12. bis 20. März 2020
Ab ins Netz – das Virus kommt
Wenn man, wie wir mit unserem kleinen Ingenieurbüro, Papierstapel (Gerichtsakten) auswertet, um genau diese Papierstapel mit Sachverständigengutachten noch ein bisschen dicker zu machen (und hoffentlich für etwas mehr Klarheit zu sorgen), ist man am Anfang und am Ende des Arbeitsprozesses weit, weit weg von der Digitalisierung. Warum sollte man wegen der “Digitalisierung” Schritte in seinen Workflow aufnehmen, die einfach für die normale Arbeitsweise nicht erforderlich sind?
Dann schlägt plötzlich eine Art Meteorit in Form von Milliarden Viren ein. Von einem Moment zum nächsten ist nichts wie zuvor. Drängendstes Ziel ist, möglichst viele Leute nach Hause in Sicherheit zu schaffen, zweites ist die Existenzsicherung. Bislang haben wir eine große Präsenzmannschaft gehabt. Ein paar Ingenieure konnten oder durften zu Hause arbeiten. Dafür wurden sie kurz vor Ausbruch des Virus, also unabhängig davon, mit Laptops ausgestattet, die sie nun zwischen Büro und Zuhause hin- und hertragen können. Besondere Leistungsfähigkeit für Simulations- und Videobearbeitungssoftware war bislang der Grund, auf günstigere Desktop-Rechner zu setzen. VPN-Zugänge wurden eingerichtet, die leider mehr schlecht als recht mit den großen Datenmengen zurechtkommen. Immer wieder schlägt die Verbindung fehl; ist sie aufgebaut, tröpfeln die Daten wie durch eine olle Filtertüte. Obwohl wir im Grunde baugleiche Laptops angeschafft haben, kommt ein Mitarbeiter nur über sein Handy ins Firmennetzwerk, nicht über seinen Router. Bei anderen geht es nur mit Kabel, wieder bei anderen klappt es einwandfrei auch über WLAN.
Die “Jungs” klemmen sich noch einen Stapel Akten unter den Arm und werden nach Hause geschickt. Vereinzelt melden sie sich, dass sie mal wieder vorbeikommen würden. Ja, mal sehen. Sämtliche Besichtigungen von Fahrzeugen bei uns am Büro sind bis auf weiteres abgesagt. Für Gerichtstermine muss man nicht zwangsläufig vorher oder hinterher ins Büro kommen. Sie sind aber nun auch ohnehin abgesagt. Was uns auch zu schaffen macht, ist, dass anscheinend die Gerichtskassen bzw. Berechnungsstellen ihre Arbeit einstellen und dann kein Geld mehr reinkommt. Wir arbeiten weiter, produzieren “auf Halde” und hoffen, dass wir die schwierige Zeit irgendwie mit Eingemachtem und etwaigen staatlichen Hilfen überstehen.
Zwischenzeitlich werden von unseren Studis sämtliche Akten gescannt. Tausende Blatt Papier wandern durch zwei Scanner. Den zweiten haben wir erst vor ein paar Tagen – unabhängig von der plötzlich eingetretenen Bedrohung – angeschafft, um auch eingehende Post sofort zu digitalisieren. Akte für Akte wandert ins Netzwerk. Leider kann man nicht einfach alle Blätter ausheften und in den Stapeleinzug legen. Viele Blätter sind zusammengetackert, in der Akte befinden sich Umschläge mit Datenträgern, oder auch DIN A5-Seiten erschweren die Arbeit. Es dauert knapp eine Woche. Gleichzeitig überlegen wir uns ein paar Workarounds, wie wir physische Abläufe auf virtuell umbiegen, wie z. B. unsere Fächer, wo man KollegInnen Akten hineinlegt, um z. B. etwas korrekturlesen zu lassen oder einen neuen Bearbeitungsschritt anzuleiern.
