ca. 2011 bis 2019
Elektronische Rechnungen
Ich bin mir nicht sicher, seit wann wir in der Firma elektronische Rechnungen annehmen. Wahrscheinlich seit 2011, als die Finanzämter angefangen haben, diese auch ohne elektronische Signatur zu akzeptieren, was den Umgang damit erheblich erleichtert hat.
Ich weiß noch, dass wir dann erst einmal immer die ganze E-Mail abspeichern mussten. Ich bin mir nicht sicher, ob das wirklich immer nötig war, aber so hatte man es bei uns verstanden und sicher ist sicher. Das machte das Ganze natürlich nicht gerade handhabbarer.
Irgendwann sind wir dann dazu übergangen, nur noch mit den eigentlichen Rechnungsdateien zu arbeiten. Diese werden zusammen mit den Scans derjenigen Rechnungen, die immer noch auf Papier ankommen, im Dokumenten-Management-System gespeichert, dort weiter verarbeitet (Freigabe, Bezahlung, Buchung) und schließlich auch archiviert. Das klappt mittlerweile sehr gut.
Nur manchmal kommen von Lieferanten aus dem nichteuropäischen Ausland Rechnungen, die wir nicht akzeptieren können, da sie den hiesigen Anforderungen nicht entsprechen. Dazu gehört, dass elektronische Rechnungen nicht als einfach veränderbare Dateien (etwa in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsformat) vorliegen dürfen, sondern als PDF oder Bilddatei. In solchen Fällen müssen wir um erneute Zusendung der Rechnung bitten, was mit einem Verweis auf behördliche Anforderungen auch nie ein Problem ist. Es kann mitunter aber lustig werden: Bei einem unserer Lieferanten kann man anscheinend eine Excel-Datei nicht direkt ins PDF-Format konvertieren (ob es an mangelnden EDV-Kenntnissen oder an unzeitgemäßer Software liegt, sei dahingestellt). PDFs an sich kennt man aber natürlich, die entstehen nämlich beim Scannen von Papierdokumenten. Seit wir also darum gebeten haben, uns die Rechnungen nicht mehr als Excel-Datei, sondern als PDF zu schicken, werden dort die Excel-Dateien ausgedruckt und uns ein Scan davon zugeschickt.
(Mehmet Aydın)
