Түүний хувьд бүх зүйлийг шинээр эхэлснээс уг санаачилгуудын хүрээнд нэгэнт бий болсон чадавхийг ашиглах нь зүйтэй гэж үзсэн бөгөөд энэ стратеги нь түүнд худалдан авах ажиллагааны мониторингийн чиглэлээр ажиллах сонирхолтой, энэ талаар тодорхой туршлагатай этгээдүүдийг олж авахад тусалсан юм. Удахгүй байгуулагдах түншлэлд нэгдэж орсон дараагийн хүн бол Г.Цэцгээ байлаа. Тэрээр дээрх хоёр санаачилгын аль алинд нь ажиллаж байсан учраас эдгээр санаачилгын хүрээнд ажиллаж байгаа хүмүүстэй холбоо тогтоож, цаашдын хамтын ажиллагааны талаар ярилцахад туршлагатай нэгэн байв.

Г.Цэцгээ - Худалдан авах ажиллагааны түншлэлийн Ажлын албаны дарга 

Дээрх дэд сүлжээний гишүүдтэй түншлэл байгуулах талаар ярилцаж байхдаа Н.Отгонжаргал, Г.Цэцгээ нар түншлэлийн дүрэм болон ёс зүйн дүрмийн төслийг бэлтгэжээ. Эдгээр баримт бичгийг боловсруулснаар тэд боломжит хамтрагчидтайгаа уулзаж ярилцан түншлэлийг албан ёсоор байгуулахад бэлэн болсон юм. Гэвч тэд үүнийг арай өөрөөр хийхийг хүссэн байна. Дэлхийн банкны тусламжтайгаар, тэд жирийн үүсгэн байгуулагчдын хурал биш жижиг хэмжээний форум зохион байгуулж, худалдан авах ажиллагааны мониторингийн туршлагатай бүх хүмүүс болон Сангийн Яам, Дэлхийн банк, Азийн хөгжлийн банк, Европын сэргээн босголт, хөгжлийн банк, Щвейцарийн хөгжлийн агентлаг, Мерси Кор зэрэг засгийн газрын ба олон улсын байгууллагуудын төлөөлөгчдийг урьжээ. Форум нь илүү өргөн хүрээнд оролцогчдыг хамруулж, олон нийт болон олон улсын байгууллагуудын анхаарлыг энэ асуудалд түлхүү хандуулснаараа илүү ач холбогдолтой байлаа. Энэ форумын үеэр оролцогчид өөрсдийн худалдан авах ажиллагааны мониторингийн туршлагаа хуваалцах, иргэний нийгмийн байгууллагуудын худалдан авах ажиллагаанд оролцох оролцооны талаарх засгийн газрын журам, зохицуулалтын талаар санал солилцох, түншлэлийн дүрэм, ёс зүйн дүрмийн төслийг хэлэлцэх, удирдах болон хяналтын зөвлөлийг томилох зэрэг ажлуудыг хийсэн байна. Түүнчлэн, тэд олон улсын байгууллагуудтай ямар чиглэлээр хэрхэн хамтарч ажиллаж болох талаар ерөнхий ойлголттой болж чадав. 

Форумаас гарсан шийдвэрийн дагуу 2012 оны 7-р сарын 18-ны өдөр түншлэлийг албан ёсоор төрийн бус байгууллага хэлбэртэйгээр үүсгэн байгуулж, улсын бүртгэлд бүртгүүлжээ. Дараагийн алхам бол цаашдын ажлын төлөвлөгөө байлаа. Хэдийгээр түншлэл нь 6 сарын хугацааг хамарсан үйл ажиллагааны төлөвлөгөөтэй байсан боловч энэ нь тэдний үйл ажиллагааг удирдан залахад хэтэрхий богино бөгөөд тодорхой бус байсан юм. Дэлхийн банкны үйл ажиллагааны (Засаглал) мэргэжилтэн Катрин Фраушерийн зөвлөснөөр, түншлэл өөрийн чадавхиа бэхжүүлж, илүү урт хугацааны цогц төлөвлөгөө буюу стратеги төлөвлөгөөг боловсруулах шаардлагатай байв. Ингээд түншлэл Дэлхийн банк болон Ази Номхон далайн Нийгмийн Хариуцлагын Сүлжээний тусламжтай өөрийн удирдах болон хяналтын зөвлөлийн гишүүдийн дунд 5 жилийн стратегийн төлөвлөгөөний талаар ярилцаж, түүний эхний төслийг бэлтгэх зорилгоор стратеги төлөвлөлтийн сургалт хэлэлцүүлгийг зохион байгуулсан байна. Хэдийгээр энэ төлөвлөгөө одоо боловсруулах шатандаа явж байгаа ч түншлэлийн тогтвортой үйл ажиллагааг хангах чиглэлээр хийсэн нэг чухал алхам байлаа. 

