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Pourquoi opter pour une gestion des absences et des congés dématérialisée ?

Le traitement du flux de demandes d'absences et de congés est un véritable défi pour une entreprise, par exemple saviez-vous qu'un manager consacre en moyenne 210h par an* à gérer les absences 😳 !

Vous cherchez une solution pour simplifier ce processus et réaliser des économies, voici quelques unes des raisons qui justifient la mise en place d'un logiciel en ligne de gestion des congés et des absences. (Source : rapport Total Financial Impact of Employee Absences).

Se simplifier la vie

Plus besoin d'être un expert en droit sur les absences, de maitriser votre convention collective ou la création des RTT, codexplan automatise toutes ces règles dans un logiciel.

Plus besoin de... chercher le bulletin de demande, transmettre au manager, aux RH, vérifier les règles, remplir excel, mettre à jour le planning, répondre au salarié,... STOOOP 😩.  Simplifiez le circuit de validation d’une absence avec un logiciel qui fluidifie vos échanges !

Plus de risque de perdre le bulletin papier de demande d'absences (lui-même toujours introuvable), il n'y en a pas ! Avec Codexplan vous n'oubliez plus de valider vos demandes, les salariés et le manager sont notifiés à chaque étape du circuit.

Votre service RH est débordé d'appels pour  répondre à cette question: “Mais combien me reste-il de congés déjà ?...” Responsabilisez vos salariés en leur donnant accès à leurs soldes (congés payés , RTT...).

Réaliser des économies

Fini la double saisie manuelle des données vers la paie et les risques d'erreurs! Votre comptable bénéficie d’un export des données vers la paie, en quelques clics la bonne valeur est au bon endroit !

Terminé les erreurs de calcul de soldes, votre service RH bénéficie d'une gestion automatique des acquisitions (mensuelles ou annuelles) grâce à la configuration des règles d'absences de votre entreprise.

Réaliser des économies avec un logiciel en abonnement dont le prix varie selon le nombre de salariés gérés, donc attractif même pour les petites structures.

Besoin de plus ? Activez le module planning ou encore le système de gestion des pointages directement interfacé avec la gestion des absences et des congés !

Favoriser l'innovation

Devenez écologique! À l'heure du zéro déchet, les demandes de congés en papier sont-elles vraiment raisonnables ? La dématérialisation est une solution simple qui permet d'en réduire la quantité. ;-) ♻️

Devenez collaboratif! La transformation digitale est un des enjeux majeurs du service des ressources humaines. Ainsi l'implication du salarié via des outils de gestion des absences en ligne, accompagne l’ensemble de l’entreprise dans cette transformation.

Simplifier le processus de gestion des absences est finalement une action qui favorise l'autonomie  et l'implication des salariés, tout en fournissant aux managers un meilleur contrôle des absences, dans un esprit de collaboration.

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La gestion des temps, ça sert à quoi ?

Beaucoup de personnes pensent encore “Nous gérons les plannings et les congés sur Excel depuis des années, ça a toujours bien fonctionné pour nous. Pourquoi on aurait besoin d'installer un autre système sur nos ordinateurs ?”.  C'est la façon de voir les logiciels comme des systèmes dépassés par les conditions réelles d'organisation actuelle qui rebute un grand nombre de personnes à investir dans des solutions intelligentes.

Lisez aussi “Goodbye Excel”.

En fait, les logiciels destinés à la planification des équipes font encore référence à des outils rigides, incapables de comprendre les besoins spécifiques des organisations et qui n'apportent rien de plus qu'Excel. C'est une erreur. Ce n'est pas ce à quoi devrait faire penser la notion de logiciel de gestion des temps. 

Aujourd'hui, un outil de ce type simplifie et automatise l'essentiel des processus tels que la planification, l'enregistrement des heures de travail, la communication, la gestion des données RH et la préparation de la paie. Mais un logiciel fait plus que vous faciliter la tâche, il permet aussi la collaboration de la part des salariés dans certaines actions. Les employés sont autonomes pour consulter leur propre planning ou celui de leur service. Ils sont aussi capables d'informer de leur présence ou de faire une demande de congés via une plateforme en ligne. Cela signifie qu'ils ne sont plus obligés de chercher autour d'eux la personne qui se charge de traiter les demandes ou de réclamer le partage du planning récemment modifié. Un logiciel donne aux salariés une certaine autonomie qui leur permet de s'impliquer dans la planification et même de partager au mieux leurs disponibilités, notamment pour les vacataires.

