Между молотом и наковальней: что делать, если вы контактное лицо компании, в крупном проекте с привлечением креативного агентства
Очень часто, в своей работе, мы сталкиваемся с ситуацией, когда заказчиком услуг выступает крупное предприятие, для которого требуется выполнить целый пул работ, связанных с дизайном, консалтингом, привлечением партнёров, и т.п. Традиционно, для ведения проекта, со стороны клиента назначается контактное лицо. Обычно, это бренд- менеджер, руководитель дизайнерского отдела, либо руководитель отдела маркетинга. Для удобства будем называть эту роль КЛ (контактное лицо).
Используя свой опыт, я постараюсь дать вам некоторые рекомендации, если этим контактным лицом посчастливилось быть вам. Так что можете спрятать эту шпаргалку, и никому не рассказывать, как вам удаётся строить отношения с подрядчиками и партнёрами так удачно.
Если же вы дизайнер, менеджер, лидер проектов в крупной компании, то поделитесь этой шпаргалкой с тем, кто обычно является контактным лицом от вашей компании.
Итак, большой босс, сообщил вам, что в договоре вы значитесь контактным лицом, а значит должны представлять предприятие перед партнёром, раскрывать информацию в пределах NDA, давать инструкции и брифы, принимать участие в согласованиях. При этом у вас есть ещё основные рабочие задачи, которые так же нужно выполнять. Поздравляю, перед вами открываются уникальные возможности, хотя, наверняка, сначала на вас нападает испуг, вы рисуете себе самые страшные картины будущего, где вишенка на торте – это недовольный босс, который недовольно говорит, что партнёрское агентство работает, а вы не справляетесь и руините проект. Да, возможен и такой исход, но я расскажу как его предотвратить и оказаться в ситуации win-win. Как мы понимаем, у проекта есть жизненный цикл, этапы. Начальный этап, когда у всех идёт общее понимание проекта, обсуждение видения и т.д. Активная фаза проекта – когда вы перекидываетесь мэйлами, активно согласовываете материал и вносите в него корректировки. И финальная фаза проекта, когда большие боссы и акционеры увидят плод ваших стараний и дадут свою реакцию.
Что же следует делать в самом начале проекта чтобы всё было круто?
Предположим, что вы в ситуации, когда вам поручено найти лучшее предприятие для выполнения конкретных задач, и после того, как вы найдёте данное предприятие – вы будете выступать в роли контактного лица. Неумелый менеджер будет стремиться найти предприятие на основании ценовых предложений, почему так не стоит делать есть множество статей и доводов, не вижу смысла обсуждать это тут. Менее неумелый менеджер будет выбирать организацию на основании громких проектов в портфолию. Действительно, почему бы не выбрать для проекта, связанного с архитектурными решениями агентство, которое работало с мировыми брендами, пусть даже это были видео- ролики!? И только умелый менеджер на начальной стадии проекта будет искать партнёров, которые помогут ему хорошо реализовать весь проект. Что это значит? Дело в том, что профессионализм и качество выполняемых работ сложно оценить по портфолио: у хорошего агентства работы довольно сильно разнятся по стилистике, и если вы не работаете арт- директором, то вам довольно сложно говорить какие работы профессиональные, а какие нет. Однако, если представитель агентства сразу даёт вам понять свой профессионализм- значит вы обратились к правильным людям. Как же он может создать представление о своём профессионализме? Очень просто: скорее всего, большой босс попросил вас «найти самого лучшего партнёра», но вам- то всё равно с каким агентством работать, лишь бы они выполнили работу хорошо. И это тот момент, когда представитель агентства, в ответ на ваше обращение предлагает в той или иной форме помочь вам объяснить боссу или акционерам, почему стоит делать этот проект, как его стоит делать и почему именно с этим агентством. Это тот момент, когда представитель агентства делает шаг к вам на встречу и говорит: «мы будем работать вместе, давай покажем вашему боссу что нужно делать и каким будет результат. При этом говорим, что всё это мы придумали вместе, и контактное лицо со стороны компании- просто великолепен». Постарайтесь, чувствовать тот момент, когда нашли правильное агентство, с «правильным» лицом. Это то, что называется «умение разбираться в людях» и оно высочайше ценится топ- менеджментом.
Если представитель агентства закидывает вас ссылками на портфолио – это не поднимает вашего авторитета в глазах босса. Но если он даёт видение проекта, предлагает какие- то конкретные решения – то вы можете суммировать их, передать боссу, и быть в его глазах «лучшим сотрудником месяца», а ведь нам всем именно это и нужно.
Отсюда, мы можем видеть задачу контактного лица со стороны агентства конкретно перед вами: помогать вам, контактному лицу предприятия вести проект, представлять идеи боссам и в нужный момент уходить в тень, не перетягивая одеяло на себя.
Переходим к активной стадии
После того, как старт дан, вы нашли хорошего партнёра, и планируете активную стадию работы просто прибегайте к описанным ниже пунктам и вам удастся добиться отличного результата.
Не берите на себя лишнего.
Партнёрское агентство получает деньги, и готово вам помочь, из этого вытекает, что вам нужно установить достаточно тесные отношения с агентством, и они будут делать для вас то, что надо, чтобы максимально вас разгрузить.
Не забывайте, что для агентства важно не только добиться отличных результатов проекта, но и оставить у заказчика приятное впечатление. В противном случае, заказчик больше не будет заказчиком.
Подготавливайте фидбек.
Если вы стремитесь не тратить время на то, чтобы оценить передаваемые агентством работы перед встречей – то сама встреча будет затянутой, и не всегда эффективной. По- этому старайтесь заранее просматривать переданные агентством данные и формулировать свою позицию.
Поверьте, на самом деле, это более эффективно, чем затянутые встречи, на которых не принимаются решения.
