#LifeReflect – verschwendest du dein Leben?
Hast du manchmal das Gefühl, du kommst in deinem Leben nicht voran und sitzt irgendwie fest? Oder du vertrödelst zu viel Zeit? Vielleicht ist es auch eine andauernde Unzufriedenheit, ohne dass du genau weißt, warum. Ich fand mich in der Situation wieder, zu viel zu wollen, aber für nichts Zeit zu haben und so entstanden die Fragen: Woraus entsteht das Gefühl? Und wie kommt man da wieder raus?
Im Folgenden beschreibe ich nach ein paar Grundlagen ein Werkzeug, eine Herangehensweise, mit der das gelingen könnte, auch wenn dieser Artikel weder wissenschaftlich fundiert ist, noch eine Fingerschnippslösung bietet. An einigen Stellen wird es dir vielleicht zu mathematisch oder du fragst dich, warum man überhaupt so viel Zeit darin investiert. Und warum so umständlich?
Gewiss hat jede_r eigene Ansätze, sein und ihr Leben zu regeln. Ich erwarte nicht, dass jemand alles exakt wie beschrieben umsetzt, zumal ich unten die Schwachstellen dieser Methode aufzeigen werde. Aber vielleicht kannst du ein paar Impulse und Ideen mitnehmen. Diese Zeit investieren wir aus dem gleichen Grund, warum wir z.B. ein Auto zur Durchsicht bringen, anstatt nur damit zu fahren: Wir investieren Zeit, um zukünftig Zeit zu sparen, weil wir so zum Beispiel Effektivität oder Motivation gewinnen können oder uns einfach besser fühlen.
Schon hier sprechen wir vom Investieren von Zeit. Sie ist die unveränderliche Ressource, die uns den ganzen Schlamassel einbringt. Da sie begrenzt ist, müssen wir sie uns einteilen. Daher werden wir viel mit ihr rechnen. Ist das Ziel also ein täglicher Zeitplan, damit wir den Überblick haben, was wann gemacht werden muss?
Ganz so starr wird es nicht, um sich nicht dauerhaft zu viel Zeit für die Planerstellung nehmen zu müssen. Wichtig ist zudem, nicht das Gefühl der Fremdsteuerung durch diese Herangehensweise zu erzeugen. Wir wollen Stress abbauen und nicht erschaffen durch das Gefühl, uns an neue starre Regeln halten zu müssen, selbst wenn sich hinter jedem „muss“ eigentlich ein „möchte“ verbirgt.
Da viel gerechnet wird, nehmen wir uns Excel zu Hilfe. Eine Datei zum Ausfüllen kannst du hier herunterladen. In den folgenden Kapiteln sind immer wieder Ausschnitte daraus zu sehen.
Diesen Artikel kannst du außerdem kompakt im PDF-Dokument hier herunterladen.
Schritt 1: Geplant oder spontan?
Kein Werkzeug nützt uns, wenn es uns in Ketten legt. Außerdem gibt es Menschen, die lieber planen und Menschen, die lieber aus dem Bauch heraus entscheiden. Trotzdem soll das Bauchgefühl uns nicht nur faulenzen lassen. Mir persönlich ist es wichtig, beide Welten zu vereinigen: Die Gewissheit, durch eine gute Planung meine Ziele erreichen zu können, aber mein Leben nicht starr bis zum Ende durchzuplanen und Platz für Überraschendes und Neues zu lassen.
Zuerst sollten wir also festlegen, wie viel Zeit ungeplant bleiben soll. Diese Zeit ist unser „Urlaub“ vom Zeitplan; die Zeit, in der wir nichts „müssen“; in der wir ohne schlechtes Gewissen tun und lassen können, was wir gerade wollen und die uns psychische Erholung schafft. Sie ist der heilige Gral, den wir im weiteren Prozess nicht mehr anfassen werden. Sie ist der erste Parameter, den du auf dich individuell anpasst:
-> Welchen Anteil (in Prozent) deiner Zeit soll spontan bleiben?
_____________%
Natürlich kannst du diese Zeit auch dazu nutzen, deine Projekte und Ziele weiter zu verfolgen oder Sport zu machen, wenn du Lust dazu hast. Aber du verpflichtest dich dazu nicht. Das ist der Kernzweck.
Für mich ergibt sich eine gute Balance, wenn ein Tag pro Woche frei bleibt. Außerdem sollte mein Urlaub mir ermöglichen, vom Alltag abzuschalten und Feiertage sollen ebenfalls dazu zählen. Zähle ich all diese Tage über ein Jahr zusammen, komme ich für mich auf ca. 25 %. Daher werde ich in folgenden Beispielen mit dem Wert rechnen, aber du kannst dir einen anderen festlegen.
Es gibt weitere Zeiten, die uns für unsere Zeitplanung nicht zur Verfügung steht. An unserem Schlafbedarf können und sollten wir nicht rütteln. Er steht fest, egal was wir planen. Aus dem Grund nehmen wir ihn ebenfalls aus der Betrachtung heraus.
-> Wie viel Schlaf (in Stunden) benötigst du durchschnittlich pro Tag?
__________h
Hier geht es nicht darum, mit wie viel Schlaf du für einzelne Tage minimal auskommst. Stell dir vor, du würdest ein Jahr lang jede Nacht genau so lange schlafen, wie oben angegeben. Ist das realistisch? Es könnte helfen, für einen Monat über eine Zeitmesser-App zu ermitteln, wie lange du schläfst und aus den Tagen den Durchschnitt zu bilden. Im Beispiel rechne ich mit 7,5 h.
Die nächsten und letzten beiden Größen sind vielleicht änderbar, aber je nach Situation nur in geringem Maße, da sie direkter auf unser Überleben Einfluss nehmen als andere Lebensinhalte. Ich habe sie beispielhaft „Hauptberuf“ und „Haushalt“ genannt. Unter „Haushalt“ fasse ich unter anderem das Einkaufen, Zubereiten und Verspeisen von Lebensmitteln, sowie Gesundheitsmaßnahmen zusammen. Die Arbeitszeit ist meist „pro Woche“ festgelegt, wovon sich Urlaubs- und Feiertage wieder abziehen. Mehr dazu später. Unser Werkzeug wird den beiden Kategorien mathematisch wahrscheinlich weniger Zeit zuweisen, als wir in sie investieren müssen. Dies ist ein kleiner Nachteil der Methode, dessen Ausgleich wir bereits jetzt einplanen sollten.