Түншлэлийн зүгээс энэ ондоо багтааж үлдсэн аймгуудад өөрийн дэд сүлжээгээ байгуулах, стратегийн төлөвлөгөөг эцэслэн боловсруулах, иргэний нийгмийн байгууллагуудад зориулсан тусгай сургалтын хөтөлбөр, гарын авлагыг бэлтгэх, худалдан авах ажиллагааны мониторинг хийх иргэний нийгмийн байгууллагын төлөөлөгчдөд зориулсан маягт, зааварчилгааг боловсруулах зэрэг ажлуудыг хийхээр төлөвлөж байна. Н. Отгонжаргалын хэлснээр, цаашдаа түншлэлийн хувьд тулгарч байгаа гол бэрхшээлүүд нь чадавх бүрдүүлэх, арга зүй техникийг бий болгох, бүх талуудын хооронд мэдээллийг үнэн зөв шуурхай хүргэх болон санхүүжилтийн асуудлууд болж байна. Түүнээс гадна, тэрээр “иргэний нийгмийн байгууллагуудыг худалдан авах ажиллагааны мониторингийн үйл ажиллагаанд хариуцлагатай оролцуулна гэдэг амаргүй зүйл” гэж хэлсэн юм. Ирэх жилийн хувьд түншлэл нь мониторингийн хүчин чармайлтаа зарим чухал ач холбогдолтой асуудалд, тухайлбал нийслэлийн автозамын барилга угсралтын ажилд төвлөрүүлэх замаар мониторингийн туршлагаа бэхжүүлж, захиалагч байгууллагуудад дохио өгөхүйц бодитой үр нөлөө бий болгохыг хүсч байна. 

Хоёр толгой нэгээс дээр гэсэн хуучны үг байдаг. Харин түншлэлийн хувьд хэрэв энэ хоёр толгой нь зохион байгуулалттай, мэргэжсэн байвал бүр ч илүү дээр гэж үзэж байна. Тэд засгийн газрын худалдан авах ажиллагаанд хяналт тавих чиг үүрэгтээ өөрсдийгөө бэлдэн  ил тод, өрсөлдөх тэгш боломжтой, хариуцлагатай худалдан авах ажиллагааны төлөө урам зоригтой, итгэл төгс ажиллаж байна.

[procurementmongolia]

PROCUREMENT PARTNERSHIP OF CIVIL SOCIETY ORGANIZATIONS 

Everyone who is involved or interested in public procurement is probably aware of the fact that the newly amended public procurement law of Mongolia became effective last 1 October 2012. The law formally enables civil society organizations (CSOs) to participate in every bid evaluation and undertake monitoring and performance audits on the contracts awarded. Now is a good time to ask how CSOs will fulfill these roles and if they are ready for such a responsibility. 

The answer to these questions leads us to the Procurement Partnership, a CSO network that aims to add organization and accountability to civil society’s oversight of public procurement. According to N.Otgonjargal, a founding member of the partnership, “Public officials can’t monitor themselves because of the pressure from the top and the bottom. Bidders only care about their own interest. Who else can do the monitoring? End-users or citizens. Not just ordinary people. A capable institutional structure is needed.”

