Konsten att välja rätt i systemdjungeln
I det här inlägget skriver vi övergripande om IT-stöd för organisationer. Första delen handlar om Coredinations filosofi, sedan följer informativa redogörelser samt våra åsikter kring vad organisationsledningar bör reflektera över angående införanden av arbetssystem.
Vi ska vara bäst - men inte på allt
Tjänsten Coredination går under kategorin informationssystem, när man talar om olika typer av arbetssystem för organisationer. I ett informationssystem matar man in information som sedan lagras, bearbetas och presenteras för användarna. En förenklad översättning till funktioner i Coredination: Uppdrag och rapporter matas in, dessa bearbetas och blir eventuellt fakturaunderlag, allt som tidigare matats in presenteras genom uppföljning.
Vid utveckling av informationssystem är det lätt att sväva iväg och få idéer om mängder av funktioner som man ser nytta med. För att hålla sig inom vissa ramar och avgränsa arbetet är det därför viktigt att ha en vision. Coredinations vision är att erbjuda marknadens bästa tjänst för mobil arbetsorder. Vi hade kunnat sväva iväg och utvecklat egna funktioner för fakturering, kundhantering, avancerad ärendehantering, avtalshantering o.s.v. Vi hade kunnat marknadsföra oss som ”Ett system för allt, det enda ni behöver”. Det hade dock inte blivit bra på sikt, det går inte ihop med vår vision att försöka konkurrera med företag som SAP med över 80 000 anställda. Vi kan inte vara experter på allt, men vi är specialister inom vårt avgränsade område. Däremot tror vi givetvis på samarbeten med andra som är specialiserade inom övriga områden.
Paketerade informationssystem för allt-i-ett
Stora programpaket som är tänkta att vara heltäckande för en organisation rubriceras ofta som affärssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning). Dessa är i regel uppbyggda av flertalet moduler som tillsammans bildar en större helhet. Exempel på moduler kan alltså vara ärendehantering, CRM, lager, personaladministration m.m.
Inom systemvetenskapen har affärssystem varit ett hett ämne i flera decenniers tid. De är komplexa, kräver mycket utbildning men har ansetts ha stort värde på lång sikt. En fördel med affärssystem är att de olika modulerna är kopplade till varandra redan från början, information som behöver flöda mellan olika avdelningar ska därför göra så i ett och samma system. En potentiell nackdel är att de kräver att en hel organisation kan anpassa sig för att arbeta inom systemets ramar. Processer måste utföras i den ordning, och enligt de principer, som systemutvecklarna har tänkt sig. Vidare har många affärssystem blivit stämplade som omoderna de senaste åren, därför ser vi nu en övergång till att de blir mer molnbaserade, som i fallen med exempelvis Microsoft Dynamics och Salesforce.
Mobiliteten vid användning av affärssystem är dessutom begränsad, även för moduler vars användare ofta befinner sig på flera olika platser under en arbetsdag. Mobilappar har börjat dyka upp som en del av vissa system, men de är ännu få till antalet.
Affärssystem kräver stora resurser vid införande. Då hela organisationen ofta påverkas kräver det ett stort planerings- och implementationsarbete. Det i sin tur innebär att företagen som levererar affärssystem behöver tillhandahålla verksamhetskonsulter och en stor utvecklingsavdelning. Dessa införanden sätter även stora krav på beställaren. En studie bland storföretag i USA år 2014 visade att ungefär 25 % av de tillfrågade organisationerna led av dåliga prestationer till följd av en misslyckad ERP-implementation. Läs mer om den studien och vad man som organisation bör tänka på vid inköp av stora system här.
Flera specialiserade arbetssystem
Ett populärt alternativ till affärssystem, särskilt för medelstora företag eller organisationer med flera lite lösare sammanhängande enheter, är att använda ett flertal arbetssystem från olika leverantörer. Enligt den här modellen kan en organisations IT-struktur bestå av separata system/tjänster för t.ex. kundhantering (CRM), arbetsplanering eller arbetsorderhantering, ekonomi och personaladministration. Numera finns det varianter för nästan alla typer av sådana specialiserade system som levereras som molntjänster. Om man har ett behov av att data ska flöda mellan dessa tjänster har de ofta goda möjligheter för kunderna själva att utveckla integrationer. Coredination är en sådan specialiserad tjänst som kan användas i den här modellen.
Givetvis finns det även risker med att följa den här modellen, om än i något mindre skala. Som med alla inköp genom vilka man påverkar sin organisations kärnverksamhet sätter detta krav på beställaren. Behöver systemen/tjänsterna vara kopplade mot varandra? Hur då? Är detta tekniskt möjligt med de alternativ man har kollat på? Då man dessutom, med stor sannolikhet, behöver köpa in flera av dessa specialiserade lösningar behöver man hitta, och utvärdera, alternativ för varje del vilket kan vara tidskrävande. Modellen kräver dock inte att allt införs på samma gång, det vanligaste är att man löser ett fåtal problem i taget över en längre tid.
Att implementationen av ett specialiserat system/tjänst misslyckas, eller åtminstone inte blir så bra som man hoppats, är givetvis även en risk. Kostnaden för ett sådant misslyckande lär däremot inte bli lika kritisk som för allt-i-ett-modellen. Många specialiserade lösningar levererar, likt Coredination, tjänster med låga startkostnader. Man betalar ofta per användare per månad/år och sitter inte fast med bindningstider. Om lösningen inte passade kan den inköpande organisationen därför säga upp sin användning och titta på andra alternativ utan att ha tömt kassareserven avsevärt.
En given fördel med den här modellen är en större flexibilitet för att stödja det faktum att organisationer ofta har olika arbetssätt, även om de kan vara lika varandra till ytan. Då man har en rad olika alternativ att välja mellan för varje del inom organisationen som ska ha sitt eget system/tjänst, finns möjligheten att välja det som passar bäst för just den specifika delen. Detta skiljer sig från allt-i-ett-modellen i vilken organisationens alla delar behöver anpassa sig till det stora systemet.
Ytterligare en modell för införanden av arbetssystem som är värt att nämna i sammanhanget är givetvis att organisationen själva utvecklar ett system. Det kan motiveras genom att organisationen har unika verksamhetsprocesser som de ser konkurrensfördelar i och som inga befintliga alternativ kan stödja. Egenutveckling kräver dock en betydligt större investering i ett tidigt stadie. Vidare förtjänar nog riskerna med utveckling ett helt eget blogginlägg längre fram från en av våra systemutvecklare.
Som alltid diskuterar vi jättegärna dessa ämnen med er!