Просите помощи у агентства.
Ваша компания обращается к агентству для того, чтобы достичь определённых результатов. Но вы здесь играете одну из главных ролей. Установите систему общения таким образом, что бы работа агентства была и вашим достижением. Постарайтесь получить максимум выгоды от того, что кто- то делает работу, в некоторым смысле «за вас». Отсюда вытекают два следующих пункта.
Просите обоснований.
Дизайн, мерчендайзинг, маркетинг, веб- разработка, реклама – всё это области, имеющие право на креативный подход, но в основном – это науки, где многие вещи давно исследованы, имеются определённые правила и законы. По- этому, когда агентство передаёт что- то на оценку вам, как контактному лицу – просите максимум обоснований предложенных решений. Это надо для того, чтобы вы полностью понимали, что к чему и почему, и чтобы вы могли представить данные результаты работы своему боссу или акционеру.
Не забываем – именно вы тут лицо проекта в глазах больших боссов.
Не ревнуйте.
Это тоже пункт, вытекающий из предыдущего. Да, как было сказано выше – если вы директор по маркетингу, и вынуждены работать над маркетинговым проектом с нанятым агентством как вам себя чувствовать? Разве вы сами не могли бы сделать позиционирование предприятия и разработать стратегию бренда? Расслабьтесь!
Если вы видите, что вам требуется помощь экспертов, международной команды, статистов, или команды для тестов и аналитики – то смело сообщите об этом вашему руководителю. Так вы не покажете себя, как неумелого сотрудника, а скорее покажете, что можете копать глубже, просто вам для этого нужны инструменты.
Если же ваш руководитель инициировал работу с агентством – то сотрудничайте, а не ставьте под вопрос все результаты. Ваш руководитель не мог ошибаться. Ваша компания платит агентству за выполнение работы и контактное лицо со стороны агентства стремится произвести приятное впечатление на ваших руководителей. Это значит, что если вы всегда ставите под вопрос работу агентства и негативно настроены по отношению к подрядчикам – есть вероятность, что ваш босс задумается, нужен ли ему сотрудник, который не может использовать результаты работы с нанятыми исполнителями.
Никогда не забывайте, что агентство здесь на время, а вы… может сложиться по разному.
Поставьте себя в ситуацию, когда в домашней рутине вы решаете: вызвать электрика или потратить выходные самому? Как думаете, вашей второй половинке есть разница, кто починил свет в доме, если он работает, и вы можете обниматься в субботу под звук кипящего электрочайника?
По- этому покажите, что вы можете работать с подрядчиком эффективно.
Не разделяйте ответственность с коллегой.
Довольно частая ситуация, когда контактное лицо компании стремится разделить ответственность с коллегой или начальником.
Стремясь разделить ответственность с коллегой ко всем совещаниям, скайп- конференциям и презентациям добавляется ещё один человек, который так же, часто бывает активен. И с этим связано сразу несколько проблем: во -первых, этот человек понимает, что по договору контактное лицо не он, но его мнение будет услышано, а значит он может пожинать лавры, в случае успеха, и валить всё на вас в случае неудачи. И это является опасностью, либо потерей авторитета для вас. Если же КЛ компании стремится разделить ответственность с руководителем, то его состоятельность в глазах босса ставится под вопрос. Руководитель стремился снять с себя обязанности, связанные с данной задачей, и выбрал своего подчинённого, на которого возлагает надежды, для реализации проекта, а подчинённый явно не справился, раз всегда просит присутствовать своего босса.
Давайте результат! Но подавайте его правильно.
Показывайте руководителям только результат, или промежуточные результаты, если проект объёмный. Но важно, чтобы большие боссы всегда были в определённой степени вовлечены в проект и не теряли с ним связи. Если они будут в общих чертах в курсе задач и решений то они будут более вкрадчиво оценивать результат, а не на уровне нравится/не нравится. С другой стороны, мы же решили не держать руководителей на «горячем контакте», как же тогда быть? Очень просто! На презентацию результатов или промежуточных статус- поинтов приглашайте представителя агентства. Они смогут презентовать задачу, а вы похвастаетесь решением.
Хороший результат работы агентства делает вас звездой.
Хорошие результаты – это ваши заслуги.
Да, проект делается не вашими руками, но вы же даёте оценку, вносите корректировки, работаете с брифами, и если что- то получается хорошо – то это потому что вы даёте толчок в правильном направлении. Любой профессиональный представитель агентства будет позитивно отзываться перед большими боссами о работе контактного лица, а это новые возможности для вас и авторитет в глазах руководства.
Если босс недоволен результатом проекта.
Если вы делали до сих пор всё верно – то такой ситуации быть недолжно. Однако, если босс, или акционер вашей компании выражает недовольство в адрес результатов проекта постарайтесь конкретизировать неудовлетворённость. Часто, негативная реакция на картину может быть вызвана тем, что она криво висит и достаточно её подвинуть. Если вам удалось довольно чётко выявить причину недовольства адресуйте её агентству и постарайтесь решить вместе: стоит ли доказывать боссу, что это решение правильное, или стоит рассмотреть альтернативное решение, а так же, как его бюджетировать в случае необходимости.
Ни за что не «кнайфите» агентство словами: «вы всё провалили, он недоволен». Не забывайте, что с самого начала все плыли в одной лодке, и теперь плыть в свои стороны не получится. По- этому нет лучше метода, чем совместно найти проблему и решить её. Либо, разобраться, была ли проблема вообще?
В целом, эти не сложные постулаты помогут вам эффективно курировать работу со сторонним агентством, нанятым для реализации проектов вашей компании.
Если в этом списке рекомендаций что-то отсутствует – вы можете всегда предложить мне дополнения по электронной почте: [email protected]