N.Otgonjargal - Chairman of the Procurement Partnership

Otgonjargal started working in procurement in 2004. The idea of forming a procurement partnership was based on her vision to provide citizens with the necessary knowledge of public procurement and make their participation more organized and accountable. “A bad procurement system is not only about corruption, but also about less awareness, less knowledge and less information about procurement” she says. Her experience of working, since 2008, on several projects of international organizations that aim to improve the public procurement system in Mongolia was an ideal source of inspiration for developing her idea. For example, her qualitative and quantitative studies done under an Asian Development Bank project to review the road sector of Mongolia and a World Bank project to review the implementation of procurement guidelines for Sustainable Livelihood Project II were influential in shaping her vision. 

During her visits, together with government and World Bank officials, to Khovd, Bayan-Ulgii, and Uvurkhangai aimags, she met with local CSOs and gradually came to the conclusion that the procurement partnership was the best solution to fulfill her vision. Still, there were questions to be answered: legal status of partnership, potential partners, scope and focus of activities, among others. Otgonjargal had sought advice and feedback from many people to realize her idea. Among those who inspired and encouraged her were H.Gantsogt, Director of Procurement Policy Department at the Ministry of Finance; Zahid Hasnain, Senior Public Sector Officer (Poverty Reduction and Economic Management) of the World Bank; and Peter Trepte, a procurement guru who helped draft the first procurement law of Mongolia and worked with her as team leader on a couple of projects. 

By the spring of 2012, Otgonjargal finally began preparing for the establishment of the procurement partnership, upon consultation with the World Bank officers. She believed that the partnership should be officially incorporated as an NGO to have a formal legal identity and accountability mechanisms. Moreover, there were a couple of procurement monitoring initiatives that have emerged in Mongolia. One was the procurement subnetwork that was created informally under Affiliated Network of Social Accountability-East Asia and the Pacific (ANSA-EAP). The other was a group of CSO networks in 12 aimags working on procurement monitoring with the support of Mercy Corps. Her idea was to capitalize on the knowledge and skills of these existing initiatives rather than starting from scratch; this strategy helped her identify those who had some experience and interest in procurement monitoring. The next person who joined the soon-to-be-established partnership was G.Tsetsgee, who was an experienced candidate for communicating with the people involved in the initiatives because she had experience of working in both of the initiatives.

G.Tsetsgee - Coordinator of the Procurement Partnership

While discussing with the subnetwork members about the partnership establishment, Otgonjargal and Tsetsgee prepared a draft charter and code of ethics for the partnership. With these documents at hand, they were ready to have a discussion with the potential partners and establish the partnership officially. But they wanted to do it differently. With the support of the World Bank, they organized a small forum—instead of a typical meeting—and invited all those who had procurement monitoring experience, as well as international and government organizations, including the Ministry of Finance, the World Bank, the Asian Development Bank, the European Bank for Reconstruction and Development, the Swiss Agency for Development and Cooperation and Mercy Corps. The forum was a better choice because it involved a wider audience and enabled more exposure to the general public and international communities. During the forum, they introduced their experience in procurement monitoring, exchanged ideas about government policies and rules regarding CSO involvement in procurement, discussed the draft charter and code of ethics, and appointed the executive and supervisory boards of the partnership. Also, they had an opportunity to get a general idea of where and how they can cooperate with international organizations. 

As a follow-up of the forum, the partnership was incorporated and registered as a non-government organization with the state registration office on 18 July 2012. The next logical step for the partnership was a plan for the future. Although the partnership had a six-month action plan, it was just too short and vague to guide their activities. As suggested by Kathrin Frauscher, Operations Officer (Governance) of the World Bank Institute, the partnership needed more capacity building and a more comprehensive, longer-term plan – a strategic plan. With the support from the World Bank and ANSA-EAP, the partnership organized a strategic planning workshop among the members of its executive and supervisory boards to discuss and draft its 5-year strategic plan. While this plan is still in progress, the workshop was an important step towards the sustainability of the partnership. 

Before the new year, the partnership plans to establish its sub-networks in areas where they don’t exist, finalize the strategic plan, prepare training curricula and manuals customized for CSOs and work out the forms and guidelines for procurement monitoring by CSOs. Looking forward, the major challenges ahead for the partnership include, as Otgonjargal foresees, capacity building, tools and methods, communications and funding. Moreover, “it is not easy to ensure the accountability of CSOs for their procurement monitoring”, she says. In the next year, the partnership wants to focus their monitoring effort on some critical areas, such as road construction works in the capital city, to gain experience and make a visible impact that will strike procuring entities as a warning. 

