Reuniones eficaces en la farmacia
Nadie puede negar que la forma de gestionar la oficina de farmacia está cambiando de una forma muy importante. EL farmacéutico sin darse cuenta, ya ha ido incorporando a su argot profesional, palabras como rentabilidad, cuenta de explotación, indicadores de gestión, motivación, liderazgo, fidelización, imagen propia, categorización de productos, rotación de stock, plan de incentivos, estrategia, campañas de marketing, etc…
Las farmacias en nuestros días, tienen que conocer y utilizar todas las herramientas que estén a su alcance para mejorar la gestión de su negocio y sin perder en ningún momento el objetivo de dar una buena atención farmacéutica. Las reuniones periódicas ayudan a cumplir los objetivos, en las cuales y de una forma estudiada, se da a conocer la marcha del negocio, los objetivos personales o de grupo, o cualquier tema que el farmacéutico quiera trasmitir. Un principio fundamental del aprendizaje dice, “dímelo y lo oiré, enséñamelo y lo veré, involúcrame en ello, y lo aprenderé”. Si conseguimos involucrar a nuestro personal con la estrategia de la farmacia, seremos capaces de hacer realidad cualquier cosa que nos propongamos.
¿ES NECESARIO REALIZAR REUNIONES DE TRABAJO EN LA FARMACIA?
Para contestar, habría que decidir si verdaderamente es necesaria la reunión o si puede haber otros medios más eficientes y eficaces de trasmitir esa información. El hacer una reunión en horario de trabajo, puede suponer no dar la debida atención al público durante ese tiempo, o retrasar otras tareas que habrá que realizar en otro momento. Lo ideal es hacer la reunión fuera de horario de atención al público, lo que puede suponer en muchos casos un coste añadido por prolongaciones de jornada o un tiempo a compensar con descanso en otro momento. Tampoco podemos olvidar que puede haber tiempo de desplazamientos, gastos de los asistentes, etc…Por el contrario, generamos unas expectativas en nuestro personal, le damos un tiempo de escucha activa y le trasmitimos la información, dándole de este modo un tiempo para que sienta que su opinión es necesaria e importante, y lo que es más importante, se consigue cohesionar el grupo y fortalecer el trabajo en equipo, haciendo que todos se involucren más con el negocio.
Pero para que la reunión que pensamos hacer, tenga los efectos deseados, tenemos que prepararla y no dejar que la improvisación dirija la misma.
COMO ESTRUCTURAR UNA REUNION PARA SER EFICAZ
Hay tres momentos a tener en cuenta a la hora de preparar una reunión, para que sea verdaderamente efectiva:
Definir los objetivos que se pretenden. Generalmente existen cuatro grupos de reuniones de trabajo: las meramente informativas, las consultivas, las decisorias y las que realizan grupos de trabajo para la mejora de una determinada actividad. Las informativas solo tienen razón de ser si se comunica una cuestión esencial para la marcha de la farmacia y si es necesario interpretar fielmente lo que se quiere comunicar. En las consultivas se invita a los participantes para dar su opinión sobre un determinado asunto. Las reuniones decisorias y las de los grupos de trabajo por ser más complejas requieren seguir los puntos que a continuación se exponen.
De acuerdo con los objetivos de la reunión hay que convocar con la antelación suficiente a las personas participantes e indicar su participación en cada uno de los puntos de la reunión. No todos los participantes deben asistir a toda la reunión sino solo a los puntos que les afectan.
Establecer con claridad el orden del día y el tiempo establecido para cada uno de los puntos a tratar. Es conveniente una cierta flexibilidad pero no se puede hacer de la flexibilidad el orden del día. El tiempo máximo de una reunión no debería exceder de las dos horas.
Preparar la documentación conveniente y remitirla a los asistentes para su estudio y posibles aportaciones que también deberán enviar al resto de participantes.
El farmacéutico puede mantener entrevistas individuales previas a la reunión con alguno de los asistentes para concretar algunos puntos que puedan favorecer el desarrollo de la misma.
No elegir nunca la primera hora nada mas comer ni un viernes por la tarde.
Lo primero es comenzar a la hora prevista. La puntualidad es una regla de educación para evitar pérdidas de tiempo para el conjunto de participantes.
Respetar el orden del día.
No permitir interrupciones durante la reunión, ya sean de los móviles o de cualquier visita de cualquier delegado por ejemplo. Si los participantes ven que das más importancia a estar con ellos ese tiempo que a cualquier otra cosa, pondrán mucho más interés viendo que tú eres el primero en dar ejemplo y priorizándolo.
Estructurar el turno de palabra dejando terminar las exposiciones y no permitiendo agresiones verbales de unos participantes hacia otros. Mantén en todo momento una actitud de escucha, y permite que tu personal hable y exprese sus ideas. Te darás cuenta de todo el potencial que tienes en tu farmacia y que no lo sabías.
El moderador debe ser percibido de forma imparcial por el resto de los asistentes, debe mostrar interés por las opiniones de todos los participantes y exigir que en sus intervenciones se centren en el objeto de la reunión.
En esta fase el convocante (generalmente el farmacéutico titular), hará una presentación lo más clara posible del problema o asunto a tratar con la ayuda de las personas necesarias, conciliar las posibles soluciones para llegar a la conclusión final. Su papel es fundamental para el éxito de la reunión.
Los acuerdos y decisiones tomados deben reflejarse de forma clara y concreta en el Acta correspondiente. En dicho acta, se establecerán las líneas de acción a desarrollar y las personas responsables. Es lo que se suele denominar QUIEN HACE QUE Y CUANDO. Lo ideal es que se realice durante la reunión y se entrega a los asistentes al finalizar la misma para su aceptación, pero cada vez es más generalizado el hacerla llevar días después. En cualquier caso debe trascurrir el menor tiempo posible.
Una reunión bien realizada es un instrumento muy útil de gestión de la farmacia que permite mejorar sus resultados, enriquece a los participantes y aumenta el compromiso de las personas que se sienten escuchadas e involucradas en el desarrollo de su trabajo.
Juan Carlos Alvarez Posadas