An dieser Stelle frage ich noch nicht nach dem konkreten Zeitaufwand für „Hauptberuf“ und „Haushalt“, weil es eine interessante Erkenntnis ist, welches Ergebnis herauskommt, wenn wir unser Werkzeug selbst einen Zeitbedarf einschätzen lassen. Erst danach korrigieren wir die Werte. Zunächst rechnen wir mit festen „0 Stunden“.
Schritt 1: Angabe der festen Größen
Mit dieser Vorbetrachtung können wir ermitteln, wie viel Gesamtzeit uns für unseren Zeitplan im Jahr zur Verfügung steht. Schaltjahre planen wir nicht bewusst ein. Sie liefern uns einfach einen Tag mehr spontane Zeit.
Erst ziehen wir also den Schlaf ab. Der steht uns selbst für Freizeit nicht zur Verfügung.
Auf das Jahr hochgerechnet:
Dann wird der Heilige Gral spontaner Zeit abgezogen. Wenn 25 % abgezogen werden, bleiben 75 % übrig, also: 6.022,5 h ∙ 0,75 = 4.516,875 h
Schritt 2: Welche Bedürfnisse hast du?
Alles, was wir machen, hat einen Grund, auch wenn uns dieser nicht immer bewusst ist. Es gibt etwas, das uns antreibt und sei es nur unser Bedürfnis nach Unterhaltung. Davor stehen weitere Bedürfnisse, die Abraham Maslow Mitte des 20. Jahrhunderts ausgearbeitet hat. Stichwort: Bedürfnishierarchie.
Dynamische Bedürfnishierarchie; Originalgrafik von Philipp Guttmann; CC BY-SA 4.0; Wikimedia
Wenn du diesen Text liest, heißt das, du hast die Möglichkeit, dir über dein individuelles Leben in Ruhe Gedanken zu machen. Deine Grundbedürfnisse, wie Sicherheit, ein Dach über dem Kopf oder Ernährung sind bereits erfüllt. Ansonsten würdest du jetzt ganz andere Dinge tun. Daher zielt die folgende Frage mehr auf die „höheren“ Bedürfnisse ab (soziale, Individualbedürfnisse und Selbstverwirklichung).
Wenn wir uns unausgeglichen oder mit unserem Leben unzufrieden fühlen, liegt das meist an unerfüllten Bedürfnissen. Daher ist es wichtig, sich die eigenen Bedürfnisse bewusst zu machen:
-> Welche Bedürfnisse hast du? Was treibt dich an?
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Hier einige Beispiele:
Geld / Ressourcen
persönliche Weiterentwicklung
Familienleben
Erholung
Ehrenamt / etwas bewirken
Kultur
Spaß
Achte darauf, dass du hier noch keine konkreten Aktivitäten aufschreibst. Aktivitäten beschreiben, was du machst, während Bedürfnisse beschreiben, warum du etwas machst. Versuche zudem für die Übersichtlichkeit, deine Bedürfnisse auf 6 oder 7 Hauptbedürfnisse zusammenzufassen.
Ganz außer Acht lassen können wir die Grundbedürfnisse nicht, aber ich fasse sie im Beispiel etwas unterrepräsentiert unter „Geld / Ressourcen“ zusammen. Das reicht für unser Modell aus. Doch ihre Erfüllung steht an erster Stelle und die zugehörigen Aktivitäten sind zeitaufwändig. Auch aus diesem Grund haben wir im Schritt 1 bereits vorgesehen, den „Hauptberuf“ und „Haushalt“ gesondert zu behandeln.
Schritt 2: Angabe der Bedürfnisse
Schritt 3: Womit verbringst du deine Zeit?
Nachdem wir mit den Bedürfnissen das „warum“ geklärt haben, ist der nächste logische Schritt, zu erfassen, was du tust und tun möchtest.
-> Womit verbringst du deine Zeit? __________________________________
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-> Womit möchtest du deine Zeit verbringen? __________________________
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Beispiele wären die Teilnahme an Seminaren zur persönlichen Weiterbildung, die Eltern zu besuchen, in Konzerte zu gehen, natürlich seinem Beruf nachzugehen, Serien zu schauen, Sport machen, usw.
Unsere Tabelle hält noch einige weitere Beispiele bereit.
Schritt 3: Aktivitäten ermitteln
An der Stelle lässt sich eine weitere interessante Frage einwerfen: Bist du vom Typ „Gipfelstürmer“ oder „Wanderer“? Gipfelstürmer versuchen, in ihren Aktivitäten die besten zu werden, also diese zur Perfektion auszubauen. Das benötigt natürlich Zeit und man hat davon weniger für andere Aktivitäten, sodass man sich auf wenige festlegen muss. Als Wanderer versucht man hingegen viele verschiedene Dinge zu sehen bzw. zu tun. Durch diese Ausgewogenheit erreicht man natürlich keine so hohe Profession.
Egal, zu welchem Typ du gehörst, unser Modell unterstützt bis zu 20 verschiedene Aktivitäten, aber weniger sind auch in Ordnung.
Schritt 4: Erfüllen deine Aktivitäten deine Bedürfnisse?
An diesem Punkt stellen wir deine Aktivitäten deinen Bedürfnissen gegenüber: Verbringst du Zeit mit Dingen, die dir eigentlich gar nichts nützen?
Um diese Frage zu beantworten, unterstützt uns erstmalig unser Werkzeug und wir tragen in der Tabelle ein, welche Aktivität zu welchem Bedürfnis beiträgt. Zur weiteren Berechnung ist es wichtig, hier die Ziffern 1 für „ja“ und 0 für „nein“ zu verwenden. Falls du dir nicht sicher bist oder eine Aktivität nur minimal zum Bedürfnis beiträgt, ohne dafür gedacht zu sein, kannst du eine 0,5 eintragen. Es ist durchaus möglich und legitim, dass eine Aktivität mehrere Bedürfnisse erfüllt und ein Bedürfnis von mehreren Aktivitäten erfüllt wird.