Ein wichtiges Kommunikationsmittel wird Microsoft “Teams”. Ich hatte schon vor Jahren versucht, weg von Email hin zu einem Firmenchat zu kommen. Slack war von den Benachrichtigungsmodi her ungeliebt, Hipchat gab es bald nicht mehr und irgendwann haben wir eben wieder gemailt, bis das gesamte Büro den alten Server begraben und auf serverlose Infrastruktur umgestellt hat, indem wesentliche Funktionen ins Netz verlagert wurden. Nebeneffekt davon war, dass Teams nun zum Standardfunktionsumfang gehört. Ist zwar etwas sperrig, wird aber plötzlich rege benutzt. Es gelingt ganz gut, in Kontakt zu bleiben, ob per Tipp-, Voice- oder Videochat. Mir fehlt allerdings eine Übersicht, wer nun eigentlich wo (und überhaupt) arbeitet. Ich hätte gern einen Bürogrundriss, in dem die Köpfe der Mitarbeiter lustig wackeln, wenn sie arbeiten und anzeigen, ob sie physisch (z. B. bunt) oder nur virtuell (z. B. grau) anwesend sind.
Zwischenzeitlich werden weitere, eigentlich ausrangierte Laptops wieder herausgekramt, neue angeschafft und aufgesetzt, Lizenzen gekauft, Monitore verteilt und Zugänge eingerichtet. Rückschläge müssen verbucht werden, weil eine alte Access-Datenbank mit verknüpften Netzlaufwerken arbeitet, aber mit IP-Adressen erst mal nicht viel anfangen kann, gewisse Makros Dateipfade nicht finden und und und. Mit viel unermüdlichem Einsatz schaffen wir es irgendwie, alle Klippen, naja, vielleicht nicht ganz zu umschiffen, aber wenigstens allenfalls nur mit geringem Schaden zu streifen.
Am Donnerstag, 19.3., erreichen wir einen Punkt, dass von den Ingenieuren eigentlich so schnell niemand mehr kommen muss, einen Tag später sind auch weitere AssistentInnen weitgehend “im Netz” angekommen. Sorgen machen mir die Tätigkeiten, für die zwangsläufig jemand anwesend sein muss: Eingänge von Papiersachen, vor allem Akten, die nicht einfach in den Briefkasten wandern, sondern nur gegen Unterschrift ausgehändigt werden. Aber auch Rechnungen gehen vielfach immer noch als Briefpost ein. Überhaupt hat die Buchhaltung noch viel mit Papier zu tun. Auf eine gewisse Rumpfmannschaft werden wir nicht verzichten können, weil es die Gerichtsbarkeit noch immer nicht geschafft hat, von einem singulären Papierstapel auf an alle Parteien und Prozessbeteiligte verteilbare Dateien umzustellen. Sonst wären wir schon einen großen, wohl entscheidenden Schritt weiter.
Theoretisch wäre es sogar möglich, dass wir unser Produkt, unsere Gutachten elektronisch einreichen. Jedenfalls gibt es die gesetzliche Grundlage dafür. Einfach so per Mail geht das natürlich nicht. Signierte PDFs wollen auf rechtssicherem, verschlüsselten Weg eingereicht werden. Es gab (oder gibt sogar vielleicht noch immer) ein Pilotprojekt von der IHK und dem Landgericht. Aber bevor man ungefragt digital einreicht, womit die Gerichtsbarkeit nicht per se rechnet, fragt man besser nach. Kein einziges Gutachten sollten wir seither elektronisch einreichen. Dann geht natürlich auch das Wissen drumherum, wie das im Detail ging, wieder verloren. Aber das ließe sich wohl wieder rausfinden. Wer weiß. Vielleicht steigt ja dieser Tage die Bereitschaft, statt verseuchter Papierstapel lieber virengeprüfte Dateien in Empfang nehmen zu wollen. Wir sind urplötzlich ganz gut dafür gerüstet.
(Markus Winninghoff)