There is an old saying: “Two heads are better than one.” But the partnership thinks it is even better if the heads involved are more organized and proficient. They are enthusiastic and motivated about their role for greater transparency, increased competition and improved accountability as they prepare for their role as monitors and partners in public procurement.

[procurementmongolia]

ӨМНӨГОВЬ: САНААНААС САЙН ТУРШЛАГА ХҮРТЭЛ

Монгол улсын 21 аймгийн нэг болох Өмнөговь нь газар нутгийн хувьд хамгийн том нь боловч хүн ам, мал сүрэг, аж ахуйн нэгжийн тоогоороо доогуур жагсдаг билээ. Гэвч Тавантолгой, Оюутолгой гэсэн хоёр том уул уурхайн төслийн нөлөөгөөр тус аймгийн эдийн засаг сүүлийн үед хурдацтай тэлж байна. 

Энэ уул уурхайн өсөлттэй зэрэгцээд бас нэгэн хөгжил явагдаж байгаа юм. Өмнөговь аймагт орон нутгийн засаг захиргаа, иргэний нийгмийн байгууллагууд болон хувийн хэвшил өөрсдийн нийтлэг эрх ашгийн төлөө хамтарч ажиллан амжилтад хүрч байгаа бөгөөд тэд энэ шинэчлэлийн тэргүүн эгнээнд явж байна. Тухайлбал, тус аймаг засгийн газрын худалдан авах ажиллагааг ил тод, шударга болгох талаар багагүй үр дүнд хүржээ.

Б.Нарантуяа - Санхүү, төрийн сангийн хэлтсийн дарга

Аймгийн засаг даргын тамгын газрын Санхүү, төрийн сангийн хэлтсийн дарга Б.Нарантуяа хэлэхдээ “2008 он гэхэд иргэний нийгмийн байгууллагуудыг худалдан авах ажиллагаанд оролцуулдаг ямар ч тогтолцоо Өмнөговьт байгаагүй” гэлээ. Мөн “Ийм тогтолцоо Монголд ч байгаагүй. Одоо аймгийн хэмжээнд иргэний нийгмийн байгууллагууд тендерийн үнэлгээний хорооны 70%-д нь оролцож байна” хэмээн Аймгийн засаг даргын тамгын газрын Төрийн захиргаа, удирдлагын хэлтсийн дарга Ш.Бат-Эрдэнэ хэлж байна. “Өнөөдрийн байдлаар, Даланзадгад суманд иргэний нийгмийн байгууллагуудыг оролцуулдаггүй ямар ч тендер шалгаруулалт байхгүй” гэж аймгийн төвийн газар нутгийг харъяалдаг Даланзадгад сумын засаг даргын тамгын газрын дарга Д.Гантуяа онцолж хэлэв.

Ш.Бат-Эрдэнэ - Төрийн захиргаа, удирдлагын хэлтсийн дарга

Худалдан авах ажиллагаанд мониторинг хийх анхны шийдвэрийг иргэнийн нийгмийн байгууллагуудын хүсэлтээр аймгийн засаг даргын тамгын газар 2009 онд гаргажээ. Энэ хүсэлт нь “Үдийн цай” буюу 11 хүртэлх насны сурагчдад хөнгөн чанарын хоол үнэ төлбөргүйгээр олгох үндэсний хөтөлбөрийн хэрэгжилтийн чанарыг сайжруулах алхам байв. Мониторинг хийх санаачлагыг гаргасан иргэний нийгмийн байгууллагуудын сүлжээний зохицуулагч С.Энэбиш энэ талаар дурсч ярихдаа “Бид аймгийн засаг даргын тамгын газрын ажилтнуудтай уулзан өөрсдийн зорилгоо танилцуулж, өмнөх туршлагаа хуваалцсан. Тэд бидний санааг шууд дэмжиж, зөвшөөрөл өгсөн” гэсэн юм. “Бодит байдал дээр гүйцэтгэгч компани нь ганцхан төрлийн бүтээгдэхүүн нийлүүлдэг, хэмжээний хувьд байх ёстой стандартад хүрдэггүй зэрэг асуудлууд байсан” гэж Б.Нарантуяа хэлж байна.