Schritt 4: Zuordnung der Aktivitäten zu den Bedürfnissen
Wichtig ist, dass du auf dich persönlich zugeschnitten antwortest. Nimmst du zum Beispiel persönlich an Seminaren teil, die dich beruflich weiter bringen und dir irgendwann ein höheres Einkommen bescheren, kannst du eine 0,5 oder 1 bei „Geld / Ressourcen“ (oder deinem entsprechenden Bedürfnis) eintragen. Sind die Seminare für einen anderen Zweck und schaffen keinen finanziellen Vorteil, ist für dich eine 0 der richtige Eintrag.
Anschließend ermöglicht uns die Übersicht einige wichtige Kontrollen: Gibt es Bedürfnisse, die von exakt denselben Aktivitäten erfüllt werden? Die also die gleichen Nullen und Einsen erhalten haben? Wahrscheinlich laufen diese beiden Bedürfnis-Begriffe auf dasselbe hinaus. Vielleicht ist für dich Spaß immer mit Erholung verbunden und umgekehrt. Dann ist es ein einziges Bedürfnis und wir fassen es zusammen, indem wir zurück zu Schritt 2 gehen und eine Spalte wieder frei machen.
Für die nächsten Kontrollen zählt die Tabelle am Ende jeder Bedürfnis-Spalte zusammen, wie viele Aktivitäten zu diesem Bedürfnis beitragen und am Ende jeder Aktivitäten-Zeile wird zusammen gezählt, wie viele Bedürfnisse eine Aktivität erfüllt.
Gibt es eine Aktivität, die ausschließlich Nullen erhalten hat, also auch die Summe ‚0‘, scheint sie keines deiner Bedürfnisse zu erfüllen und nimmt dir nur Zeit weg. Du könntest dich von ihr verabschieden. Aber Vorsicht: Dies ist die beste Gelegenheit, noch mal in dich zu gehen und dich zu fragen: Hast du vielleicht ein Bedürfnis übersehen? Warum hast du damals mit der Aktivität angefangen? Was steckt dahinter?
Wenn du solch ein unbewusstes Bedürfnis findest, trag es einfach nach und nimm auch hierfür die Zuordnungen vor. Wenn nicht: Raus mit der Aktivität aus der Tabelle und aus deinem Leben! ;-)
Bist du nun in Aufräumlaune und möchtest auch die Aktivitäten erfassen, die redundant sind, also zu Bedürfnissen beitragen, die bereits von anderen Aktivitäten erfüllt werden, warte noch bis zum nächsten Kapitel. Dort entfaltet unser Modell seine vollste mathematische Wirkung und wir gehen unter anderem genau dieser Frage nach.
Es kann manchmal vorkommen, dass keine der Aktivitäten ein Bedürfnis von dir erfüllt. Hier hast du vielleicht eine Ursache gefunden, warum sich dein Leben unausgefüllt oder unausgeglichen anfühlt und kannst überlegen, welcher Aktivität du zukünftig nachgehen kannst, die dieses Bedürfnis erfüllt.
Schritt 5: Das Ergebnis und was es bedeutet
Endlich ist es soweit und wir schauen uns das Ergebnis an. Damit es seine Wirkung richtig entfaltet, sind aber einige Erklärungen wichtig – zunächst ohne die mathematischen Hintergründe, um nicht die Hälfte der Leser abzuschrecken. Die genauen Berechnungen sind im letzten Kapitel erklärt.
Schritt 5: Wie viel Zeit für welche Aktivität?
Im Endeffekt schlägt dir das Modell vor, wie viel Zeit du pro Jahr für welche Aktivität aufwenden solltest (hellgrüne Spalte). Dieser Jahreszeitraum ist für die meisten Aktivitäten aber zu groß gewählt und schwer überprüfbar. Daher solltest du dir die Angabe auf einen geeigneten Zeitraum herunter rechnen lassen, z.B. pro Woche. Dies macht die Tabelle, wenn du in der hellgelben Spalte den entsprechenden Zeitraum durch das Aufklappmenü auswählst. Das Endergebnis steht in der grünen Spalte dahinter.
Neben geläufigen Zeiträumen, wie pro Jahr, pro Monat, pro Woche und pro Tag, gibt es einige weitere „besondere“ Zeiträume. Warum das Herunter-Rechnen wichtig ist, was die Zeiträume bedeuten, warum es so viele gibt und warum wir bisher auf das Jahr gerechnet haben, folgt gleich. Bevor ich aber die Aufmerksamkeit der ersten Leser_innen verliere, möchte ich die Gewissheit vermitteln, dass die Zeiten, die hier errechnet werden, wirklich das Ergebnis sind, das du möchtest. Sonst kann schnell das Gefühl entstehen, du verbringst nicht genug Zeit mit den wichtigen Dingen. Dann fühlt sich das Leben wieder unausgeglichen an.
Warum stellen die Zeiten also den perfekten Ausgleich dar? Die Berechnung stellt deine Aktivitäten deinen Bedürfnissen gegenüber und gewichtet sie entsprechend. Wird ein Bedürfnis durch mehrere Aktivitäten erfüllt, wirkt die einzelne Aktivität nicht so stark, als wenn es nur wenige Aktivitäten für das Bedürfnis gibt. Erfüllt eine Aktivität mehrere Bedürfnisse, steigt die Gewichtung wieder an und zwar wiederum abhängig davon, wie viele weitere Aktivitäten zu den weiteren Bedürfnissen beitragen. Am Ende ist also sichergestellt, dass jedes Bedürfnis gleich stark erfüllt wird, wodurch sich die perfekte Balance ergibt. Anschließend wird die zur Verfügung stehende Zeit anhand der Gewichte auf die Aktivitäten aufgeteilt. Zusammengefasst hat diese Berechnung also zwei Vorteile:
Du wendest für jedes Bedürfnis ähnlich viel Zeit auf (auch wenn die Zeit für die Aktivitäten unterschiedlich ist) -> perfekte Balance
Du nutzt die zur Verfügung stehende Zeit komplett und optimal aus, egal wie viele Aktivitäten und wie viele Bedürfnisse du hast.
