Umstellung auf formularbasierten Workflow (Antragsstellung) zwischen den Beschäftigungsstellen der HHU und dem Personaldezernat (D3) unter Verzicht auf den analogen Faxbetrieb
Ende 2018 soll der Faxverkehr an der Uni verringert werden. Dazu wird ein 5-seitiges Merkblatt verschickt, das erklärt, wie wir ab sofort unsere Dienstreise- und Urlaubsanträge bearbeiten sollen. Auszug:
Kern des Konzepts ist es, den bisher weitgehend faxbasierten Kommunikationsprozess von D3 mit den Beschäftigungsstellen der HHU so weit wie möglich auf einen formularbasierten (digitalen) Workflow umzustellen, der die geringstmögliche Anzahl von Medienbrüchen ausweist. Erreicht wird dies durch das Zusammenspiel von (weitgehend) unterschriftsbefreiten pdf-(Antrags-) Formularen, die Sie am Rechner ausfüllen können und direkt aus dem jeweiligen Dokument über den (digitalen) Dienstweg an die abteilungsspezifischen Funktionspostfächer von D3 (= funktionsbezogene Email-Adresse) übersenden können. Die Nutzung des digitalen Dienstwegs (d.h. die Weiterleitung des Formulars an den für Ihren Antrag ggf. jeweils erforderlichen Freigabeberechtigten, dessen Kenntnisnahme des Formulars und anschließende „Freigabe“ durch Übersendung des Formulars an D3) substituiert die bisher erforderlichen Unterschriften (Details zum digitalen Workflow im Hinblick auf konkrete Antragsformulare finden Sie in der beigefügten Tabelle).
(Formatierung originalgetreu, E.S.)
Ich möchte am 21.03.2019 einen Urlaubsantrag ausfüllen und gehe folgendermaßen vor:
Zuerst muss ich “hhu intranet” googeln, um das Formular herunterzuladen. Der erste Treffer ist gänzlich uninformativ und nutzlos für mich:
Ich nehme also den zweiten Treffer, der mich auf eine Seite bringt, die unten den Link “HHU Verwaltung - Service von A bis Z” enthält, der mich ins richtige Intranet bringt.
In nur 6 Klicks lande ich bei der pdf-Datei für Urlaubsanträge, die ich netterweise direkt im Browser ausfüllen kann.
Ich fülle die wichtigsten Felder aus und klicke dann auf “Mail an Fachvorgesetzte/n”. Dadurch öffnet sich mein Mailprogramm mit einem vorgefertigten Text: Hiermit leite ich den beigefügten Urlaubsantrag von Esther Seyffarth weiter, mit der Bitte um Befürwortung durch Weiterleitung an Personaldezernat. Die Datei selbst fehlt.
Ich lade also das ausgefüllte Formular herunter und stelle fest, dass die Formulareingaben verlorengegangen sind. Ich hätte den Antrag direkt im PDF-Reader ausfüllen sollen. Dann hätte er es auch geschafft, sich selbst an die Mail anzuhängen. Macht nichts, dann drucke ich den ausgefüllten Antrag eben vom Browser aus als pdf und hänge das Ergebnis manuell an die Mail an Fachvorgesetzte/n an.
Weil ich mir unsicher bin, wieviele Urlaubstage ich bisher verplant habe, interessiere ich mich für diesen Teil des Dokuments: “Die Urlaubsübersicht ist abrufbar unter https://flazweb.hhu.de”
Obwohl die URL blau gefärbt ist, hat sie keine Linkfunktion. Ich kopiere den Link einfach aus dem pdf heraus und gehe im Browser auf die Seite KWWSVIOD]ZHEKKXGH.
Nebenher lerne ich, dass Schriften in pdf-Dokumenten in zwei Tabellen hinterlegt sein müssen. Wenn eine der Tabellen fehlt, kann man Texte nicht einfach aus dem pdf irgendwo anders hinkopieren:
Fonts in PDF files are stored with two tables, one contains the glyphs (the character shapes) and one contains a "toUnicode" map, which says what character each glyph represents. Acrobat uses the first table to draw the page, so it doesn't actually know what the text "says", only which patterns of shapes to draw. When you copy or search the file, the second lookup table is used to work out what the text says (i.e. in the word APPLE the first table says the second shape looks like "P" even if the shapes aren't stored in alphabetical order, the toUnicode table says the second letter is 0x0050, a capital P).
If this toUnicode map is corrupted or missing, the PDF will render to screen (and print) just fine, but Acrobat has no idea what the shapes mean. The result when you screenread, export, search or copy/paste is a default set of mappings - so it will be a 1:1 relationship (every "A" will become the same character) - but the pairing is not predictable, so it cannot automatically be repaired.
(Hervorhebungen von mir, E.S.)
Ich tippe die flazweb-URL also manuell in den Browser ein. Dann gebe ich meinen Benutzername (UNIKENNUNG) ein und rate, welches Passwort ich wohl verwenden muss, um Zugriff zu meinen Urlaubsdaten zu bekommen.
Das flaz-Interface ist uninformativ. Nachdem ich etwas rätseln muss, welcher Knopf was tut, finde ich endlich meine Urlaubsübersicht. Dort sind keine Urlaubstage eingetragen, trotzdem wird eine empörend geringe Anzahl verbleibender Urlaubstage angezeigt. Übrigens ist die zweite Jahreshälfte ausgegraut.
Schließlich lasse ich mir noch Informationen zur Website anzeigen, weil ich neugierig bin, was für eine Software das ist, die eine Uni im Jahr 2019 einsetzt, um den Faxverkehr zu verringern.
