Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Một hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một gói phần mềm được phát triển để hỗ trợ các chuyên gia nguồn nhân lực trong việc quản lý dữ liệu. Các chuyên gia nhân sự sử dụng các hệ thống này để tạo điều kiện cho dòng công việc, nâng cao hiệu quả và lưu trữ và thu thập thông tin. Một số công ty cung cấp các gói HRIS cho nhà tuyển dụng. Các gói HRIS có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng.
1. Cơ sở dữ liệu
Cung cấp cốt lõi phần mềm quản trị nhân sự bao gồm một cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin nhân viên. Các chuyên gia nhân sự có thể nhập tất cả dữ liệu nhân sự vào hệ thống có thể được truy cập từ bất cứ đâu, suốt ngày đêm.
Các loại dữ liệu mà các chuyên gia nhân sự thu thập trong cơ sở dữ liệu bao gồm lịch sử bồi thường, thông tin liên hệ khẩn cấp và đánh giá hiệu suất . Cơ sở dữ liệu cốt lõi cũng có thể được xem như một bản sao lưu trực tuyến cho các tệp giấy.
2. Quản lý thời gian và lao động
Các hoạt động như quản lý thời gian và lao động có thể rất tốn thời gian. Gói HRIS cho phép nhân viên nhập giờ làm việc của chính họ và cho phép người quản lý xác minh ngay các yêu cầu nghỉ phép và dữ liệu được cung cấp trực tiếp vào bảng lương. Quản lý thời gian và lao động cũng cải thiện khả năng theo dõi đúng giờ và tham dự của bộ phận nhân sự.
3. Chức năng trả lương
Chức năng tính lương là một thành phần chính khác của mô hình hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự có thể dễ dàng tải xuống hoặc dỡ giờ làm việc của nhân viên và phát hành séc hoặc tiền gửi tiền lương cho nhân viên. Nhân viên được trả lương cũng có thể được trả lương với rủi ro sai sót giảm đáng kể. Phần mềm biên chế HRIS thường cải thiện việc tuân thủ thuế đối với các địa điểm có nhiều mức thuế.
4. Lợi ích
Một số nhà tuyển dụng HRIS cho phép chủ lao động thiết lập và duy trì các lợi ích y tế và đầu tư hưu trí thông qua phần mềm của họ.
Các ứng dụng như vậy cho phép nhà tuyển dụng có trải nghiệm mua sắm một cửa cho tất cả các nhu cầu quản lý dữ liệu nguồn nhân lực của họ. Các gói HRIS khác tạo điều kiện cho các lợi ích y tế và các khoản khấu trừ đầu tư hưu trí cho bảng lương nhưng không thiết lập các lợi ích đó.
5. Giao diện nhân viên
Hầu hết các gói HRIS cho phép nhân viên có quyền truy cập hạn chế của người dùng. Người dùng nhân viên truy cập vào một phần của cơ sở dữ liệu nơi họ có thể cập nhật thông tin cá nhân, xem xét thang lương, thay đổi chương trình trợ cấp hưu trí, cập nhật thông tin tiền gửi trực tiếp hoặc tải xuống các tài liệu bầu cử lợi ích.
6. Tuyển dụng và giữ chân
Cuối cùng, có thể nói rằng tuyển dụng và giữ chân là những thành phần quan trọng nhất của HRIS. Không cần phải nói rằng nó là mỏ neo của tất cả các chính sách và hệ thống nhân sự. Tìm kiếm tài năng mới, có được họ, giữ họ tham gia và cuối cùng có thể giữ chân họ là nhiệm vụ chính của một nhân sự. Nhân sự cũng phải đảm bảo rằng nhân viên không chỉ có thể làm công việc của họ, mà họ còn được cung cấp các khóa đào tạo cần thiết; nhận được bồi thường thích hợp và lợi ích từ tổ chức.