#dienstreise

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Auch im Mai 2024, schon länger, aber mal schauen, wie lange noch. Denn eine Änderung ist angekündigt

Wie ich einen Dienstreiseantrag genehmige oder stelle – und nicht abrechne

Für Dienstreiseanträge gibt es bei uns Formulare, die eigentlich zum Ausdrucken gedacht sind. Aber wir sind ja mittlerweile total digital, deshalb duldet unsere Personalabteilung und die Buchhaltung es seit einiger Zeit auch, wenn der Prozess per E-Mail absolviert wird. Und das läuft dann so: Die Person, die eine Dienstreise machen will, füllt das zugehörige Formular, eine Word-Datei, am Computer aus, neben dem Namen noch mit so wichtigen Angaben wie der Personalnummer, wo es hingehen soll, was der Zweck der Dienstreise ist, wann und um wieviel Uhr man losfährt, wann und um wieviel Uhr die Tätigkeit am Ziel der Dienstreise (geplant) beginnt, wann und um wieviel Uhr die Tätigkeit am Ziel der Dienstreise (voraussichtlich) endet, und wann und um wieviel Uhr man zurück kommt. Außerdem, mit welchem Verkehrsmittel man unterwegs ist (inklusive mahnender in rot gedruckter Worte, dass die Nutzung von Taxi oder Flugzeug separat begründet werden muss, “mit Wirtschaftlichkeitsberechnung vor Genehmigung”), ob es ins Ausland geht, wann der Grenzübertritt erfolgt usw usw.

Wenn eine:r meine:r Mitarbeiter:innen den Antrag stellt, wird nach dem Ausfüllen des Formulars eine pdf-Datei daraus gemacht und mir diese per E-Mail zugesandt. Ich speichere die pdf-Datei in einem temporären Ordner lokal ab und füge mit Adobe mein digitales Zertifikat zu. Dann sende ich die signierte Datei per E-Mail zurück.

Wenn ich selbst eine Dienstreise mache, sende ich den ausgefüllten Antrag als pdf an meine Vorgesetzte und erhalte ihn ebenfalls mit Adobe-Signatur oder manchmal auch ausgedruckt, von Hand unterschrieben und wieder eingescannt per E-Mail zurück.

In jedem Fall folgt dann nach der Dienstreise noch ein spannender Teil: Auf dem Dienstreiseformular wird nämlich auch die Reisekostenabrechnung gemacht. Dafür müssen noch einmal die tatsächlichen (nun nicht mehr die geplanten!) Daten für Reisebeginn, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Reiseende eingetragen werden, außerdem natürlich Fahrtkosten, Übernachtungskosten usw usw, wieder mit den mahnenden Worten, dass erhöhte Kosten separat zu begründen sind. Naja, und dieses ganze Ausfüllen im Formular funktioniert natürlich nicht mehr, wenn die Datei zwischendurch mal in ein anderes Format umgewandelt und gar noch ausgedruckt oder digital zertifiziert wurde. Also muss ich dann ein zweites Formular nehmen, aus dem nur den Abschnitt für die Abrechnung herauskopieren… es ist ein gar nicht mal so durchdachter, aber immerhin sehr digitaler Prozess.

Es gibt unter uns die Vermutung, dass die Dienstreiseformulare deshalb so kompliziert sind, damit wir möglichst selten Dienstreisen durchführen, und damit, wenn wir sie durchführen, wir davor zurückschrecken, Dienstreisen abzurechnen. Was, zumindest der zweite Teil, bei mir (mit meiner eingebauten Formularschwäche) funktioniert.

Ich höre von Unternehmen, in denen Dienstreisen in einem digitalen Workflow beantragt und die Reisekosten dort auch abgerechnet werden. So was soll bei uns auch bald möglich sein und wird dann hier sicher separat berichtet. Es wird seit rund zwei Jahren an der Einführung des digitalen Überbaus dafür gearbeitet (seit zwei Jahren. Ich lasse diese Zahl mal so stehen).

Außerdem würde mancherorts die Abrechnung von Reisekosten über ein automatisches Sichten der Kreditkartenabrechnung funktionieren. Das halte ich aus meiner Perspektive für einigermaßen unglaublich, und ich bin sicher, dass so was bei uns nicht zulässig wäre, wegen Datenschutz (eine Software, die meine Kreditkartendaten einsieht?) und weil dann ja ganz viele Unterschriften fehlen würden. Ich bin auf jeden Fall sehr gespannt auf die Umsetzung der bei uns angekündigten Digitalisierung von Dienstreiseanträgen.

(Molinarius)

[christophfanalways]

20 Years Ago, March 18 2002 - Christoph in Dienstreise - Was für eine Nacht aired!! 

[boersentrader]

#dienstreise #hamburg (hier: Hofbräu Speersort) https://www.instagram.com/p/CS9-IHNKcyX/?utm_medium=tumblr

[travelsecure]

Nicht ratsam, aber manchmal nicht zu vermeiden: Wenn Sie entgegen aller Empfehlungen während Corona mit dem Zug reisen müssen, verhelfen Ihnen unsere Tipps zu mehr Sicherheit für unterwegs!  

➤➤➤ https://bit.ly/38fp54G

[junghahn24]

Guten Abend aus #Münster. #goodevening #dienstreise #mbejayjays #peoplepossible (hier: Münster) https://www.instagram.com/p/CEmrwxFlSvA/?igshid=dvyrkv2zcm9b

[schunckinfo]

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Corona-Pandemie: Online-Meeting statt Dienstreise was originally published on schunck.info