Wenn du dich also an den Plan hältst, wird keine Zeit verschwendet, selbst wenn du gerade das Bedürfnis zum Relaxen und Nichtstun erfüllst. Gleichzeitig kannst du dir sicher sein, nichts zu verpassen und dass Bedürfnisse nicht vernachlässigt werden.
An dieser Stelle können wir neugierig auf die Aktivitäten Hauptberuf und Haushalt schauen: Hierzu bitte als Zeiteinheit „errechnete Arbeitswoche“ und „Woche“ (nicht Haushaltswoche) einstellen. Überrascht dich das Ergebnis? Im Screenshot sieht man beispielsweise nur 3 ¼ Stunden für den Hauptberuf pro Woche. Hier zeigt sich, dass die Bedürfnisse nicht alle gleich gewertet werden dürfen, sondern dass es bestimmte Bedürfnisse gibt, die stärker verfolgt werden müssen. Aber vielleicht ist es irgendwann, wenn es bedingungsloses Grundeinkommen gibt, eine durchaus sinnvolle Angabe. Bis dahin gehen wir zum Schritt 1 zurück und tragen die notwendige Zeit für Hauptberuf und Haushalt ein.
Zurück zum Herunterrechnen: Eine Angabe pro Jahr bedeutet, dass man erst am Ende des Jahres vergleichen kann, ob wir unser Ziel geschafft haben. Eine Überprüfung nur einmal im Jahr ist aber zu wenig, zumal wir über 300 Tage lang keinen Motivationseffekt haben, weil wir gar nicht wissen, ob wir gut in der Zeit liegen. Besser ist es, mit Zeitangaben zu arbeiten, die wir sowieso im Alltag nutzen. Sich einmal pro Woche für vier Stunden bei der Feuerwehr engagieren? Jeden Tag eine Stunde Joggen? Einmal im Monat ins Konzert? Das lässt sich leichter überprüfen und hier sehen wir, warum wir mehrere Auswahlmöglichkeiten brauchen: Jede Aktivität erfolgt unterschiedlich häufig und unterschiedlich lange „am Stück“. In eine Oper wird man nicht für eine halbe Stunde pro Tag gehen. Hingegen macht Sport einmal im Monat für 10 Stunden keinen Sinn, wenn man danach 29 Tage nichts tut. Manche tägliche Aktivitäten gehen nur werktags, andere nur am Wochenende. Daher die vielen Auswahlmöglichkeiten:
2 Wochen: Manchmal errechnet sich für eine wöchentliche Aktivität wenig Zeit. Dann macht es keinen Sinn, sie in jeder Woche zu verfolgen, sondern man lässt jeweils eine Woche aus und geht ihr jede zweite Woche nach. Tag (6 von 7): Hast du eine tägliche Aktivität, aber einmal pro Woche darf Faulenzen sein oder der Tag soll unverplant bleiben? Dann gehst du ihr also nur an 6 von 7 Tagen in der Woche nach. Trotzdem brauchst du für die sechs Tage eine Zeitangabe ‚pro Tag‘. Dafür ist diese Einstellung. Tag (5 von 7): Das Prinzip ist das gleiche wie bei „Tag (6 von 7)“, nur dass du der Aktivität an fünf Tagen pro Woche nachgehst, beispielsweise nur werktags. Tag (2 von 7): Das ist das Wochenend-Äquivalent zur Werktagseinstellung im vorherigen Punkt. Arbeitswoche: Dieser Eintrag bewirkt, dass die zugehörige Tätigkeit nicht die verplanbare Zeit nutzt, denn in Schritt 1 haben wir die feste Arbeitszeit bereits abgezogen. Stattdessen zeigt dir die Tabelle hier die feste Arbeitszeit aus Schritt 1 an. errechnete Arb.wo.: Die errechnete Arbeitswoche nimmt deine wöchentliche Arbeitszeit nicht aus der Angabe im Schritt 1, sondern errechnet sie wie alle anderen Tätigkeiten aus der verplanbaren Zeit. Im Unterschied zur normalen Woche bezieht sich dieser Eintrag auf die wöchentliche Arbeitszeit aus dem Arbeitsvertrag. Er rechnet also Urlaub und Feiertage heraus. Dennoch wird der Wert weit unter dem liegen, wie lange du tatsächlich arbeiten musst, um genug Geld zu verdienen. Haushaltstag: Jeden Tag fallen Haushaltstätigkeiten an und wenn es nur die Aufnahme von Mahlzeiten ist. Auch hier wird die Tabelle wahrscheinlich weniger Zeit berechnen, als man tatsächlich benötigt. Daher die Angabe im Schritt 1. Folglich verbraucht diese Tätigkeit nichts aus der noch verplanbaren Zeit, sondern es wird die in Schritt 1 angegebene Zeit angezeigt. Haushaltswoche: Die Haushaltswoche ergibt sich aus dem 7-fachen des Haushaltstages – für eine flexiblere Aufteilung. Auch hier wird die verplanbare Zeit nicht reduziert.
Schritt 6: Den Zeitplan umsetzen
Nun weißt du, wie viel Zeit du für eine optimale Balance für jede Tätigkeit aufwenden solltest. Wie setzt man die Theorie nun in die Praxis um?
Das wichtigste Element ist es, Zeit zu messen. Jede Tätigkeit braucht eine Stoppuhr, die gestartet wird, wenn du mit ihr beginnst und die gestoppt wird, wenn du sie unterbrichst oder beendest. Natürlich möchte man nicht mit einer handvoll Stoppuhren herumlaufen. Dafür gibt es nützliche Smartphone-Apps.
Uhr-App auf Android
Ich kann an dieser Stelle aufgrund meiner eigenen Erfahrung nur für die Android-Welt sprechen, aber auf iOS wird es sicher ähnliche Apps geben. Für die Grundanforderung reicht die meist vorinstallierte Uhr-App bereits aus. So kann man mehrere Timer anlegen und unabhängig voneinander starten, pausieren und zurücksetzen. Ist die Zeit rum, macht die App über einen Klingelton darauf aufmerksam. Ein großer Nachteil ist, dass man Zeiten nicht nachkorrigieren kann, wenn man beispielsweise vergessen hat, den Timer zu starten oder zu stoppen.
