App-Konfusion in der Bürokommunikation
Das Kommunizieren im Büroalltag wird zunehmend vielfältiger. Das hat nicht nur mit dem Aufkommen immer neuer Kollaborationstools zu tun, sondern vor allem damit, dass sich keines dieser Tools wirklich als Standard durchsetzt. So einen Standard wie die E-Mail war, die wir alle 20 Jahre lang (ca. 1995 bis 2015) genutzt haben. Und immer noch nutzen. Aber eben nicht mehr ausschließlich.
Meine Abteilung auf der Arbeit nutzt „Basecamp“ für die Teamkommunikation und das Projektmanagement. Das Tool bietet viele Möglichkeiten, die gemeinsamen Aufgaben nach Inhalten zu strukturieren und das Wichtige vom weniger Wichtigen zu separieren. Es ist browser- bzw. app-basiert und man kann von überall her, wo es Internet gibt, darauf zugreifen.
Als Kommunikationsabteilung haben wir intensiven Austausch mit externen Agenturen, mit Autoren, Gestaltern, Freelancern etc. Das gibt aufs Ganze gesehen einen ganz schönen Mix aus Apps, Plattformen, Diensten, die Informationen transportieren bzw. beherbergen. Während wir also intern mit E-Mail und Basecamp hantieren, schwören einige Externe eher auf Slack. Ich vermag kaum zu sagen, ob mir eines dieser beiden Tools besser gefällt. Fest steht nur: Ich arbeite mit beiden, um externen Bedürfnissen oder Gewohnheiten gerecht zu werden. Wer ohnehin schon auf Slack unterwegs ist, will nicht nur wegen uns auch noch mit Basecamp arbeiten.
Übersichtlicher wird das tägliche Arbeiten dadurch allerdings nicht. Es scheint fast so, als herrsche zuweilen Unsicherheit darüber, auf welchem der Kanäle wichtige Informationen ausgetauscht werden sollen. So erreichen mich E-Mails mit dem Hinweis: „Gerade was bei Slack eingestellt. Gesehen?“. Oder ich erfahre via Slack: „Das Angebot schicke ich dir per E-Mail.“
Interessanterweise gesellt sich seit neuestem die gute alte SMS zu den diversen Austauschmöglichkeiten. Eine eher Apple-affine Agentur schickt Previews zu Videos oder andere Dateien fast ausschließlich über die Nachrichten-App auf dem iPhone. Ich stelle fest, dass ich diese Art von Nachrichten unmittelbar wahrnehme: Vielleicht liegt das am Charakter der SMS – schnell aufgerufen, schnell konsumiert. Ein weiterer Vorteil der SMS-Kommunikation: Man darf die Höflichkeitsformeln des Grüßens oder Verabschiedens weitgehend außer Acht lassen. Eine schnell hingebellte Antwort, ein lakonisches „OK“ oder unvollständige Interpunktion irritieren kaum jemanden. Allerdings sind die SMS-Nachrichten auch schnell wieder vergessen: Wenn ich eine solche Nachricht nebenher in einem Meeting aufrufe, habe ich sie am Ende des Meetings womöglich schon wieder aus dem Kurzzeitgedächtnis gelöscht. Allerdings passiert das auch bei E-Mails, die buchstäblich nach unten wegrutschen.
Überhaupt ist es schwierig, den Überblick zu behalten, wer was wann wo eingestellt, hochgeladen, gefragt oder geantwortet hat. Freelancer schicken gerne Dropbox-Links, Planungslisten liegen als Google-Spreadsheets irgendwo herum, Rechnungen bei Slack oder in den Untiefen der Mail-Inbox, der interessante Link in einem Basecamp-Campfire, in der Nachrichten-App oder war es doch bei WhatsApp?
Gefahr droht bei wichtigen, aber nur nebenher wahrgenommenen Nachrichten, was im Multitasking-Büroalltag eher die Regel als die Ausnahme ist. Unsere Aufmerksamkeitsspanne liegt zudem laut einer Microsoft-Studie ja ohnehin unter der eines Goldfischs. So schwingt bei der täglichen Arbeit oft das ungute Gefühl mit, etwas Wichtiges vergessen zu haben.