Zauberfee zum Zweiten
von Pavel Kraus
Seit einiger Zeit gebe ich laufend Interviews rund ums Wissensmanagement (WM). Es macht richtig Freude. Firmen interessieren sich fĂŒr Erfahrungen mit WM-Projekten und Studierende machen Praxisprojekte mit WM-Fokus. Fragen tauchen auf, wie z.B. Wie kann es organisiert werden, dass Mitarbeitende Erfahrungen effizient austauschen? Wie kann man ohne grossen Aufwand Dokumente erstellen und publizieren, die von anderen leicht und schnell gefunden und verstanden werden?
Hinter diesen Fragen stehen jeweils Projekte, die handfeste Probleme lösen mĂŒssen. Es ist vielfach eine Erwartung da, dass die Technologie, d.h. Tools, einem Arbeit abnehmen und die Zusammenarbeit erleichtern. Es fĂŒhlt sich wie ein DĂ©ja-vu an â man erhofft sich eine «Zauberfee» die einem das Problem löst.
Die Vision beinhaltet, dass Informationen einfach zu strukturieren, einfach zu verwalten und so darzustellen um sie effektiv nutzen zu können. Leicht zugĂ€nglich und im Kontext sollen die Informationen sein. Durch clevere VerknĂŒpfungen der Inhalte soll man hohe VerfĂŒgbarkeit und VerstĂ€ndlichkeit erzielen. Soweit der Wunsch-Katalog, der sich seit 20 Jahren nicht geĂ€ndert hat.
Mein DĂ©ja-vu fĂ€ngt Ende der 80âer Jahre an. Da war ich nach dem Studium als BerufsanfĂ€nger im Marketing der Basler Chemie tĂ€tig. Wir waren knapp ein Dutzend Mitarbeitende, sechs Sachbearbeiter, vier Assistentinnen und ein Chef. Das war noch die Zeit als wir Analysen und Berichte von Hand schrieben.
Die Assistentinnen tippten unsere Handnotizen ab, organisierten gleichzeitig unsere Informationen und Dokumente. Sie wachten ĂŒber die Verschlagwortung, Strukturierung der Ablage, wie auch ĂŒber den Kontext. Sie suchten auch unsere Dokumente zusammen und waren virtuos darin.
Ich habe mir die MĂŒhe gemacht um auszurechnen wie dieser bestimmte Teil ihrer Arbeit â heute wĂŒrde man es als «Records Management» bezeichnen â zur gesamten Arbeitsleistung unserer Abteilung stand und kam auf 23%. Das bedeutet, dass 23% der Arbeitszeit aller elf Vollzeitstellen fĂŒr Dokument-, bzw. Records-Management verwendet wurde.
Ein Jahr spÀter bekamen alle Sachbearbeiter Computer, wir schrieben und speicherten unsere Dokumente selber ab und das Chaos fing an. Ab diesem Zeitpunkt konnte ich in der elektronischen Ablage meiner Kollegen nichts mehr finden.
Was ist da genau passiert? Unbemerkt hat man die Informations-Organisation von den Assistentinnen an die Spezialisten ĂŒbertragen. Mit dem Unterschied, dass die Assistentinnen hierbei ĂŒber ein Wissen verfĂŒgten, das wir Sachbearbeiter nicht hatten. Die 23% des Aufwandes hat man vermeintlich einsparen wollen und vergessen, dass es trotzdem gemacht werden muss. Den Wert dieser Arbeit hat man unterschĂ€tzt und unterschĂ€tzt ihn noch heute.
Die «Retourkutsche» kam einige Zeit spĂ€ter, als man bei der Informationssuche begann viel Zeit zu vergeuden. Die fĂŒr diese Arbeit schlecht ausgebildeten Sachbearbeiter kreierten chaotische und unĂŒbersichtliche Dokument-Ablagen, damals auf gemeinsamen Laufwerken und heute in den vielen «SharePoint Site Collections». Jedoch haben Dokumente nur einen Wert, wenn sie richtig bezeichnet, logisch abgelegt werden und vernetzt abrufbar sind.
In dieser chaotischen Zeit betritt die «Zauberfee» die BĂŒhne in der Gestalt von Software-Lieferanten, welche Suchmaschinen, sich selbst organisierenden Collaboration-Suites oder ausgeklĂŒgelte Apps anbieten, die nach dem Kauf das Chaos aufrĂ€umen und beseitigen.
Mein SchlĂŒsselerlebnis war 2004. Damals half ich bei einem Innovations-Thinktank solche MissstĂ€nde zu beseitigen. Auf dem gemeinsamen Laufwerk waren die Dokumente nur dann auffindbar, wenn der Autor bei der Suche half. Sonst nicht. Die Mitarbeiter hatten schon eine Lösung in Form einer «Zauberfee-Datenbank» zur Erprobung installieren lassen. Alternativ zu diesem Tool haben wir gemeinsam eine Informations-Architektur und drei einfache Regeln erarbeitet. Das alles konnte auf einer Mausmatte visualisiert werden.
Diese Lösung funktioniert nun seit 14 Jahren selbstgesteuert, weil die Arbeit damit einfacher war als vorher. Der Nutzen war sofort da. Die Anschaffung eines Tools hat sich erĂŒbrigt, die Ablage funktioniert direkt auf dem gemeinsamen Laufwerk und alle finden sogar bei Kollegen alle nötigen Informationen.
Der Erfolgsfaktor hier ist eine logische Strukturierung der Informationen, und eine gemeinsame Arbeit am Kontext, bevor an ein Tool gedacht werden darf. Die ĂŒberraschende Erkenntnis: diese Vorarbeit kann einem kein Tool abnehmen, aber wenn die Arbeit geleistet ist, braucht es kein weiteres Tool mehr.
KĂŒrzlich haben wir eine Datenbank eingefĂŒhrt, welche Spezialisten hilft, ihre Arbeit vernetzter und einfacher zu gestalten. Sie wurde auf ihre Aufgaben ausgerichtet und erfĂŒllt die Anforderungen an logische Strukturierung, vernetzte Visualisierung und kontextuelle Wissensdokumentation.
Folgende Erfolgsfaktoren waren entscheidend:
- Massgeschneiderte Lösung fĂŒr die expliziten wie auch unausgesprochenen WĂŒnsche der User
- Kompromisslose Beachtung der Ergonomie: im Vordergrund einfachste Bedienung und im Hintergrund komplexe Vernetzung
- Kurze, dreimonatige Entwicklungszeit in agiler Vorgehensweise zusammen mit den Kunden