Eine gute Alternative zum Timer ist die App Boosted. In der kostenlosen Version kann man bereits mehrere „Projekte“ anlegen und hierzu Timer unabhängig voneinander starten und stoppen. Der große Vorteil ist, dass die App eine Historie anlegt. Man kann nachverfolgen und – noch wichtiger – nachkorrigieren, wann man welcher Tätigkeit nachgegangen ist. Außerdem bietet sie eine Statistikansicht.
Timeline- und Report-Ansicht der App Boosted
Der Nachteil ist hier, dass die Timer jeden neuen Tag wieder von 0:00:00 beginnen und man über die Statistik die Wochen-, Monats- oder Jahreswerte anzeigen lassen muss. Außerdem muss man selbst erkennen, wenn die erforderliche Zeit abgelaufen ist, da der Zähler aufwärts läuft und es keinen Klingelton gibt.
Solltest du eine noch bessere App zum Tracken der Aktivitätszeiten finden, schreib sie mir gern. Ein besonderes Bonbon habe ich aber noch in der Hinterhand: Letztendlich ist das Umsetzen des Zeitplans eine Gewohnheitsänderung und die fällt in der Regel schwer. Hier gibt es eine App, die sich genau der Aufgabe, bei Gewohnheitswechseln zu helfen, verschrieben hat und dies mit einem spielerischen Aspekt kombiniert:
In der App Habitica bist du ein Rollenspielcharakter und startest auf Level 1. Deine Quests sind allerdings nicht, durch die Welt zu streifen und dort Missionen zu erfüllen, sondern deine eigenen, selbstdefinierten Aufgaben zu erledigen. Jede erledigte Aufgabe gibt dir Erfahrungspunkte, die dein Level steigen lassen. Außerdem kannst du dabei verschiedene Gegenstände finden. Jede nicht erledigte Aufgabe fügt dir Schaden zu. Mit jedem Levelaufstieg heilst du dich wieder. Später kannst du außerdem Tränke kaufen.
Dein Charakter in der App Habitica – hier mit Haustier und Barden-Ausrüstung
Ein wenig müssen wir tricksen, um die App auf unseren Zeitplan anzupassen, denn darin gibt es zunächst nicht viel Zeitbezug. Gewohnheiten und ToDo’s beispielsweise werden einfach abgehakt, wenn sie erledigt wurden, egal wann sie erledigt wurden. Für uns ist das Definieren der Tagesaufgaben relevant. Diese Art der Aufgaben sind für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten gedacht, die an einem Tag erledigt werden können, auch wenn sie seltener auftreten können. Das ist ein kleiner Nachteil, denn unsere wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Aktivitäten sind dauerhaft aktiv und nicht nur an einem Tag. Aber hier helfen wir uns später mit einem Trick. Zunächst sollten wir für jede Aktivität einen Eintrag anlegen. Die Notizen nutze ich für den Vermerk, wie viel Zeit ich pro Zeiteinheit die Tätigkeit aufwenden sollte, z.B. 4:06 h / Woche. Über die Schwierigkeit sollten wir nicht nur die eigentliche Schwierigkeit der Tätigkeit berücksichtigen (bzw. wie viel Motivation wir aufwenden müssen), sondern auch die Länge. Eine Tätigkeit, die pro Monat gemessen wird, bringt uns nur einmal im Monat Erfahrungspunkte, aber eine Tätigkeit, die täglich gemessen wird, jeden Tag. Demzufolge sollte die monatliche Tätigkeit grundsätzlich mehr Erfahrungspunkte bringen, was sich über die „Schwierigkeit“ einstellen lässt. Meine Empfehlung:
„Trivial“ oder Einfach“ (je nach Schwierigkeit der Tätigkeit) für tägliche Aufgaben
„Einfach“ oder „Mittel“ für wöchentliche Aufgaben
Mindestens „Mittel“ für monatliche Aufgaben und
„Schwer“ für jährliche Aufgaben
Tagesaufgaben und der Einstellungsbildschirm dazu in der App Habitica
Nun zum Zeitlichen: „Tägliche Aufgaben“ sind immer nur für einen Tag aktiv. Werden sie an dem Tag erledigt, bringen sie Erfahrungspunkte und sind abgehakt. Werden Sie an dem Tag nicht erledigt, bringen sie Schaden, wenn man sich am nächsten Tag einloggt. Hier ist die erste Stolperfalle: Loggt man sich am nächsten Tag nicht ein, wird auch an den Folgetagen kein Schaden verrechnet. Hier kann man leicht schummeln und sich selbst sabotieren. Hast du eine täglich gemessene Tätigkeit, stellst du bei „Wiederholt sich“ den Wert „täglich“ ein. Die Aufgabe ist jeden Tag aktiv und muss jeden Tag abgehakt werden, um keinen Schaden zu verursachen. Bei allen selteneren Wiederholungseinstellungen ist die Aufgabe die meiste Zeit über nicht aktiv. Du kannst sie zwar abhaken und dafür Erfahrungspunkte bekommen, aber ein Nicht-abhaken verursacht keinen Schaden. Hier ist die nächste Stolperfalle: Erreicht die Aufgabe den Tag, an dem sie aktiv ist, wird sie zurückgesetzt, egal ob sie im inaktiven Zeitraum abgehakt wurde oder nicht. Bist du einer wöchentlichen Aktivität also schon bis zum Freitag komplett nachgegangen und das Habitica-Aufgabenelement wird erst am Sonntag aktiv, so ist die Aufgabe am Sonntag nicht abgehakt. Hakst du sie dann noch einmal ab, erhältst du den Bonus noch einmal. Um dich nicht selbst zu manipulieren solltest du eine Aufabe, die inaktiv ist, also nicht abhaken. Aber wie unbefriedigend ist es, eine erledigte Aufgabe nicht abhaken zu können? Dafür nutzen wir die Funktion der Unteraufgaben: Lege zu jeder Aufgabe eine Unteraufgabe „erledigt“ an. Diese kannst du bereits während des laufenden Zeitraums abhaken, ohne dass sie beim Aktivwerden der Hauptaufgabe zurückgesetzt wird. Wenn dann der Tag kommt, an dem alle Hauptaufgaben aktiv sind, überträgst du die Haken der Unteraufgaben eines nach dem anderen auf die Hauptaufgaben und kassierst die Belohnungen. Einen weiteren Vorteil gibt es außerdem: Abgehakte Unteraufgaben tragen dazu bei, dass du häufiger Items findest. Das belohnt dich dafür, die Aufgabe nicht erst auf den letzten Drücker erledigt zu haben.