Д.Гантуяа - Даланзадгад сумын засаг даргын тамгын газрын дарга

Орон нутгийн захиргаа болон иргэний нийгмийн байгууллагууд хамтдаа суугаад энэ хөтөлбөрийн худалдан авах ажиллагааг хангалттай түвшинд хүргэхийн тулд юу хэрэгтэй байгаа талаар ярилцсан байна. Ингээд тэд тендерийн баримт бичиг бэлтгэж нээлттэй тендер шалгаруулалт зохион байгуулжээ.

С.Энэбиш - Өмнөговь аймгийн ИНБ-ын сүлжээний зохицуулагч

Өмнөговийн туршлагаас харахад, уг төсөл амжилттай хэрэгжихэд өмнөх туршлага, орон нутгийн захиргааны хамтын ажиллагаа, зорилгодоо хүрэх тууштай хүсэл эрмэлзэл гэсэн гурван хүчин зүйл нөлөөлсөн байна. 

Иргэний нийгмийн байгууллагуудын өмнөх туршлага

2009 онд хийгдсэн “Үдийн цай” хөтөлбөрийн мониторинг нь С.Энэбишийн хувьд үнэндээ энэ хөтөлбөрийн чанарыг шалгасан хоёр дах төсөл байв. Тэрээр анхны мониторингийн төслөө 2006 онд хийсэн бөгөөд түүний баг Өмнөговь аймгийн бүх сумдад очиж, нөхцөл байдлыг судлаж шалгахад 6 сарын хугацаа зарцуулсан байна. Тэрээр хэлэхдээ “Бид хийх явцдаа суралцаж байна. Тэр үед би 15 сум гэдэг хэтэрхий их байжээ гэдгийг ойлгосон” гэсэн юм. Энэ нь 2009 онд мониторинг хийхдээ зөвхөн аймгийн төвийн сургуулиудад төвлөрч ажиллахаар шийдсэн нэг шалтгаан байлаа. Түүнчлэн, хоёр дах удаад С.Энэбиш 40 иргэний нийгмийн байгууллагын сүлжээг төлөөлж байсан нь түүний багийн хувьд орон нутгийн захиргааны ажилтнуудад төслийн ач холбогдлыг ойлгуулахад харьцангуй хялбар байв. 

Орон нутгийн захиргааны хамтын ажиллагаа

Төслийн амжилтад нөлөөлсөн өөр нэг хүчин зүйл бол аймгийн болон сумын түвшинд орон нутгийн захиргааны хамтран ажиллах хүсэл сонирхол байсан юм. Д.Гантуяа хэлэхдээ “Би өөрөө төрийн бус байгууллагад ажиллаж үзсэн учраас иргэний нийгмийн байгууллагын төлөөлөгчидтэй уулзаад тэдний санааг дуртайяа хүлээж авсан. Яагаад болдоггүй юм бэ гэж бодсон. Иргэний нийгмийн байгууллагынхан бол зүрх сэтгэлээрээ л энэ ажлыг хийж байгаа хүмүүс” гэсэн байдаг. Орон нутгийн захиргаа зөвхөн иргэний нийгмийн байгууллагын саналыг хүлээж аваад зогсохгүй, идэвхтэй хамтран ажилласан байна. “Манай тамгын газрынхан Улаанбаатарт очиж худалдан авах ажиллагааны сургалтад суусан. Иргэний нийгмийн байгууллагынхан ч бидэнд төсвийн ил тод байдлын талаар сургалт явуулсан. Бид энэ хөтөлбөрийг сайжруулахын тулд илүү ихийг сурахаар хичээж байлаа. Бид асуудал тулгарах бүрт холбогдох бүх талуудыг урьж байгаад асуудлаа ярьдаг, санал бодлоо солилцдог, тэгээд хамгийн сайн шийдлийг нь гаргадаг” гэж Д.Гантуяа дурсан ярьж байна. 

