Всю жизнь мне не нужны были организованность, упорядоченность и продуктивность с личной эффективностью. Более того, жизнь «по расписанию» казалась мне тюрьмой, тогда как не обременённое планированием существование эталоном свободы. Я что-то делал, где-то работал, чем-то увлекался. Всё было спонтанно и мне казалось, что я живу полной жизнью.
Хотя организованность не нужна была мне просто потому, что не было осознанности. После того, как я начал медитировать, добился в успокоении ума некоторых успехов и достиг определённого уровня осознанности, упорядоченность, продуктивность и эффективность пришли в мою жизнь сами собой. Ты просто не можешь быть иначе, если твоё бытие осознанно.
И дело тут не в достигаторстве. Не в карьерных амбициях или материальных целях. Дело в гармоничности, структурности и ясности такой жизни. Когда ты планируешь свою жизнь, ты отсекаешь всё лишнее и мешающее твоему развитию как личности. Поставив себе задачу и записав её, ты легитимизируешь её исполнение дедлайном. Не выполнить её становится гораздо сложнее. Карьерные успехи, материальные ценности, достижения и прочие мирские морковки — забавный побочный эффект. Буквально неизбежный.
Методически планировать и организовывать свою жизнь я начал с помощью bulletjournal. Это очень удобный фреймворк, расписывать суть которого я не буду — про это написаны уже достаточно статей и постов, снята куча видео. У меня всё начиналось с выработки привычки к планированию вообще. Поэтому дальше чем на неделю я не планировал.
Сперва нужно было привыкнуть к тому, что невозможно планировать всё. Да, да. Это парадокс личной эффективности — сперва нужно осознать, что всегда будут факапы и непредвиденные вмешательства как обстоятельств (что не так уж и печалит), так и людей (что по-началу дико выбешивает).
Начинал я со строго расписания по времени. Я назначал себе задачи на день и определял время, которе мне понадобится для их выполнения, расписывая таким образом весь мой день по часам. Это был фэйл. Потому, что стоило только кому-то или чему-то вмешаться, как всё расписание шло псу под хвост и потом приходилось, трясущимися от ярости руками, всё переписывать, перепланировать и переназначать.
Поэтому недельное планирование без строго тайм-менджмента идеально подходит для того, чтобы вкатиться в тему. Планируя на неделю вперёд, вы должны быть готовы к тому, что ваши планы могут и будут меняться. Это их основная характеристика — они очень эфемерны и непостоянны. Невозмутимый перенос дедлайнов (НПД)— первое чему необходимо научиться.
Вы просто пишете список дел, которые нужно выполнить на неделе и назначаете их в нужные дни без указания времени. Это просто чек-лист. Сделал дело —поставил галку. Если выполнить задачу в назначенный день не получилось, то просто переносишь её на другой день. Главное руководствоваться принципом доводить задуманное до конца и всегда ставить задаче дедлайн — так вы даёте себе больше шансов выполнить её.
Такой, казалось бы, примитивный инструмент приносит отличные результаты. Дела делаются, нервы берегутся от разрывов и смещений в расписании.
Но у bulletjournal есть ограничение — для планирования крупных, сложных, многозадачных и длительных проектов он не подходит. По-крайней мере для меня. Я визуал и потому люблю, когда вся информация структурированна в легко воспринимаемую визуальную форму. Так я перешёл в волшебный мир таск-менеджеров. И основного их инструмента — Канбан.
Канбан возник в Тойоте. Появившись изначально как элемент управления складом, Канбан неизбежно вошёл в среду программистов, так как логика, структура и последовательность — это суть программирования. Канбан стал любимым инструментом управления проектами в IT-мире породив такой феномен как AGILE — философия гибкого управления проектами. И можно с уверенностью сказать, что Канбан завоевал мир.
Таск-менеджеры, строящие свою функциональность на Канбан придуманы в первую очередь для управлениями проектами с командным взаимодействием. Однако и для личной эффективности они отлично подходят. Со временем я понял, что готов к долгосрочному и более сложному планированию. Для меня, как для делового человека, участвующего в развитии целых направлений бизнеса, простого блокнота с задачами стало не хватать. Понадобилось что-то более функциональное. И, как оказалось, планирование бытовых дел с помощью таск-менеджеров существенно облегчает их выполнение. Поверьте мне: спланированные переезд, ремонт или отпуск проходят гораздо легче и приятнее.
Своё знакомство с таск-менеджерами я начинал с Trello и Meistertask, остановившись на последнем просто потому, что для него есть десктопное приложение. Ну и на дашборде постоянно красивые картиночки меняются. А так они почти идентичны. И по сути, и по функционалу, и по дизайну. Все они бесплатны. За отдельную плату есть доступ к дополнительным функциям.
Суть всех таск-менеджеров, основанных на канбан-досках проста — вы создаёте какой-нибудь проект и разбиваете доску на несколько столбцов по этапам выполнения поставленных задач.
Например, в моём проекте «Работа | Дизайн» 6 столбцов (последний не влез в экран) — «Входящие», «На рассмотрении», «Прототипирование», «Дизайн», «Подтверждение» и «Релиз». Появляющиеся задачи записываются в виде карточек, которые последовательно движутся по этапам выполнения от «Входящих» до «Релиза». К карточкам можно прикреплять файлы, писать комментарии, добавлять подзадачи (в MeisterTask это называется чек-листами), присваивать теги, назначать дедлайны и ответственного.
Я долгое время пользовался MeisterTask. Использовал его как для планирования рабочих, так и личных проектов. Однако недавно мигрировал на другой похожий сервис — ASANA.
Переход на ASANA у меня случился просто потому, что в MeisterTask нет возможности наглядного отображения всех тасков в календаре. Для меня это очень удобно — открыть календарь и посмотреть что и когда у меня назначено. Так я вижу всю повестку на ближайшее время. Если бы была возможность годового отображения, то я бы бы просто счастлив.
Как видите, я постепенно перехожу на более долгосрочное планирование.
Ну и, конечно же, Канбан:
Для разных проектов у меня свои доски с разным количеством столбцов-этапов. У меня несколько рабочих проектов (Дизайн, СММ, Проекты) и несколько личных (Стратегия, «Бардо», Рутина). Это не жёсткая схема, а лишь этап планирования на данный момент. Например, проект «Стратегия» я разобью на несколько отдельных, так как сейчас в нём есть несколько достаточно тяжеловесных проектов, которые необходимо выделить в отдельные направления.
Если тщательно всё спланировать, от любая, казавшаяся раньше недостижимой, цель становится ближе. Вместе с тем я не чувствую себя ограниченным жёсткими рамками расписания. Потому, что в любой момент я могу всё отменить (используя НПД) и провести время с семьёй, встретиться с друзьями или просто посвятить целый день ничегонеделанию и просмотру сериалов. В то время как большинство совершают грубейшую ошибку — они составляют себе жёсткое расписание и становятся его рабами, я отдаю себе отчёт, что планирование и организованность лишь инструмент, которым управляю именно я, а не наоборот.
В общем, как-то так. Тема обширная, а я попытался уместить всё в один пост. Так что если есть вопросы, пожелания и идеи о том, что можно расписать поподробнее, то пишите в комментариях.
