Ein Scanner zieht ein und sparkt Joy
Zum Jahreswechsel setze ich einen lang gehegten Plan in die Tat um. Ich bestelle quasi als Weihnachtsgeschenk an mich selbst einen Fujitsu-ScanSnap-Durchzugsscanner.
Es ist nicht so, als ob ich nicht den vergangenen Jahren schon viel Papier gescannt hätte. Ich habe auch längst Banken, Versicherungen und Energieversorgern Bescheid gegeben, dass sie doch bitte per Mail oder Web-Portal mit mir kommunizieren mögen. Dennoch trifft in diesem Haushalt eine nicht unerhebliche Menge Papier ein, das für spätere Verwendung aufgehoben werden will (z.B. für die Steuererklärung sowie wegen kranker und pflegebedürftiger Familienmitglieder).
Sowohl daheim wie auch im Büro stehen MFP-Geräte, die drucken, kopieren, scannen und faxen können. Im Büro handelt es sich um einen Kyocera-Laserdrucker, der auch über einen Originaleinzug verfügt. Zuhause steht ein HP-DeskJet-Tintenstrahldrucker, den man auch per WLAN/Smartphone ansteuern kann, auf dessen Glasplatte man aber jede Seite einzeln auflegen muss. Mit dem Smartphone selbst kann man natürlich auch Dokumente fotografieren und mit entsprechenden Apps sowie ausreichender Beleuchtung relativ brauchbare "Scans" erstellen.
Das teure neue Gerät bietet demgegenüber folgende Vorteile: Es hängt im heimischen WLAN, man kann also von mehreren Laptops und Smartphones aus scannen, ohne dass ein Netzwerkkabel angeschlossen sein müsste. Es scannt doppelseitig und vertilgt eine Ladung von 50 Blatt in zwei Minuten, wofür nur ein einziger Knopf zu drücken ist.
Wenn es dabei zu einem der scheinbar unvermeidlichen Papierstaus kommt, kann ich einfach ein Klappe öffnen und das Blatt herausnehmen. Das ist ein weiterer deutlicher Vorzug gegenüber der Kyocera-Kiste im Büro, bei der es stets eine Herausforderung darstellt, ein verklemmtes Blatt ohne völlige Zerstörung aus den Gummirollen des Einzugs herauszufriemeln.
Was mir gleich beim ersten Ausprobieren gut gefällt, ist dass der ScanSnap überhaupt nur den einen Knopf hat. Er schaltet sich ein, wenn man ihn aufklappt. Der Knopf dient zum Scannen und zum Aufwecken aus dem Standby-Modus. Für sämtliche Einstellungen, wie z.B. das Anmelden im WLAN, muss man den Scanner einmal mit einem PC verbinden. Danach kann man dann aber per App vom Smartphone aus mit einem einzigen Knopfdruck scannen.
Was den Zielort der Scans angeht, benötige ich eine Weile, um das passende Setup zu finden. Man kann natürlich so scannen, dass die dadurch erzeugten PDF-Dateien automatisch auf meinem Laptop landen. Dazu muss dieser aber im heimischen WLAN sein und nicht im Schlafmodus, was oft genug der Fall ist, aber eben auch nicht immer.
Wenn man vom Smartphone aus scannt, landen die PDF-Dateien natürlich zunächst auf dem Telefon. Ich kann sie von dort aus mit ein paar weiteren Klicks in einen Dropbox-Ordner transferieren und so verfahre ich anfangs. Für das direkte Scannen scannen per Smartphone "in die Cloud" scheint eine weitere App verantwortlich zu sein, die gleich bei der Anmeldung lauter Daten und Zugriffsrechte haben möchte. Erst eine Weile später begreife ich, dass man auch von der allgemeinen ScanSnap-App aus direkt in ein Dropbox-Verzeichnis scannen kann.
Somit ergibt sich folgendes Vorgehen: Ich klappe den Scanner auf, lege Papier ein und löse das Scannen vom Smartphone aus aus. Das Ergebnis landet als PDF in einem Verzeichnis meiner Dropbox. Der Dateiname besteht immer nur aus Datum und Uhrzeit des Scanvorgangs. Auf meinem Laptop läuft eine Texterkennungssoftware, die dieses Verzeichnis überwacht. Wann immer der Laptop läuft und per Dropbox-Synchronisation ein neues Dokument auftaucht, wird daraus ein PDF mit einer unsichtbaren Textebene erzeugt, sodass man den Inhalt durchsuchen kann.
Außerdem wird der Scan noch etwas weiter komprimiert. Dieses Ergebnis wird in einem Dropbox-Ordner abgelegt, der schlicht "2019" heißt und mit der Gattin geteilt ist. Der ursprüngliche Scan wird von der Software in einen Ordner auf dem Laptop verschoben, um in der Dropbox etwas weniger Platz zu belegen.
Der Ablauf für das Papier: Eingehende Post landet in einem Postkorb "Ungescannt". Von dort aus verfüttere ich sie an den Scanner, wenn mir danach ist. Gescanntes Papier bekommt einen entsprechenden Stempel (rot!) und landet in einer Kiste. Dort schiebe ich pro Monat ein Trennblatt dazwischen; weitere Sortierung erfolgt nicht.
Was lässt sich nach mehreren Monaten über diese Vorgehensweise sagen? Wir haben noch nicht sehr viele der gescannten Dokumente wiederfinden müssen. Bisher ist es in solchen Fällen immer rasch gelungen, die gesuchte Datei zu lokalisieren und diese anstelle des Papiers zu verwenden. Großereignisse, wie die nächste Steuererklärung, stehen allerdings noch aus.
Die Vorgänge an sich sind schön robust, weil sie nur aus minimalen Aktionen bestehen und so jederzeit unterbrechbar sind. Es entsteht nicht einmal soviel 'State', wie ein Aktenordner, der schon an einer bestimmten Stelle aufgeschlagen ist, während man einen Locher für das abzuheftende Papier holen geht. (Und dann schreit ein Kind und dann ruft jemand an und dann gibt es Abendessen und dann eine Gutenachtgeschichte und zwei Abende später liegen Papiere und Ordner immer noch so da.)
Den Impuls, das frisch gescannte Papier nicht nur in die Kiste zu legen, sondern ordentlich in Aktenordner einzusortieren, habe ich allerdings eine ganze Weile aktiv unterdrücken müssen.
