To khai 05 KK TNCN la gi Mau moi nhat cach dien va quy dinh ap dung nam 2026
Mẫu chứng từ kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản chi trả từ tiền lương, tiền công là biểu mẫu vô cùng quen thuộc đối với công tác kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thay đổi phương thức nộp hồ sơ theo chu kỳ mới trong năm 2026 đã khiến không ít đơn vị băn khoăn về tính pháp lý và hiệu lực của biểu mẫu này. Bài viết dưới đây của xCyber sẽ cung cấp thông tin đưa tin chuyên nghiệp nhằm làm rõ toàn bộ quy định hiện hành giúp doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn.
Tổng quan về tờ khai 05/KK-TNCN thuế thu nhập cá nhân mới nhất
Mẫu số 05/KK-TNCN là tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công. Văn bản này được quy định chi tiết tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC và được thực hiện theo hướng dẫn cập nhật mới năm 2026. Khi tổ chức hoặc cá nhân phát sinh hoạt động khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động thì đây là biểu mẫu bắt buộc phải nộp lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Đối tượng sử dụng mẫu tờ khai này bao gồm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có phát sinh trả thu nhập trong tháng hoặc quý. Quy định nêu rõ mẫu hồ sơ này áp dụng chung cho cả hai trường hợp: có phát sinh khấu trừ thuế hoặc không phát sinh khấu trừ thuế, miễn là đơn vị có phát sinh chi trả thu nhập thuộc phạm vi chịu thuế thì đều phải lập tờ khai.
Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai thuế thu nhập cá nhân 05/KK-TNCN
Cấu trúc trình tự điền của mẫu hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ được chia làm hai phần nội dung chính: Phần thông tin chung và Phần chỉ tiêu số liệu.
Kế toán cần rà soát và điền chính xác thông tin định danh của tổ chức chi trả gồm:
[01] Kỳ tính thuế: Ghi rõ thông tin tháng/năm hoặc quý/năm đang tiến hành kê khai. Đơn vị lưu ý chỉ chọn một trong hai hình thức: theo tháng hoặc theo quý, phần còn lại không chọn thì gạch bỏ.
[02] Lần đầu kê khai: Tích chọn dấu "X" nếu đây là lần đầu tiên nộp hồ sơ của kỳ tính thuế đó.
[03] Khai bổ sung: Ghi rõ số thứ tự của lần khai bổ sung nếu đơn vị có phát sinh tờ khai điều chỉnh.
[04] Tên người nộp thuế: Điền đúng tên của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập dựa trên giấy phép kinh doanh hoặc mã số thuế đã đăng ký.
[05] Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế được cấp bởi cơ quan thuế của tổ chức/cá nhân trả thu nhập.
[06] - [08] Địa chỉ: Ghi đúng thông tin địa chỉ trụ sở chính (áp dụng đối với tổ chức) hoặc nơi thường trú đã đăng ký (áp dụng đối với cá nhân).
[09] - [11] Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại, số fax và hòm thư điện tử email chính thức của đơn vị chi trả để cơ quan thuế liên lạc khi cần. Các ô này bỏ trống nếu không có thông tin.
[12] Tên đại lý thuế (nếu có): Ghi rõ tên của đại lý thuế trong trường hợp đơn vị có ủy quyền kê khai thay.
[13] Mã số thuế đại lý: Điền mã số thuế của đại lý do cơ quan thuế cấp.
[14] Hợp đồng ủy quyền với đại lý thuế: Ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng đại lý, đảm bảo văn bản ủy quyền vẫn đang còn hiệu lực pháp lý.
[15] Phân bổ thuế theo địa bàn khác tỉnh: Đánh dấu "X" vào ô tương ứng nếu tổ chức sở hữu đơn vị phụ thuộc hoạt động tại địa phương khác tỉnh với nơi đặt trụ sở chính.
Số liệu tổng hợp về lao động và tiền lương trong kỳ được kê khai chi tiết theo các mã chỉ tiêu từ [16] đến [32]:
[16] Tổng số người lao động: Điền tổng số lượng cá nhân nhận chi trả thu nhập thuộc kỳ kinh doanh.
[17] Cá nhân cư trú HĐLĐ $\ge$ 3 tháng: Tổng số lao động cư trú thực hiện ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
[18] Tổng số cá nhân đã bị khấu trừ thuế: Tổng số người có thu nhập đến mức bị khấu trừ thuế trong kỳ, tính theo công thức: $[18] = [19] + [20]$.
[19] Cá nhân cư trú: Số người lao động cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công bị khấu trừ thuế.
[20] Cá nhân không cư trú: Số cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh đã thực hiện khấu trừ thuế.
[21] Tổng thu nhập chịu thuế: Tổng số tiền chịu thuế chi trả cho cả cá nhân cư trú và không cư trú, tính bằng: $[21] = [22] + [23]$.