Талуудын хүсэл эрмэлзэл

Гурав дах хүчин зүйл нь орон нутгийн захиргаа болон иргэний нийгмийн байгууллагуудын “Үдийн цай” хөтөлбөрийг сайжруулах гэсэн чин хүсэл байсан юм. Энэ нь зөвхөн мониторинг хийх ажиллагаа биш, ахиц дэвшил гаргах гэсэн тасралтгүй хүчин чармайлт байлаа. Орон нутгийн захиргаа болон иргэний нийгмийн байгууллагууд худалдан авах ажиллагааг гэрээ шууд байгуулах аргаар биш нээлттэй тендер шалгаруулалтаар явуулахаар шийдвэрлэж, тендерийн баримт бичгийг хамтран боловсруулсан байна. Иргэний нийгмийн байгууллагууд хувийн хэвшлийнхнийг тендер шалгаруулалтад оролцохыг ятгаж, тендерийг хэрхэн бэлтгэх талаар сургалт хийж, зөвлөгөө өгчээ. Мөн орон нутгийн захиргаа, иргэний нийгмийн байгууллагууд тендер шалгаруулалтын өмнө үдийн цайнд нийлүүлэх боломжтой орон нутагт үйлдвэрлэж байгаа бүтээгдэхүүнүүдийг эцэг эх болон хүүхдүүдээр амтлуулж, үнэлгээ өгүүлэх зорилгоор үзэсгэлэн худалдаа зохион байгуулсан нь  тендерт оролцогчдын тоог нэмэгдүүлж  чадсан байна. 

Түүнээс хойш энэ хөтөлбөрийн хэрэгжилтийн чанар жилээс жилд сайжирч байна. Бүтээгдэхүүний нэр төрөл өссөн, илүү органик гаралтай бүтээгдэхүүн нийлүүлэх болсон, нэг удаагийн савлагаанд шилжүүлсэн, эцсийн хэрэглэгчдийг чанарын хяналтад түлхүү татан оролцуулсан, чадвартай тендерт оролцогчдын тоо нэмэгдсэн, бүтээгдэхүүний нийлүүлэлтийг илүү хялбаршуулсан зэрэг нь уг төслийн хүрээнд гарч буй олон сайн үр дүнгийн жишээ юм. 

Орон нутгийн захиргаа, иргэний нийгмийн байгууллагууд “Үдийн цай” хөтөлбөр дээр хамтран ажиллаж туршлага хуримтлуулах хирээр энэ хүчин чармайлтаа бусад салбарт чиглүүлж байлаа. Жишээлбэл, Даланзадгад сум нийтийн тээврийн үйлчилгээ үзүүлэх ажилд нээлттэй тендер шалгаруулалт явуулж, гүйцэтгэгчийг сонгосон нь өмнө хийгдэж байгаагүй шинэ ажил болжээ. Иргэний нийгмийн байгууллагууд “Нутгийн хишиг” хөтөлбөрт мониторинг хийснээр аймгийн хүн амын бүртгэл, мэдээлэлтэй холбоотой олон зөрчлүүдийг илрүүлсэн байна. Тэд мөн аймгийн Ногоон Хөгжлийн Хөтөлбөрийн хүрээнд урамшуулал авах иргэдийг тодорхойлохын тулд бүх сумдад шинээр тарьсан модны тооллогыг хийжээ. Хамгийн гол нь, орон нутгийн захиргаа, иргэний нийгмийн байгууллагууд, хувийн хэвшил хамтран гурван талт түншлэлийн зөвлөл байгуулж, хамтран ажиллах санамж бичигт гарын үсэг зурсан бөгөөд энэ нь жил бүр шинэчлэгдэн өргөжиж байна. Одоогийн байдлаар гурван талт түншлэл нь худалдан авах ажиллагаа, хүний эрх, ажилгүйдэл, ядуурал, уул уурхай зэрэг тодорхой асуудлуудыг хариуцсан 3 дэд хороотой ажилладаг. 