Parallèlement,  les managers sont capables de superviser les plannings, les demandes et par conséquent de contrôler les coûts depuis un seul et unique système. Un logiciel de planning offre donc l'opportunité aux managers et aux employés de mieux communiquer entre eux, et surtout de le faire en temps réel.

En fait, ça devrait s'appeler un logiciel de collaboration organisationnelle. Ces explications devraient probablement aider les établissements à choisir le bon système de planification qui répondra à leurs attentes et satisfera leurs besoins.

Consulter la Check List qui vous aidera à comprendre les fonctionnalités essentielles d'un bon logiciel de gestion des temps.

Vous voulez voir à quoi ressemble un logiciel RH qui donne entière satisfaction à ses clients à la fois dans la planification, la gestion des pointages, la communication, la gestion des absences et la préparation des données à la paie ? Cliquez ici et imaginez comment vous pourriez améliorer la collaboration au sein de votre équipe.

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Goodbye Excel !

Considérez ceci: “Une heure par jour consacrée à la mise à jour manuelle de vos plannings équivaut à sept heures chaque semaine ! Un temps précieux que vous pourriez mieux dépenser.”

Excel est un très bon outil pour les budgets, les statistiques, mais ce n'est définitivement pas le cas concernant la gestion des temps, en voici la preuve:

1. Il ne simplifie pas la construction des plannings

 Copier/coller sur Excel ? Super facile ! Mais quand il s'agit de construire le planning prévisionnel de vos équipes la manipulation peut s'avérer périlleuse ! Et même avec un modèle de base (non flexible), qui va mettre à jour vos compteurs ?

2. Il ne permet pas la gestion des demandes de congés

Il est difficile de considérer une demande de congé sans consulter les plannings de vos équipes. Alors quand vous recevez une demande sur un bout de papier, un post-it, un email, vous risquez d'oublier de la traiter, de prendre une mauvaise décision et peut-être même de provoquer une insatisfaction.

3. Il ne sait pas communiquer les changements

Changement d'horaire, départ en vacances, absence maladie, retard... Il y a beaucoup de raisons qui bouleversent votre planning prévisionnel. Alors à chaque mise à jour du planning, vous devez vous même prévenir les salariés impactés par cette modification, ce qui vous fait perdre beaucoup de temps à appeler, envoyer des mails, des messages pour faire circuler l'information.

4. Il ne vous montre pas la disponibilité de vos employés 

Une absence, un changement de planning, besoin de remplacer un salarié au pied levé. Excel ne considère pas la disponibilité de vos salariés, un changement soudain peut rapidement devenir stressant, frustrant, chronophage et source d'erreurs.

5. Il ne connait pas les heures de travail réalisées 

Pour un enregistrement précis des heures de travail effectuées, une action manuelle est obligatoire. Vous ne serez pas en mesure de vérifier si les heures collectées correspondent aux heures de travail réelles de vos employés, un risque d'augmenter vos dépenses de salaire.

6. Il ne s'interface pas avec votre paie 

La c'est un vrai casse tête ! Vous devez manuellement préparer pour chaque employé les éléments de paie incluant le nombre de jours fériés travaillés, de nuits, de dimanches, calculer les heures complémentaires, supplémentaires et leurs majorations, mais aussi les absences... Une source d'erreur qui peut vous coûter cher !

7. Il ne garantie pas la conformité... 8. Il ne centralise pas les données... 9. Il n'est pas multi-utilisateurs... 10. Il ne vous permet pas de communiquer...

Voila ce qui fait de la gestion des employés un succès:

Vous l’aurez compris, Excel n'est pas une solution adaptée aux besoins de la planification, il est même source d’erreurs et accroît rapidement vos dépenses organisationnelles. En effet, si le coût d’achat est en apparence moindre, les frais de gestion engendrés entraînent un coût considérable pour votre entreprise. 

Avec un logiciel de gestion des temps et des plannings, vous apportez à votre entreprise un outil adapté pour piloter votre activité tout en gardant la maîtrise sur vos coûts. Ce système n'est pas seulement un outil de planification, en fait c'est aussi une véritable plateforme de communication sur laquelle vous êtes en contact avec vos salariés.

De cette façon, la gestion des temps devient simple, flexible et même collaborative.

En fait, il y a seulement peu de très bons logiciels de gestion des temps qui vont prendre en considération vos propres besoins de planification, de gestion des temps, de communication et d’interfaçage avec le logiciel de paie. Il est donc important que vous recherchiez attentivement la bonne solution avant d’investir dans un outil. D’ailleurs, pensez à jeter un œil sur notre check-list gratuite qui vous donnera toutes les informations nécessaires à propos des différents systèmes de planification disponibles.