Noch ein Wort zum Starttermin: An diesem ist die Aufgabe das erste Mal aktiv. Auch wenn es widersprüchlich klingt: Der Zeitraum deiner Aktivität begann bereits vorher und der „Habitica-Starttermin“ ist eigentlich der letzte Tag deines Aktivitätenzeitraums. Bei wöchentlichen Aktivitäten empfiehlt es sich, den Starttermin auf einen Sonntag zu legen, weil das der Tag ist, an dem man die Aufgabe abhaken kann. Am Folgetag geht der Zeitraum von vorn los und es wird ggf. Schaden verrechnet: Neue Woche, neues Glück. Monatliche und jährliche Aktivitäten habe ich hingegen auf das Startdatum des jeweils 1. gesetzt, da ich mir nicht sicher bin, wie die App mit dem „31.“ umgeht, wenn ein Monat nur 30 Tage (oder 28) hat.
Auf jeden Fall verfehlt die App ihre Wirkung nicht, kann ich aus eigener Erfahrung berichten. Dass ein Spielercharakter Schaden oder Bonus bekommt, ist ein viel direkteres Feedback als das Gefühl, nicht genug Zeit für eine Aktivität aufgewendet zu haben. So geht man seinen Aktivitäten schon aus der Motivation heraus nach, im Spiel keinen Schaden zu erhalten und wenn man etwas doch nicht schafft, ist es nicht so schlimm: Man hat zunächst genug Lebenspunkte und davon ein paar zu verlieren ist kein Weltuntergang. Hauptsache, man schafft es über erledigte Tätigkeiten früh genug ins nächste Level, bevor man alle Lebenspunkte verliert.
Was dieses Modell nicht kann
Dir ist sicherlich aufgefallen, dass das Modell einige Kompromisse macht, um nicht noch komplexer zu werden. Eine praktikable Lösung ist oft hilfreicher, als eine perfekte. Dennoch soll hier kurz erwähnt werden, wo die Schwächen liegen.
Die Bedürfnishierarchie nach Maslow wird hier nur angeschnitten. Unser Zeitmodell achtet nicht darauf, dass die Basisbedürfnisse zuerst erfüllt sein müssen, bevor andere erfüllt werden können, sondern mogelt sich mit nur zwei abstrakten Blöcken („Arbeit“ und „Haushalt“), für die feste Zeiten angegeben werden, um diese Bedingung herum. Für eine exaktere Betrachtung müssten zusätzlich alle Grundbedürfnisse erfasst, für jedes Bedürfnis eine Hierarchieebene eingestellt werden können und ein mathematisches Modell gefunden werden, wie die Ebene auf die Zeit Einfluss nimmt. Einfache mathematische Lösungen, wie ein Multiplikator auf die Bedürfnisse (bzw. Quotient auf die „Spaltensumme“; siehe nächstes Kapitel) in unserem Modell, funktionieren nicht, denn diese Werte wirken nur, wenn sie für alle Bedürfnisse in einem ähnlichen Zahlenbereich liegen. Hebt man ein Bedürfnis auf eine viel höhere Zahl, hat dies ab einem bestimmten Punkt keine Auswirkung mehr.
Das Modell geht davon aus, dass nur einer Aktivität gleichzeitig nachgegangen werden kann. Gerade das Smartphone erlaubt es aber oft, mehrere Dinge parallel zu machen: Private Mails checken, während man zur Arbeit fährt? Mit Freunden telefonieren, während man Essen zubereitet oder ein Video gucken während man isst? Den Rechner ein Backup durchführen lassen, während man parallel am Instrument übt? Dem kann man begegnen, indem man die Zeit gerade der Aktivität zuschreibt, auf der der Hauptteil der Aufmerksamkeit liegt, aber dieser kann schnell wechseln. Wie soll man das so oft und so schnell erfassen? Auf der anderen Seite ist es gesünder, sich immer eine Aktivität gleichzeitig vorzunehmen und Wartezeiten auszuhalten. Das reduziert den Stresslevel und sorgt für mehr Ausgeglichenheit. Betrachten wir diese Modelleinschränkung also als Chance. Oder man lässt die Timer beider Aktivitäten parallel laufen und hat in Folge mehr unverplante Zeit zur Verfügung.
Dieses Modell ist auf Ausgeglichenheit bedacht und überträgt es auch auf die Arbeitszeit, wenn man sie nicht starr vorgibt. Das kann eine Chance sein, sich vom inneren Zwang zur 40-Stunden-Arbeitswoche zu lösen und das eigene Stresslevel zu reduzieren, aber die meisten Menschen befinden sich gar nicht in der Lage, daran etwas zu ändern. Das Modell nimmt weder Rücksicht darauf, ob das Einkommen überhaupt ausreicht, noch ob man geringere Arbeitszeiten überhaupt aushandeln kann. Letzteres wäre mehr für Selbständige interessant, aber hier wiegt die Einkommenskomponente schwerer. Anders sähe es aus, wenn es ein bedingungsloses Grundeinkommen gäbe. Dann zeigt das Modell nämlich, dass es keinesfalls darum geht, gar nicht mehr zu arbeiten, sondern Arbeit in die eigene Lebensbalance zu integrieren.
