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¿Qué es Gestión del alcance del Proyecto?
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
¿Qué es Gestión de la Integración del Proyecto?
Piensa sobre Integración del Proyecto como un balance entre todos los procesos en las áreas de conocimientos (alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgo, compras y gestión de interesados). Gestión de la Integración del Proyecto no es un procesos independiente. Por ejemplo, para estimar los costos en el proyecto, número de recursos en el proyecto hay que considerar alcance, riesgos, etc. También cuando se agrega un recursos adicional al proyecto puede que se cambie programa o costo del mismos proyecto.
Gestión de Portafolios
Un portafolio cosiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están necesariamente relacionados de manera directa. Por ejemplo, una compañía de infraestructuras que tiene el objeto estratégico de "maximizar el rendimiento de sus inversiones" puede incluir en un portafolio una combinación de proyectos en el ámbito del petróleo y el gas, la energía, el agua, los caminos, los ferrocarriles y los aeropuertos. A partir de esta combinación, la compañía podría optar por gestionar los proyectos relacionados como un único programa. Todos los proyectos energéticos podrían ser agrupados en un programa de energía. Del mismo modo, todos los proyectos hídricos podrían ser agrupados en un programa hídrico. De este modo los programas de energía e hídrico serían componentes integrantes del portafolio de la compañía de infraestructuras.
La gestión de portafolios consiste en la gestión centralizada de uno o más portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratégicos. La gestión de portafolios se centra en asegurar que los proyectos y programas se revisen a fin de establecer prioridades para la asignación de recursos, y en que la gestión del portafolio sea consistente con las estrategias de la organización y esté alineada con ellas.
Dirección de Programas
La dirección de programas consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a un programa para satisfacer los requisitos del mismo y para lograr unos beneficios y un control que no es posible obtener dirigiendo los proyectos de manera individual.
Los proyectos de un programa se relacionan a través del resultado común o de la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos viene dada únicamente por un cliente, vendedor tecnología o recuso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa.
KPI y PMO
Cuando una empresa decide crear una PMO el enfoque principal debería ser en los indicadores de valor (value drivers). Hay muchos diferentes KPI's (Key Performance Indicators) indispensables para administrar PMO. Las KPI's más comunes en organizaciones que administran proyectos son:
Entrega a tiempo - número de días de retraso (real vs. planeado)
Consistencia en mejores prácticas de gestión de proyectos
Precisión de presupuesto - costo real vs. presupuesto
Estos 3 KPI's es suficiente para empezar PMO y con el tiempo se puede agregar más indicadores que ayuden alinear las expectativas del cliente con la propuesta de valor de la organización.
Estrategia de proyectos
Todos los proyectos necesitan una estrategia. Aplicar la medida óptima para llevar a cabo un proyecto es un reto para los Project Managers. Es crítico que durante la junta de arranque el equipo reflexione sobre la estrategia (¿por qué?) y la táctica (¿cómo?) de un proyecto.
¿Cómo comprobar el valor de PMO?
¿PMO aumenta la probabilidad de de lograr las metas de la compañía?
¿PMO está relacionado directamente con las estrategias ejecutivas de la compañía?
¿Cómo se mide el desempeño de PMO? ¿Las medidas mejoran el desempeño de los proyectos?
¿Cómo los colaboradores perciben PMO?
¿Dónde está posicionada PMO en la estructura de la compañía?
¿Los ejecutivos ven el beneficio en tener PMO en la compañía?
¿Los Program Managers y los Project Managers están más eficientes gracias a PMO?
¿Los proyectos están en tiempo y dentro de presupuesto gracias a buenas prácticas de PMO?
Si para la mayoría de las preguntas la respuesta es positiva entonces el valor de PMO existe en la organización.
5 razones de fracaso de PMO
1. Falta de apoyo ejecutivo - Creación de PMO implica un cambio dentro de la organziación. "Ahora no es buen tiempo", "Tenemos otras inversiones en el momento", "Creando la PMO estaremos planeando su implementación". Son las causas de fracaso de PMO.
2. PMO se convierte en auditor y policía - Uno de los objetivos de PMO es agregar valor a gerente del proyecto. Estar atento, monitorear y controlar el trabajo de gerente del proyecto es algo deseado solamente si es parte de proceso de aprendizaje. Ayuda a vencer la resistencia de cambio.
3. Sobrecargar personal con procedimientos y documentación - La gente es crítica para éxito del proyecto. Procedimientos y tecnología debe de ayudar llevar a cabo un proyecto y no debería ser obstaculo para la ejecución.
4. Falta de gestión de demanda y recursos - escoger proyectos estratégicos y aplicarles recursos adecuados es la función fundamental de PMO. Si no se puede cuantificar demanda y priorizar cambios el cumplimiento de proyecto disminuye.
5. Falta de captura de beneficios y lecciones aprendidas - PMO debería cuantificar los beneficios de un proyecto terminado (también para fines de mercadotecnia). Si PMO no tome esa responsabilidad, es muy probable que nadie lo haga.
90% de éxito de un proyecto se concentra en #comunicación. Interesante gráfica - muestra diferentes habilidades necesarios para ser un líder de proyectos.
¿Por qué PMO?
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es un diferenciador sustancial en las empresa. Implementación correcta de PMO sube probabilidad de éxito de proyecto de 40%.
¿Por qué una empresa necesita gestión de proyectos?
La mayoría de los estudios comprueban que desde 20% a 30% de proyectos fracasan. 40% de proyectos tienen mayores complicaciones.
Proyectos mayores de 1MUSD tienen de 40% mayor probabilidad de fracasar que proyectos pequeños.
Introducción
¡Hola!
Ha pasado bastante tiempo pero por fin vamos empezando con el blog sobre gestión de proyectos. Mi objetivo es presentarles gestión de proyectos como una disciplina completa, necesaria en el mundo de negocios y también atractiva
Vamos a escribir sobre aplicación de gestión de proyectos en varios contextos de diferentes industrias, pero también vamos a aprender sobre las novedades en el mundo de gestión de proyectos.