Өмнөговьт бас бэрхшээл байна. “Одоо төр, иргэний нийгмийн байгууллагууд хоорондоо ойлголцдог болчихлоо. Дараагийн алхам бол орон нутгийн бизнесүүдийг хөгжүүлэх асуудал юм. Томоохон юм уу нарийн мэргэжлийн мэдлэг шаардсан ажил дээр тэдний чадвар, туршлага хүрэхгүй байна” гэж Ш.Бат-Эрдэнэ хэлж байна. Б.Нарантуяа хэлэхдээ “Шинэ агентлагийн жижигхэн салбар нь манай тамгын газрын хийж байгаа ажлыг хэрхэн яаж гүйцэтгэх нь тодорхой бус байна. Мөн иргэний нийгмийн байгууллагын төлөөлөгч зарим хүмүүс тендерийн үнэлгээний хороонд ажиллах мэдлэг, туршлагын хувьд шаардлагын хэмжээнд хүрэхгүй байгаа” гэв. Гэвч тэд худалдан авах ажиллагааны шинэчилсэн хуулийн дагуу зарим аймгуудын одоо хийх гэж байгаа ажлыг аль хэдийн хэрэгжүүлчихсэн юм. Үүнийгээ ч амжилттай хэрэгжүүлсэн. Тэдний хувьд шинэ худалдан авах ажиллагааны тогтолцоонд шууд орж ажиллахад нэгэнт бэлэн болжээ.

[procurementmongolia]

UMNUGOBI: FROM AN IDEA TO GOOD PRACTICE 

Located in the south, Umnugobi is one of 21 aimags in Mongolia. Despite its large territory, Umnugobi is among the smallest in terms of population, livestock and business entities. Yet, its economy has recently expanding rapidly due to two large mining projects: Tavantolgoi and Oyutolgoi. 

Coincidental with the mining boom in the province is another development. The aimag has been at the forefront of a reform that demonstrates how the government, civil society organizations (CSOs) and the private sector can work together towards common good. Umnugobi has been successful in making public procurement more transparent and fair.

 B.Narantuya, Head of the finance and treasury department

“In 2008, there was still no system for involving CSOs in public procurement in Umnugobi”, says B.Narantuya, head of the finance and treasury department of the aimag governor’s office. “Not even in Mongolia”, says Sh.Bat-Erdene, head of the public administration and management department of aimag governor’s office. “At aimag level, CSOs are now participating in bid evaluation committees 70% of the time“, Bat-Erdene adds. “As of today, there is no bidding in Dalanzadgad soum that does not engage CSOs in the process”, says D.Gantuya, head of the governor’s office in Dalanzadgad soum, which covers the aimag center area.

 Sh.Bat-Erdene, Head of the public administration and management department

The aimag governor’s office first decided to welcome a procurement monitoring project in 2009, at the request of a CSO network. The request was a step towards increasing the quality of School Tea Break in Umnugobi, a nationwide program designed to provide a free, light meal for kids under 11 years. “We met with the officials from the aimag governor’s office, explained our goal and shared our previous experience. They immediately supported our idea and gave us the go signal;”, says S.Enebish, head of the CSO network. “The reality was that we had contractors supplying only one type of product in smaller-than-standard portions”, says Narantuya.

D.Gantuya, Head of the governor’s office of Dalanzadgad soum

The CSOs and the soum governor’s office sat down together and discussed what was really needed to improve the procurement for the School Tea Break program. Then, they prepared bidding documents and organized open bidding.

S.Enebish, Coordinator for the civil society network in Umnugobi

Based on the Umnugobi experience, there are three important factors in the success of the project: prior experience of CSOs, government cooperation and strong determination from involved stakeholders. 

Prior Experience of CSOs

The monitoring of school tea break program in 2009 was the second time for Enebish to examine the quality of this program. She did her first monitoring in 2006; it took 6 months for her team to visit and check all the soums of Umnugobi aimag. “We are learning by doing”, Enebish says. “Back then I came to understand that 15 soums were just too much for me alone”, she adds. This was why she decided to focus their monitoring on the aimag center in 2009. Also, she represented a network of 40 CSOs the second time, which made it easier for her team to convince government officials of the importance of the project. 

