Beobachtungen und Anmerkungen zum Scannen
Was das Abtippen von Zahlen angeht, ist die jährliche Steuererklärung ein wiederkehrendes Großereignis. Ich bin zugegebenermaßen zu geizig, einfach alle unsere Rechnungen und Belege zum Steuerberater zu tragen und den das machen zu lassen. Und nach einigen Jahren habe ich auch eine gewisse Routine. Meine Steuersoftware ist mit der Zeit immer besser geworden, ohne mich dabei mit Preissprüngen oder radikalen Umstellungen in der Benutzerführung zu verschrecken.
Neben dem Eintippen zahlreicher Beträge gilt es, bestimmte Belege einzureichen. Seit wir im Büro ein MFP-Gerät mit Originaleinzug haben, bin ich dazu übergegangen, Papierdokumente, die ich irgendwo einreiche, nicht mehr zu kopieren, sondern stapelweise zu scannen.
Dieses MFP-Gerät von Kyocera ist so konfiguriert, dass es die Scans als PDF per FTP auf einem Server ablegt. Diese Destination muss für jeden Stapel neu ausgewählt werden. Zudem kann ich jeweils festlegen, ob einseitig oder doppelseitig gescannt werden soll. Ich schaue also kurz die Rückseiten der Papiere durch. Ich könnte die Scans auch später mit Software bearbeiten, welche die Leerseiten automatisch rauswirft, aber schon das doppelseitige Scannen dauert doppelt so lang. Und es birgt wegen des zusätzlichen mechanischen Aufwands ein höheres Papierstaurisiko.
Obwohl die große Mehrzahl der Belege aus automatischem Rechnungsdruck und -versand stammt, sind so gut wie keine doppelseitig bedruckten dabei. Es gibt zahlreiche mehrseitige Rechnungen mit leeren Rückseiten. Besonders frappant finde ich eine bestimmte Sorte von Belegen, bei denen alle interessanten Informationen eigentlich immer auf der ersten Seite Platz finden. Die Rückseite der ersten Seite trägt am Rand einen Barcode und unten ein paar Zeilen Kleingedrucktes, dann folgt Seite 3 mit Grußformel und den Faksimile-Unterschriften zweier Vorstände sowie einem Werbebanner.
Das Durchschauen ist auch erforderlich, um Heftklammern und Klebezettel zu entfernen. Durch Unachtsamkeit habe ich bereits gelernt, dass Klebezettel, die mit der Klebekante zuerst und nur einseitig gescannt werden, üblicherweise kein Problem verursachen. Ich gehe aber mit dem Scanner meines Arbeitgebers mal lieber keine unnötigen Risiken ein.
Zum Starten des Scanvorgangs drückt man natürlich auf Start. Auf dem Display erscheint dann noch mal das gerade eingegebene Zielverzeichnis samt der Aufforderung, mit Weiter zu bestätigen. Wenn man das tut, wird man aufgefordert, noch einmal Start zu drücken. Dann geht es aber auch unverzüglich los.
Was mir übrigens auffällt, ist, dass mittlerweile immer weniger Behörden und Unternehmen, denen man ein Dokument vorlegt, eine Diskussion beginnen, ob es sich dabei jetzt um ein Original oder eine Kopie handelt. In meiner Jugend und Studentenzeit fühlte man sich noch quasi als Fälscher, wenn man nicht wenigstens eine *beglaubigte* Kopie beibringen konnte.
Es gibt zwar immer noch Leute, die sich Dokumente gern faxen lassen, weil das irgendwie dinglicher und weniger digital wirkt. Aber zunehmend hört man förmlich die Erleichterung, wenn man jemandem anbietet “ich kann das rasch scannen und Ihnen per Mail schicken.”
Die Apps für “mobiles Scannen” – also fotografieren, zuschneiden, glattziehen, aufbereiten und komprimieren auf dem Smartphone – haben übrigens in den vergangenen Jahren gute Fortschritte gemacht. Bei größeren Mengen ist das MFP-Gerät aber immer noch komfortabler. Zumal wenn man die Scans nicht gleich per E-Mail vom Telefon verschicken sondern irgendwo archivieren möchte.
Grundsätzlich folgen allerdings alle hier beschriebenen Tätigkeiten dem Muster “der Computer sagt mir was ich tun soll. Ich gebe daraufhin Daten, die ein Computer ausgedruckt hat, wieder in einen anderen Computer ein.” All das wäre auch heute schon komplett automatisierbar. Ich bin guter Hoffnung, dass ich in einigen Jahren einer Steuersoftware einfach einen Satz digitaler Dokumente überreichen kann und diese daraus selbständig meine Steuererklärung generiert.
