Perché siamo passati da Slack a Discord
L’inizio del 2020 è stato uno dei momenti più difficili dell’ultimo decennio. La rapida diffusione del SARS-COVID-2 e le conseguenti quarantene imposte dai vari Paesi del mondo ha portato tantissime aziende a scoprire ed approcciare per la prima volta il lavoro remoto, non potendo mettere a rischio la salute dei dipendenti chiedendo loro di continuare a frequentare l’ufficio. Tuttavia scegliere gli strumenti adatti per supportare la collaborazione remota è una sfida ardua quasi quanto adottare metodologie di lavoro “smart” che permettano di mantenere alta la produttività. Il panorama di offerte disponibili è vastissimo, da tool open-source come Jitsi e Nextcloud a servizi commerciali come Slack e Google GSuite, ognuno dotato dei suoi punti di forza e delle sue peculiarità.
In Mikamai siamo da sempre abituati a lavorare in maniera “smart”, preferendo la collaborazione asincrona e scritta laddove possibile per rendere più snelle ed agili le nostre attività. Questo ci permette di espandere il nostro bacino di utenza al mondo intero, sia in termini di clienti che di collaboratori. Molti colleghi infatti non lavorano dalla sede di Milano, ma da luoghi più confortevoli per loro, altre città italiane o europee, addirittura altri continenti. Siamo da lungo tempo utilizzatori di GSuite per i documenti condivisi, GitHub per l’hosting dei nostri progetti, Trello per la gestione delle attività e Slack per la comunicazione interna.
Riguardo a quest’ultimo strumento, Slack, abbiamo cominciato recentemente a sentire i limiti del suo piano gratuito. Mikamai è cresciuta, il numero di persone e di messaggi scritti ogni giorno è cresciuto sensibilmente con essa e ci siamo trovati più volte a superare il limite di 10.000 messaggi di storico, perdendo così conversazioni e messaggi potenzialmente importanti. La mancanza di videochiamate di gruppo ci costringe ad usare Google Meet, un’ottima soluzione di videoconferenza ma che manca dell’immediatezza di cominciare una chiamata direttamente dalla chat in cui si stava discutendo. Tuttavia i piani a pagamento, il cui prezzo aumenta per ogni collaboratore presente nel workspace, risultano poco interessanti per noi. Abbiamo quindi cominciato a guardarci intorno, alla ricerca di uno strumento che soddisfacesse meglio le nostre necessità.
Nei mesi passati abbiamo provato diversi strumenti di comunicazione online, in particolare Mattermost, un’alternativa open source a Slack, JetBrains Space, un servizio di collaborazione e management che include una chat molto simile a Slack, e Discord, una piattaforma di chat pensata per videogiocatori e community online, ma dotata di features molto interessanti anche per aziende che lavorano in maniera distribuita.
Quest’ultimo ha colpito la nostra attenzione, ed ora vi illustreremo le motivazioni che ci hanno portato ad adottarlo come strumento di comunicazione aziendale.
Chat vocali a portata di click
Pur lavorando principalmente in maniera asincrona, tramite email, card su Trello e commenti al codice, la conversazione diretta è uno strumento importantissimo soprattutto per attività creative che beneficiano di uno scambio rapido e continuo di idee tra i partecipanti. La possibilità di entrare immediatamente in una chat vocale di gruppo, con ottima qualità audio e con il supporto della chat testuale e della condivisione dello schermo è forse il punto di forza principale di Discord, e quello che ci ha davvero convinto nel tentare il passaggio.
Sessioni di brainstorming e planning possono essere avviate rapidamente senza l’overhead che cambiare strumento comporta quando si usano servizi esterni alla chat, come nel nostro caso Google Meet. Tutto è molto più naturale ed immediato, favorendo la comunicazione e lo scambio di idee anziché scoraggiarle.
Risulta inoltre molto comodo per organizzare pause caffè virtuali, permettendo di mantenere il contatto umano con i colleghi che si rischia di perdere lavorando da remoto.
Controllo granulare su ruoli e permessi
Discord è nato per ospitare comunità online, principalmente nel mondo gaming ma estendendosi nel tempo a tutti quei gruppi di utenti che necessitano di uno spazio digitale in cui incontrarsi e chiacchierare. Per questa ragione la piattaforma mette a disposizione un ampio ventaglio di permessi, raggruppabili in ruoli da assegnare agli utenti, permettendo di controllare in maniera molto precisa quali azioni sono concesse a quali utenti, e in quali canali. Nel nostro caso particolare non gestiamo uno spazio pubblico ma un server privato, tuttavia non viene usato unicamente a scopo lavorativo. Abbiamo dedicato alcuni canali ad attività esterne, come videogiochi o giochi di ruolo, che comportano la presenza di utenti che non fanno parte dello staff aziendale, quali familiari e compagni di gioco, ex colleghi e partner di altre aziende. Grazie al potente sistema di permessi di Discord questi utenti hanno accesso esclusivamente ai canali per cui sono stati autorizzati, mentre le chat interne all’azienda risultano nascoste e inaccessibili.