[22] Cá nhân cư trú: Tổng tiền lương, tiền công và các khoản tương đương chi trả cho người cư trú thuộc diện chịu thuế.
[23] Cá nhân không cư trú: Tổng tiền lương, tiền công chi trả cho người không cư trú thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam.
[24] Thu nhập từ phí bảo hiểm (doanh nghiệp nước ngoài): Tổng chi phí bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm khác (không bắt buộc) do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài chi trả cho người lao động.
[25] Thu nhập miễn thuế theo hiệp đồng dầu khí: Tổng số thu nhập được miễn thuế theo quy định đặc thù (nếu có).
[26] Tổng thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế: Tổng thu nhập phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế trong kỳ, tính bằng: $[26] = [27] + [28]$.
[27] Cá nhân cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế đã bị khấu trừ của các cá nhân cư trú thuộc kỳ tính thuế.
[28] Cá nhân không cư trú: Khoản thu nhập chịu thuế đã thực hiện khấu trừ của cá nhân không cư trú.
[29] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Tổng tiền thuế đã thu, tính theo công thức: $[29] = [30] + [31]$.
[30] Cá nhân cư trú: Số tiền thuế đã khấu trừ đối với nhóm người cư trú.
[31] Cá nhân không cư trú: Số tiền thuế đã khấu trừ đối với nhóm người không cư trú.
[32] Thuế đã khấu trừ từ phí bảo hiểm (DN nước ngoài): Giá trị bằng 10% của chỉ tiêu [24], áp dụng đối với bảo hiểm nhân thọ và khoản tương tự do doanh nghiệp không thành lập tại Việt Nam chi trả.
Lưu ý quan trọng về cách xác định chỉ tiêu [26], [27], [28] khi có khấu trừ thuế:
Quy định áp dụng và trường hợp không phát sinh thuế TNCN
Căn cứ quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công mà trong tháng hoặc quý đó không phát sinh hoạt động khấu trừ thuế TNCN thì không phải thực hiện nộp tờ khai này. Nghĩa là, chỉ khi đơn vị có phát sinh số thuế khấu trừ thực tế thì mới thuộc diện phải nộp hồ sơ kê khai.
Hồ sơ mẫu số 05/KK-TNCN chỉ bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện phải khai thuế. Ngược lại, nếu trong kỳ đơn vị không phát sinh chi trả tiền lương, tiền công thì sẽ không phải nộp. Đồng thời, biểu mẫu này không dùng cho các loại hình thu nhập khác ngoài phạm vi tiền lương, tiền công. Do đó, nếu doanh nghiệp đang sử dụng lao động và có chi trả tiền lương hoặc tiền công thì cần phải đối chiếu chính xác để nắm rõ nghĩa vụ nộp hồ sơ.
Để đảm bảo việc chuẩn bị số liệu diễn ra thuận lợi, kế toán viên có thể chủ động tra cứu biểu mẫu đồng bộ thông qua hướng dẫn về tờ khai 05/kk-tncn nhằm hoàn thiện nhanh chóng nghĩa vụ thuế.
Thực hư thông tin tờ khai 05/KK-TNCN hết hiệu lực
Điểm thay đổi cốt lõi trong năm 2026 là việc bãi bỏ quy trình kê khai theo tháng đối với mẫu biểu này và bắt buộc chuyển hoàn toàn sang phương thức kê khai theo quý. Quy định mới này hoàn toàn không bãi bỏ mẫu tờ khai 05/KK-TNCN như nhiều lời đồn đoán. Bản chất sự thay đổi nằm ở chu kỳ nộp hồ sơ, còn bản thân mẫu chứng từ vẫn tiếp tục được duy trì sử dụng trong hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ theo quý.
Thông tin cải cách thủ tục hành chính này đã được ban hành rõ ràng tại Nghị quyết 66/2026/NQ-CP và Nghị quyết 66.16/2026/NQ-CP. Theo đó, người nộp thuế không lập tờ khai theo tháng nữa mà chuyển sang nộp theo quý. Đây cũng là lý do phần mềm HTKK và các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ năm 2026 vẫn duy trì mẫu 05/KK-TNCN nhưng cấu hình cố định ở chế độ kê khai theo quý thay vì theo tháng như trước đây.
Mẫu tờ khai số 05/KK-TNCN hiện vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý là chứng từ khai thuế TNCN chính thức áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Thay đổi lớn nhất trong năm 2026 là việc loại bỏ chu kỳ nộp theo tháng để đồng bộ sang chu kỳ nộp theo quý. Các doanh nghiệp có phát sinh chi trả thu nhập cần nắm chắc phạm vi áp dụng, trình tự điền chỉ tiêu số liệu và điều kiện miễn nộp khi không phát sinh khấu trừ để quản lý hồ sơ thuế đúng quy định, tránh rủi ro sai sót chứng từ ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán.