Es gibt auf Aktivitäten basierende Zeitmanagement-Werkzeuge, die keinen Unterschied zwischen Beruf und Privatem machen. Berufliche und private Aktivitäten werden auf gleiche Weise verwaltet, was bedeutet, dass man zwischen mehreren beruflichen Aktivitäten unterscheidet. Das tut dieses Modell nicht, sondern Arbeit wird als ein monolithischer Block, als Black-Box betrachtet. Durch den Kompromiss mit der unveränderlichen Wochenarbeitszeit als einzigen Parameter gibt es keine Chance, die „Sonderbehandlung“ Arbeitszeit noch auf mehrere Arbeitsaktivitäten aufzuteilen, geschweige denn eine Balance zwischen ihnen zu errechnen. Die Alternative wäre, auf den Parameter der festen Arbeitszeit zu verzichten und die zugehörigen Arbeitsaktivitäten wie alle anderen Aktivitäten zu behandeln, sodass die Tabelle zugehörige Zeiten errechnet aber hier besteht wieder die Gefahr, dass die Gesamtzeit aller errechneten Arbeitsaktivitäten nicht ausreicht, um die Arbeitszeit abzudecken.
Die Mathemagie des 5. Schritts
Jetzt schauen wir noch einmal unter die Haube, welchen Weg die Zahlen eigentlich nehmen. Die große feste Konstante ist das Jahr mit 365 Tagen, also 8760 Stunden an Zeit, die uns für alle Aktivitäten zur Verfügung steht. Egal, was wir machen, mehr Zeit bekommen wir nicht und wenn wir die Zeit mehr in eine Aktivität investieren, steht weniger Zeit für eine andere zur Verfügung. Mathematisch müssen wir diese Konstante also nur in verschiedene Anteile aufteilen, deren Summe immer gleich ist. Welche Anteile sind dies also?
Zunächst erfolgt eine grobe Aufteilung in Zeitanteile, die wir im weiteren nicht mehr beachten werden, da wir sie nicht beeinflussen können oder wollen: Schlaf, unverplante Zeit, feste Zeit für den Hauptberuf und feste Zeit für den Haushalt. Das ziehen wir vom Jahr ab und arbeiten mit dem Rest weiter. Hier arbeiten wir mit dem Formelzeichen t für Zeit und p für prozentualen Anteil. Etwas knifflig wird, dass wir schon hier mit verschiedenen Einheiten und Bezügen arbeiten, um intuitive Angaben verwenden zu können: Schlaf pro Tag, Prozent von der aktiven Zeit, usw. Unsere Grundeinheit werden Stunden und die Reihenfolge ist wie folgt: Erst wird der Schlaf abgezogen, um die aktive Zeit zu erhalten, dann wird auf die Bezugsgröße „Jahr“ hochgerechnet, dann die unverplante Zeit abgezogen, um die planbare Zeit zu erhalten und dann werden davon der feste Anteil Hauptberuf und Haushalt abgezogen:
Die Haushaltszeit pro Jahr ergibt sich aus dem Hochrechnen der Tagesangabe:
Die Arbeitszeit wird aufgrund der intuitiven Wochenangabe und Feier-, sowie Urlaubstagen komplexer. Außerdem rechnen wir hier mit dem weniger exakten Wert der 52 Wochen pro Jahr, weil wir durch jahresabhängig verschiedene Feiertagslagen sowieso keine exakte Genauigkeit garantieren können und dort mit einem Mittelwert freier Tage arbeiten:
Da ein Feier- oder Urlaubstag uns aber keine 24 Stunden Arbeitszeit erlässt, sondern nur den Anteil, den wir sonst pro Tag arbeiten würden, müssen wir diesen Anteil mit einfließen lassen. Das Formelzeichen n steht hierbei für die Anzahl:
Führt man alles zusammen, ergibt sich die Formel:
Wir sehen also, es gibt viele verschiedene Zeitbezüge und man muss mit den Einheiten aufpassen. Dazu kommt, dass die Umrechnung von Zeiteinheiten nicht ganz genau ist: Nicht jedes Jahr hat 365 Tage (hier sagten wir bereits, dass wir den Zusatztag als zusätzliche unverplante Zeit interpretieren und außen vor lassen) und kein Jahr besteht aus exakt 52 Wochen. Manchmal gibt es eine 53. Woche. Nicht jeder Monat hat 31 Tage, sodass man für Monatsaufgaben mal mehr und mal weniger Zeit zur Verfügung hat. Wie rechnet man also zwischen den Zeiteinheiten um? Daher ist es am einfachsten, zunächst das Jahr als gemeinsame Basis zu nehmen und erst am Ende die Umrechnung auf die anderen Zeiteinheiten vorzunehmen.
Der nächste Schritt mit Mathematik ist der vierte, in dem die Zuordnung von Aktivitäten zu Bedürfnissen erfolgt. Eine volle Zuordnung bedeutet 1, eine vielleicht- oder nicht-sicher-Zuordnung bedeutet 0,5 und keine Zuordnung bedeutet 0. Die Werte sind bewusst gewählt, um das Konzept „Zuordnung“ in mathematische Zusammenhänge bringen zu können. Wenn später Werte addiert werden, fallen nicht zugeordnete Tätigkeiten durch den Wert 0 heraus und vielleicht- oder nicht-sicher-Zuordnungen zählen nur zur Hälfte im Vergleich zur vollen Zuordnung. Genau nach dem Schema wird in diesem Schritt bereits durch Addition überprüft, ob eine Aktivität keine Bedürfnisse erfüllt (Zeilensumme 0) oder ein Bedürfnis durch keine Aktivitäten erfüllt ist (Spaltensumme 0). Erstere sind überflüssig, zweitere unterversorgt und brauchen eine Aktivität.
Mathematisch am spannendsten ist im Schritt 5 die Ergebnisberechnung. Zunächst werden anhand der Zuordnungen Gewichte ermittelt, welche Aktivität wie stark zu einer balancierten Bedürfniserfüllung beiträgt. Wenn ein Bedürfnis durch mehrere Aktivitäten erfüllt wird, zählt eine einzelne dieser Aktivitäten nicht so stark, wie wenn sie als einzige das Bedürfnis erfüllt. Hier spielt also die Summe der zugeordneten Aktivitäten eine Rolle (Spaltensumme). Wenn eine einzelne Aktivität aber mehrere Bedürfnisse erfüllt, zählt sie wieder entsprechend stärker. Wir ermitteln also für jede Aktivität die Zeilensumme, aber gewichten die einzelnen Summanden (die für die Zuordnung dieser Aktivität zu den einzelnen Bedürfnissen stehen) entsprechend, wie bedeutsam die Aktivität für dieses Bedürfnis ist, also wie viele andere Aktivitäten das Bedürfnis noch erfüllen. Die Spaltensumme ist der Normierungsfaktor für die Summanden der Zeilensumme.