Questo ci permette anche di invitare i nostri clienti ad unirsi al server per agevolare lo scambio di informazioni con loro. Per ogni progetto viene creato un canale testuale ed un corrispondente canale vocale, assieme ad un ruolo che permetta di accedere ad essi. Quando il cliente fa il suo ingresso nel server e gli viene assegnato il ruolo, può accedere a questi canali e collaborare attivamente con noi, senza che possa accedere ad aree riservate e agli spazi dedicati ad altri progetti attivi.
Abbiamo inoltre creato un canale dedicato agli annunci, in cui soltanto lo staff amministrativo di Mikamai può scrivere, per affiancare la mailing list interna nel condividere rapidamente notizie e comunicazioni ufficiali ai colleghi.
Integrazioni esterne
Slack vanta una pletora di integrazioni con sistemi di terze parti, dalle piattaforme di ticketing e gestione progetti a sistemi di allarmi e monitoring infrastrutturali. Discord non dispone della stessa diffusione nel mondo business e dello sviluppo, ma fornisce la possibilità di configurare le integrazioni in una modalità compatibile con Slack, permettendo sostanzialmente di integrare qualsiasi sistema che possa interagire con Slack. Discord dispone inoltre di un robusto e variegato ecosistema di chatbot, piccoli applicativi che si comportano come utenti automatici e aumentano le funzionalità di chat native. Ad esempio, un bot di grande successo in Mikamai è Groovy, un bot che permette di riprodurre musica a tutti gli utenti collegati ad un canale vocale come una specie di jukebox virtuale. Grazie ad esso possiamo passare il tempo di lavoro condividendo la nostra musica con i colleghi, permettendo a tutti di aggiungere canzoni alla playlist in riproduzione.
Costo
Ovviamente un aspetto che non abbiamo sottovalutato durante la nostra valutazione è il costo monetario rispetto alla concorrenza. Discord è completamente gratuito per tutte le funzionalità fondamentali, fornendo aggiunte a pagamento principalmente rivolte al mondo del gaming, soprattutto a streamers e youtubers, quali la possibilità di aggiungere custom emoji, personalizzare il profilo e migliorare la qualità audio e video. Questo, sommato ai punti precedentemente discussi, è stato uno dei punti chiave per Mikamai nel prendere la decisione di migrare a Discord.
Testimonials
Premettendo di non essere una tecnica, cosa che spesso mi limita nello scoprire la piena potenzialità di questo tipo di strumenti, devo dire che trovo Discord un tool versatile. Apprezzo molto la possibilità di attivare dei canali audio che permettano uno switch immediato tra comunicazione testuale e comunicazione vocale (anche e specialmente di gruppo) e avere a disposizione un numero di messaggi illimitato sempre a titolo gratuito è ovviamente un altro bel vantaggio.
Debora, Office Manager.
Discord aggiunge syntax highlighting per il codice, storico dei messaggi illimitato, call integrate, screenshare con fino a 50 persone (durante il periodo del COVID-19), un sistema di ruoli e permessi davvero avanzato, ed è facilissimo da integrare con tool esterni. Non so cosa altro si possa chiedere.
Nicola, Tech Lead.
Utilizzo Discord da più di un anno principalmente per il gaming ma anche per sentire o vedere i miei amici. Da subito l’ho trovato intuitivo e con un feeling grafico giovanile. La sua forza è assolutamente il costo zero, ricordo ancora quando dovevo comunicare con altri giocatori simultaneamente, usavamo TeamSpeak e richiedeva spendere parecchi soldi ogni mese per un server dedicato, con costo sempre maggiore in base alla quantità di utenti che potevano entrare nel canale, un incubo. Con Slack ho sofferto (e soffro ancora) lo storico della chat, 10.000 messaggi o un mese di history e poi stop. Quanti link perduti, quante chat cadute nel dimenticatoio (“te lo avevo scritto su Slack”, “Ma quando???”)... Ad oggi Discord è, a mio parere, il tool per eccellenza di comunicazione a distanza sia per gaming, chatting e aziende.
Daniela, Frontend Developer
Conclusione
Discord si è rivelato un’eccellente piattaforma di comunicazione aziendale nonostante sia principalmente orientato al mondo gaming e communities digitali. La rapidità con cui è possibile cominciare a parlare con i colleghi e organizzare meeting ci ha permesso di agevolare la transizione anche per chi non era precedentemente abituato a lavorare completamente da remoto, e ci ha ridato una parte del calore che il condividere la giornata con i propri coworkers trasmette, riducendo l’alienazione dovuta alla situazione d'emergenza in cui ci troviamo. Avremo modo di metterlo alla prova nei prossimi mesi, ma siamo sicuri che si dimostrerà uno strumento valido e centrale per il nostro lavoro quotidiano.