Bei Unternehmern kann es in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen zu einer Betriebsprüfung kommen. Was dabei passiert und was du tun solltest, erfährst du in diesem Artikel.
Betriebsprüfung bedeutet nicht, dass gleich das Sondereinsatzkommando, die Steuerfahndung oder sonst wer vor der Haustür stehen, sondern, dass der Finanzbeamte prüfen möchte, ob du in deiner Steuererklärung, Gewinnermittlung oder Bilanz alles sauber und ordentlich gemacht hast. Die Betriebsprüfung startet im Grunde immer ganz höflich mittels Prüfungsanordnung. Diese kommt per Post und weist dich darauf hin, welches Jahr und welche Steuerart geprüft wird. Bei einem Unternehmen werden für gewöhnlich alle drei Steuerarten (Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Einkommensteuer) zusammen geprüft. Außerdem erfährst du in der Prüfungsanordnung den Prüfungsort und welche Unterlagen benötigt werden. Mittlerweile wird sogar häufig eine lange Liste mitgeschickt.
Einige dieser Dinge kannst du ganz einfach besorgen. Mittlerweile Standard ist eine GDPdU-Datei, die der Prüfer in seiner Software einspielen kann. Diese solltest du schon vorab an den Prüfer schicken. Der Prüfer wird diese dann bei sich im Laptop einspielen und die Prüfsoftware drüber laufen lassen.
Häufig findet die Prüfung nämlich gar nicht mehr vor Ort statt, also beim Steuerberater oder bei dir im Büro, sondern fängt schon im Finanzamt an. Dort können bereits viele Dinge geprüft werden.
Es können auch umfangreichere Prüfungen durchgeführt werden, bei denen sich dann einige Punkte vor Ort angeschaut und Fragen gestellt zum Sachverhalt gestellt werden. Möglicherweise werden bestimmte Belege angefordert.
Gerade bei großen Unternehmen schaut sich der Prüfer auch gern mal das Warenwirtschaftssystem an. Die Kassennachschau wird ebenfalls vor Ort durchgeführt. Testkäufe sind auch keine Seltenheit, um festzustellen, ob der Verkauf und der Beleg richtig erfasst werden. Diese Prüfungen sind inzwischen fast schon gemein gestaltet, aber sie sollen dazu führen, dass der Prüfer vor Ort ein Bild bekommt und bestimmte Prozesse im Unternehmen testen kann.
Auch bei einem Onlineshop kann ein Produkt testweise bestellt werden, um zu sehen, wie die weiteren Abläufe sind.
Wenn der Betriebsprüfer am Ende seine wichtigsten Punkte festgelegt hat, und mitteilt, dass er hier und da noch Rückfragen hat, führt das meist zu einer Schlussbesprechung. Mein Tipp: Verzichte im Normalfall nie auf eine Schlussbesprechung. Wenn der Prüfer zu einem Mehrergebnis kommt, können nochmal wichtige Punkte geklärt werden, die im Alltagsgeschäft untergegangen sind oder vergessen wurden, oder weil der Prüfer vielleicht trotz Nachfragen einen Sachverhalt falsch verstanden hat.
Auf eine Schlussbesprechung kann verzichtet werden, wenn absehbar ist, dass man sich nur streiten und sich alles nur verschlimmern würde, und man eh vorhat, gegen das Ergebnis Einspruch einzulegen.
Das Ergebnis der Betriebsprüfung ist grundsätzlich auch nur eine Handlungsempfehlung. Das vergessen viele Steuerpflichtige und auch viele Steuerberater legen manchmal fehlerhaft gegen den Betriebsprüfungsbericht Einspruch ein. Dieser ist aber wie gesagt nur eine Handlungsempfehlung für den Sachbearbeiter in der Veranlagungsstelle, denn dieser muss die Steuerbescheide für die jeweiligen Jahre korrigieren. Erst gegen diese neuen Bescheide kann Einspruch eingelegt werden. Wenn das weitergeht, wäre ein Einspruchs oder Klageverfahren nötig, aber normalerweise kommt es bei einer Betriebsprüfung nicht zu diesem Fall. Und eines muss man auch sagen: Im Rahmen einer Betriebsprüfung lassen viele Finanzbeamte mit sich reden, denn meistens geht es um bestimmte Punkte wie ordnungsgemäße Buchführung und Schätzungen im Rahmen des § 162 AO. Wenn es hier Probleme gibt, kann man diese relativ schnell in einem Abschlussgespräch klären. Wenn man einen Fehler gemacht hat, ist es manchmal besser in einer Betriebsprüfung das Mehrergebnis zu akzeptieren, anstatt sich bis aufs Blut zu streiten.
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