Government Cooperation

Another important factor in the success of this project was the local government’s willingness to engage citizens, both at aimag and soum level. “When we met with the CSO representatives, I really liked their idea and thought “why not?” I, myself, had experience of working in a non-government organization. CSOs are really driven by benevolence and goodwill”, says D.Gantuya. The local government did not only accept the proposal by CSOs, but also did their best to be an active player. “We, officials of the governor’s office, attended a training on public procurement in Ulaanbaatar. We were also participants in a training on budget transparency by CSOs. We were eager to learn more and make it better,“ says Gantuya. “Whenever we encounter a problem, we always invite all stakeholders for discussion, exchange our ideas and find the best solution”. 

Determination of Stakeholders

Third factor was the strong determination of local government and CSOs to make the school tea break program better. The initiative was a continuous effort to succeed rather than a mere isolated act of monitoring. The local government and CSOs decided to change the procurement method from direct contracting to open bidding and worked together to prepare bidding documents for open bidding. CSOs encouraged businesses to bid for the contract and provided them with training and advice on how to prepare their bids. Before the bidding, they also organized a food exhibition for kids and their parents to taste and give their opinion on local food products; this helped attract more bidders. 

Since then, the quality of this program has improved year after year: increased assortment, more organic food, better packaging, more involvement of end-users in quality check, more competitive bidders, and better and more customized delivery modes. 

As the local government and CSOs gained more experience from the School Tea Break program, they were replicating their efforts in other areas. For example, Dalanzadgad soum organized open bidding for a contract to run public transportation—something that has never been done in the soum before. To facilitate the provision of cash handouts for the aimag’s Homeland Handout Program, CSOs verified the aimag’s primary civil registration data on selected samples and found significant flaws. They also counted and classified newly planted trees in the aimag’s territory to identify potential recipients of incentive payments under the aimag’s Green Development Program. Most importantly, the local government, CSOs and the private sector formed a tri-partite partnership and signed a memorandum of cooperation which has been renewed and expanded annually. Now, the partnership has three sub-committees each dealing with a specific set of issues, including public procurement, human rights, unemployment, poverty, mining and a few others. 

However, there are challenges in Umnugobi too. “The government and CSOs are now communicating well. The next step for us is to develop local businesses because they lack the capacity and skills to bid for a larger or more technically complex contract”, Bat-Erdene says. “We are not sure about how a small branch of the new government agency will handle what we do now”, says Narantuya. “Some people representing CSOs do not have adequate experience or training to work in a bid evaluation committee”, she adds. But they already did what some other aimags are expected to do under the new procurement law. Even better, they did it with success. They are ready to go with the new system immediately.

[ireedui]

ХУДАЛДАН АВАХ АЖИЛЛАГААНЫ ШИНЭЧЛЭЛИЙГ ЭРГЭН ХАРАХАД

Орос, Хятадын дунд орших Монгол улсыг нэгэн цагт ертөнцийн талыг байлдан дагуулсан Чингис хаанаар нь дэлхий дахин мэддэг билээ. Өргөн уудам, онгон зэлүүд газар нутаг нь олон жилийн туршид Монгол улсын нүүр царай болсоор ирсэн юм....

[ireedui]

PUBLIC PROCUREMENT REFORM IN RETROSPECT

Mongolia is a small country landlocked between Russia and China. It is basically known for Chinggis Khan who once conquered half of the world. The image of the country for many years is that of a large, wild territory. More recently, it is its...

[procurementmongolia]

Today, Mercy Corps launches iCOGS or Improved Competitive Outsourcing of Government Services. 

From 2012-2015, the iCOGS program will seek to institutionalize sound and effective procurement practices at the local level. It currently covers 13 aimags, with partners from local government, local civil society groups and local businesses. Through trainings and tripartite partnership agreements, iCOGS hopes to capacitate more local groups to participate as bidders in government procurement, and to inspire local networks to observe the conduct of bidding and monitor implementation of contracts.

iCOGS, which evolved from a component of the 2009-2011 Market Opportunities for Rural Entrepreneurs program, is funded by the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC).

[procurementmongolia]

"(I joined the Public Procurement Partnership because it allows us to) combine powers, voices and tools. That is important to influence decision-making. Our advocacy becomes more powerful... An advantage of the network is that we learn from each other."

-Ms. Enebish, coordinator for the aimag-wide civil society procurement network in Umnugobi. 

[procurementmongolia]

GOXI blog on Umnugobi

[procurementmongolia]

ProAct blog about the Partnership