Wenn die Anzahl der Aktivitäten nA ist, nB die Anzahl der Bedürfnisse und zxy der Zuordnungswert der x-ten Aktivität (x ϵ [1,nA]) zum y-ten Bedürfnis (y ϵ [1,nB]), so errechnet sich die jeweilige gewichtete Zeilensumme gx:
Ein Beispiel: Wir wollen die gewichtete Zeilensumme der 3. Aktivität g3 errechnen. Diese Aktivität erfüllt zwei Bedürfnisse, und zwar das erste der Tabelle, das wiederum von zwei weiteren Bedürfnissen auch erfüllt wird und das vierte der Tabelle, das nur von dieser Aktivität erfüllt wird. Wenn wir insgesamt 4 Bedürfnisse und 5 Aktivitäten haben, ergibt sich nach obenstehender Formel:
Da nur das erste und das vierte Bedürfnis erfüllt werden, stehen die anderen beiden Zuordnungen z32 und z33 auf 0. Die Summanden fallen raus, sodass sich ergibt:
Unsere dritte Aktivität trägt also zu einem Drittel zum ersten Bedürfnis bei und komplett zum vierten Bedürfnis. Diese Berechnung wird für jede andere Aktivität wiederholt.
Wenn eine Aktivität nicht so stark zur Erfüllung eines Bedürfnisses beiträgt wie die anderen, kann über den Zuordnungswert zxy ϵ [0,1] eine genauere Abwägung vorgenommen werden. So lässt sich statt der ternären Zuordnung (trägt bei, trägt nicht bei, trägt vielleicht bei) auch eine prozentuale Zuordnung umsetzen, indem man in der Bedürfnisspalte entsprechende Zuordnungswerte auf die Aktivitäten verteilt. Dass dann kleinere Zeilensummern resultieren, ist kein Nachteil, denn diese werden im nächsten Schritt anhand der uns zur Verfügung stehenden Zeit normiert.
Egal, welche gewichteten Zeilensummen herauskommen: Die uns zur Verfügung stehende Zeit tplanbar ist fest. Somit nutzen wir die gewichteten Zeilensummen, um die feststehende planbare Zeit in verschieden große Teile aufzuteilen. Die Gesamtsumme der gewichteten Zeilensummen entspricht 100 % unserer planbaren Zeit und die einzelnen gewichteten Zeilensummen sind der entsprechende prozentuale Anteil der Aktivität an der Zeit. Für jede Aktivität x ergibt sich:
Da tplanbar eine Zeitangabe pro Jahr ist, ist auch jede Aktivitätszeit pro Jahr zu verstehen. Der entsprechende Wert steht in der hellgrünen Spalte „t pro Jahr“. Die Umrechnung in einen anderen Bezugszeitraum erfolgt durch Auswahl in der Spalte „Zeiteinheit“. Der jahresbezogene Zeitwert tx wird durch den entsprechenden Anteil der ausgewählten Zeiteinheit am Jahr dividiert. Die entsprechenden Anteile sind im Tabellenblatt „Zeiteinheiten“ fest hinterlegt. Beispielsweise hat ein Monat durchschnittlich ein Zwölftel Anteil am Jahr, also wird der Jahreswert durch 12 dividiert.
Zuletzt müssen wir das Sonderszenario Arbeits- und Haushaltszeit herausrechnen. Beide Aktivitäten können Bestandteil der Aktivitätsmatrix sein und haben dann eine gewichtete Zeilensumme erhalten. Sie nehmen uns also Zeit von der planbaren Zeit weg. Wenn wir am Anfang keine Zeit explizit für Arbeit oder Haushalt reserviert haben, ist das vollkommen in Ordnung und die Tabelle errechnet uns, wie viel Zeit wir für die beiden Aktivitäten für eine optimale Balance einplanen sollten. In Realität reicht diese Zeit aber nicht aus. Daher ist es möglich, diese Aktivitäten mit den Zeiteinheiten „Arbeitswoche“, „Haushaltswoche“ und „Haushaltstag“ zu maskieren. Diese drei Einträge bewirken, dass die entsprechende gewichtete Zeilensumme nicht mitgezählt wird. Folglich ist die errechnete Zeit pro Jahr („t pro Jahr“) gleich 0. Für das Endergebnis in Spalte „t pro Zeiteinheit“ wird die in Schritt 1 angegebene feste Zeit im jeweiligen Zeitbezug dargestellt. Für die Umsetzung erfolgt sowohl in der Spalte „%A/HH“ (kurz für Prozentsatz Arbeit/Haushalt) als auch in der letzten Spalte „t pro Zeiteinheit“ eine Fallunterscheidung über die „Wenn“-Funktion, die die besonderen drei Zeiteinheiten-Einträge abfragt und entsprechend anders behandelt. Mit der Spalte „%A/HH“ maskiert die Tabelle zwar nicht die gewichteten Zeilensummen, sondern erst die errechneten Prozentpunkte, aber das kommt mathematisch auf dasselbe heraus, da für die Berechnung der Zeiten auch mit dem verminderten Gesamtprozentsatz anstelle 100 % gerechnet wird.
Abschluss
Egal, ob du hinter die mathematischen Formeln steigst oder die Tabelle einfach so anwendest, ich hoffe, ich konnte dir mit dieser Methode etwas mehr Balance im Leben verschaffen und zur Steigerung deiner Lebensqualität beitragen. Wenn du Fragen, Anmerkungen oder Kommentare hast, kannst du mir gern schreiben. Oder du schaust weiter durch meinen Blog „Mit Straßenbahnen Tauben jagen“, über meine Websites mu5ic.eu und liontraffic.de oder folgst mir auf Facebook oder Instagram. Bis bald,
Robert